往來(lái)款核對(duì)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司往來(lái)款的核對(duì)工作，確保公司往來(lái)款項(xiàng)記錄準(zhǔn)確、清晰，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司資金安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，維護(hù)公司的正常經(jīng)濟(jì)秩序。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部單位（包括供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等）發(fā)生的各類(lèi)往來(lái)款項(xiàng)的核對(duì)管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：往來(lái)款核對(duì)必須依據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的原始憑證和業(yè)務(wù)記錄進(jìn)行，確保賬目數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。2.及時(shí)性原則：各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和頻率進(jìn)行往來(lái)款核對(duì)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，避免往來(lái)款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在往來(lái)款核對(duì)工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保核對(duì)工作順利進(jìn)行。4.相互制衡原則：建立健全往來(lái)款核對(duì)的內(nèi)部控制機(jī)制，形成相互監(jiān)督、相互制約的工作流程，防止錯(cuò)誤和舞弊行為的發(fā)生。二、往來(lái)款核對(duì)的職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善往來(lái)款核對(duì)管理制度及流程，并組織實(shí)施。2.定期核對(duì)公司各類(lèi)往來(lái)款項(xiàng)賬目，編制往來(lái)款余額明細(xì)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和記錄異常情況。3.對(duì)往來(lái)款核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和調(diào)查，提出處理建議，并跟蹤處理結(jié)果。4.協(xié)助其他部門(mén)進(jìn)行往來(lái)款核對(duì)工作，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.負(fù)責(zé)與外部單位進(jìn)行往來(lái)款項(xiàng)的函證工作，確保公司往來(lái)賬目與對(duì)方記錄一致。6.定期向公司管理層匯報(bào)往來(lái)款核對(duì)情況，為公司決策提供財(cái)務(wù)依據(jù)。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)與公司內(nèi)部其他部門(mén)及外部單位往來(lái)業(yè)務(wù)的日常管理，確保業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。2.按照財(cái)務(wù)部門(mén)要求，及時(shí)提供與往來(lái)款核對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)資料和數(shù)據(jù)，包括合同、發(fā)票、出入庫(kù)單、對(duì)賬單等。3.配合財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行往來(lái)款核對(duì)工作，對(duì)核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的差異進(jìn)行核實(shí)和解釋?zhuān)餐檎以虿⒔鉀Q問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)與外部單位進(jìn)行往來(lái)款項(xiàng)的溝通和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理往來(lái)業(yè)務(wù)中的糾紛和問(wèn)題。5.定期對(duì)本部門(mén)的往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。（三）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)往來(lái)款核對(duì)工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查往來(lái)款核對(duì)制度的執(zhí)行情況和核對(duì)結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.對(duì)往來(lái)款核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門(mén)整改落實(shí)。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)往來(lái)款核對(duì)工作中存在的內(nèi)部控制缺陷提出改進(jìn)建議，完善公司內(nèi)部管理制度。三、往來(lái)款核對(duì)的內(nèi)容與方法（一）核對(duì)內(nèi)容1.應(yīng)收賬款核對(duì)與客戶核對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款余額，包括銷(xiāo)售金額、發(fā)貨數(shù)量、收款情況等。檢查銷(xiāo)售合同、訂單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保應(yīng)收賬款的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。關(guān)注客戶的付款進(jìn)度，及時(shí)催收逾期款項(xiàng)，對(duì)長(zhǎng)期未收回的應(yīng)收賬款進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和分析。2.應(yīng)付賬款核對(duì)與供應(yīng)商核對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)付賬款余額，包括采購(gòu)金額、收貨數(shù)量、付款情況等。審核采購(gòu)合同、發(fā)票、入庫(kù)單等相關(guān)憑證，核實(shí)應(yīng)付賬款的真實(shí)性和完整性。按照合同約定及時(shí)安排付款，避免逾期付款產(chǎn)生的不良影響。3.其他應(yīng)收款核對(duì)與內(nèi)部員工或外部單位核對(duì)借款、押金、備用金等其他應(yīng)收款余額，明確款項(xiàng)性質(zhì)和用途。檢查相關(guān)借款協(xié)議、收據(jù)等憑證，確保其他應(yīng)收款的合理性和合規(guī)性。督促借款人及時(shí)歸還借款，對(duì)長(zhǎng)期掛賬的其他應(yīng)收款進(jìn)行清理和催收。4.其他應(yīng)付款核對(duì)與內(nèi)部部門(mén)或外部單位核對(duì)收到的暫收款、代收代付款等其他應(yīng)付款余額，核實(shí)款項(xiàng)來(lái)源和性質(zhì)。審核相關(guān)業(yè)務(wù)憑證，確保其他應(yīng)付款的準(zhǔn)確性和完整性。及時(shí)清理無(wú)需支付的其他應(yīng)付款項(xiàng)，避免長(zhǎng)期掛賬。（二）核對(duì)方法1.賬目核對(duì)法財(cái)務(wù)部門(mén)定期將本公司的往來(lái)款項(xiàng)賬目與對(duì)方單位的賬目進(jìn)行逐筆核對(duì)，找出差異并分析原因。對(duì)于金額較大、業(yè)務(wù)頻繁的往來(lái)款項(xiàng)，應(yīng)重點(diǎn)核對(duì)，確保賬目一致。2.函證法對(duì)于往來(lái)款項(xiàng)余額較大或存在疑問(wèn)的客戶或供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)函證的方式進(jìn)行核對(duì)。函證內(nèi)容應(yīng)包括往來(lái)款項(xiàng)的余額、發(fā)生時(shí)間、業(yè)務(wù)內(nèi)容等，確保函證信息真實(shí)、準(zhǔn)確。函證應(yīng)采用積極式函證，并要求對(duì)方單位在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回函。如未收到回函，應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)并采取替代程序進(jìn)行核實(shí)。3.實(shí)地核對(duì)法對(duì)于涉及實(shí)物交易的往來(lái)款項(xiàng)，如采購(gòu)商品、銷(xiāo)售貨物等，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地核對(duì)。實(shí)地核對(duì)內(nèi)容包括庫(kù)存數(shù)量、質(zhì)量、交易價(jià)格等，確保往來(lái)款項(xiàng)與實(shí)物交易相符。4.電話或郵件核對(duì)法對(duì)于一些金額較小、業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單的往來(lái)款項(xiàng)，可通過(guò)電話或郵件的方式與對(duì)方單位進(jìn)行核對(duì)。電話或郵件核對(duì)應(yīng)做好記錄，確保核對(duì)過(guò)程可追溯。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)要求對(duì)方單位提供相關(guān)證明材料進(jìn)行核實(shí)。四、往來(lái)款核對(duì)的流程（一）核對(duì)準(zhǔn)備1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期（每月或每季度）收集各業(yè)務(wù)部門(mén)的往來(lái)業(yè)務(wù)資料，包括合同、發(fā)票、出入庫(kù)單等，并進(jìn)行整理和分類(lèi)。2.根據(jù)往來(lái)款項(xiàng)的性質(zhì)和類(lèi)別，編制往來(lái)款核對(duì)清單，明確核對(duì)的內(nèi)容、范圍、方法和時(shí)間要求。3.將往來(lái)款核對(duì)清單發(fā)送給各業(yè)務(wù)部門(mén)，要求其按照清單內(nèi)容準(zhǔn)備相關(guān)資料，并對(duì)本部門(mén)的往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行初步自查。（二）賬目核對(duì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)依據(jù)整理好的業(yè)務(wù)資料，對(duì)往來(lái)款項(xiàng)賬目進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)。核對(duì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬目記錄與業(yè)務(wù)資料不符，應(yīng)及時(shí)記錄差異情況，并與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)溝通核實(shí)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)接到財(cái)務(wù)部門(mén)反饋的差異信息后，應(yīng)立即進(jìn)行核實(shí)。如因業(yè)務(wù)操作失誤或其他原因?qū)е虏町悾瑧?yīng)及時(shí)調(diào)整賬目，并向財(cái)務(wù)部門(mén)提供相關(guān)說(shuō)明和證明材料。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或復(fù)雜業(yè)務(wù)的往來(lái)款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)議，共同商討差異原因，明確責(zé)任，制定解決方案。（三）函證工作1.對(duì)于需要函證的往來(lái)款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定格式和內(nèi)容編制詢(xún)證函，并加蓋公司公章。2.詢(xún)證函應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)送，確保函證直接送達(dá)對(duì)方單位，并取得對(duì)方單位的回函?；睾瘧?yīng)注明回函日期，并加蓋對(duì)方單位公章。3.收到對(duì)方單位的回函后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)回函內(nèi)容與公司賬目記錄是否一致。如存在差異，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方單位溝通核實(shí)，查明原因。（四）結(jié)果確認(rèn)1.經(jīng)過(guò)賬目核對(duì)、函證等工作后，財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)往來(lái)款核對(duì)結(jié)果進(jìn)行匯總和分析。如核對(duì)結(jié)果一致，應(yīng)編制往來(lái)款核對(duì)報(bào)告，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后存檔。2.如核對(duì)結(jié)果存在差異，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明差異情況、原因及處理建議，并將核對(duì)報(bào)告提交給公司管理層審批。3.公司管理層根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)提交的核對(duì)報(bào)告，做出相應(yīng)的決策。對(duì)于需要調(diào)整賬目的，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理；對(duì)于涉及責(zé)任追究的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（五）跟蹤與反饋1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)往來(lái)款核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.定期對(duì)往來(lái)款核對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，評(píng)估核對(duì)工作的效果和存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善往來(lái)款核對(duì)管理制度和流程。3.將往來(lái)款核對(duì)工作的情況定期向公司管理層匯報(bào)，為公司財(cái)務(wù)管理和決策提供支持。五、往來(lái)款核對(duì)的時(shí)間要求（一）內(nèi)部往來(lái)款核對(duì)1.各部門(mén)之間的內(nèi)部往來(lái)款項(xiàng)應(yīng)每月進(jìn)行核對(duì)，確保賬目清晰、一致。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在每月末對(duì)內(nèi)部往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行匯總核對(duì)，編制內(nèi)部往來(lái)款余額調(diào)節(jié)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決內(nèi)部往來(lái)賬目差異問(wèn)題。（二）外部往來(lái)款核對(duì)1.與供應(yīng)商的應(yīng)付賬款核對(duì)應(yīng)每季度進(jìn)行一次，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)款項(xiàng)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.與客戶的應(yīng)收賬款核對(duì)應(yīng)每月進(jìn)行一次，重點(diǎn)關(guān)注客戶付款情況和逾期款項(xiàng)催收。3.對(duì)于其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款，應(yīng)每半年進(jìn)行一次全面核對(duì)，及時(shí)清理長(zhǎng)期掛賬款項(xiàng)。（三）定期函證1.每年至少對(duì)往來(lái)款項(xiàng)余額較大的客戶和供應(yīng)商進(jìn)行一次函證，確保公司往來(lái)賬目與對(duì)方記錄一致。2.函證時(shí)間應(yīng)選擇在財(cái)務(wù)報(bào)表結(jié)賬日前進(jìn)行，以便及時(shí)獲取函證結(jié)果，為財(cái)務(wù)報(bào)表編制提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。六、往來(lái)款核對(duì)的異常情況處理（一）差異原因分析1.對(duì)于往來(lái)款核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的差異，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行深入分析，查找差異產(chǎn)生的原因。差異原因可能包括業(yè)務(wù)操作失誤、財(cái)務(wù)記錄錯(cuò)誤、未達(dá)賬項(xiàng)、對(duì)方單位失誤等。2.在分析差異原因時(shí)，應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)背景和實(shí)際情況，結(jié)合相關(guān)業(yè)務(wù)資料和憑證進(jìn)行綜合判斷。（二）處理措施1.業(yè)務(wù)操作失誤：如因業(yè)務(wù)部門(mén)在交易過(guò)程中填寫(xiě)錯(cuò)誤、發(fā)貨數(shù)量不符等原因?qū)е虏町?，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)更正錯(cuò)誤，并提供相關(guān)證明材料。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的資料進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬目準(zhǔn)確。2.財(cái)務(wù)記錄錯(cuò)誤：如因財(cái)務(wù)人員記賬錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錄入失誤等原因?qū)е虏町悾?cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正錯(cuò)誤賬目。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和管理，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄的準(zhǔn)確性。3.未達(dá)賬項(xiàng)：對(duì)于因結(jié)算時(shí)間差異導(dǎo)致的未達(dá)賬項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表或往來(lái)款余額調(diào)節(jié)表，對(duì)未達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和說(shuō)明。待相關(guān)款項(xiàng)到達(dá)或支付后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬目一致。4.對(duì)方單位失誤：如因?qū)Ψ絾挝毁~目記錄錯(cuò)誤或其他原因?qū)е虏町?，?cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與對(duì)方單位溝通協(xié)調(diào)，要求對(duì)方單位核實(shí)情況并進(jìn)行更正。如對(duì)方單位不配合或存在爭(zhēng)議，可通過(guò)函證、協(xié)商、法律途徑等方式解決。（三）跟蹤與監(jiān)督1.對(duì)于往來(lái)款核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的異常情況及處理措施，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保問(wèn)題得到徹底解決。2.定期對(duì)異常情況處理結(jié)果進(jìn)行復(fù)查，檢查處理措施是否有效，賬目是否已調(diào)整正確。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題未得到妥善解決，應(yīng)及時(shí)重新分析原因，采取進(jìn)一步的措施進(jìn)行處理。七、往來(lái)款核對(duì)的檔案管理（一）檔案內(nèi)容往來(lái)款核對(duì)檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.往來(lái)款核對(duì)清單及相關(guān)資料，如合同、發(fā)票、出入庫(kù)單等。2.往來(lái)款賬目核對(duì)記錄，包括差異情況、原因分析及處理結(jié)果等。3.函證資料，如詢(xún)證函、回函等。4.往來(lái)款核對(duì)報(bào)告及相關(guān)審批文件。5.其他與往來(lái)款核對(duì)有關(guān)的資料。（二）檔案整理與保管1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)往來(lái)款核對(duì)檔案的整理和保管工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.往來(lái)款核對(duì)檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理制度執(zhí)行，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)公司批準(zhǔn)方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱往來(lái)款核對(duì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔