公文及印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文及印章管理，確保公文傳遞、使用的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，維護(hù)公司印章的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.嚴(yán)格依法依規(guī)原則：公文及印章管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.統(tǒng)一規(guī)范原則：公司公文格式、印章使用等實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密原則：確保公文內(nèi)容和印章使用安全，防止信息泄露。4.高效便捷原則：在保證質(zhì)量的前提下，提高公文處理和印章使用效率。二、公文管理（一）公文種類1.上行文：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或建議、請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)等。2.下行文：適用于向下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作、傳達(dá)指示、發(fā)布決定或命令、通報(bào)情況等。3.平行文：適用于同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。（二）公文格式1.一般由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成。2.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由公司全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。3.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。4.標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。5.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。6.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。7.附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。8.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。9.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。10.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。11.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。12.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。13.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。14.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。（三）公文擬制1.起草（1）公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。（2）起草公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，起草部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，起草部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定。（3）公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)，可以由有關(guān)部門直接起草，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后印發(fā)。2.審核（1）公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行；涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見；文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范；其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（2）經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報(bào)送。3.簽發(fā)（1）公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。（2）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。（四）公文辦理1.收文辦理（1）簽收：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。（2）登記：對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。（3）初審：對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。（4）承辦：閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。（5）傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。（6）催辦：及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。（7）答復(fù)：公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。2.發(fā)文辦理（1）復(fù)核：已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。（2）登記：對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。（3）印制：公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。（4）核發(fā)：公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。（五）公文歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。2.個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。3.歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。4.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。5.本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。（六）公文管理1.公司設(shè)立專門的公文管理部門或指定專人負(fù)責(zé)公文管理工作。2.建立健全公文管理制度，嚴(yán)格公文管理流程，確保公文的安全、保密和有效利用。3.定期對(duì)公文進(jìn)行清理、銷毀，對(duì)過期、無用的公文按照規(guī)定程序進(jìn)行處理，防止文件堆積和信息泄露。4.加強(qiáng)對(duì)電子公文的管理，確保電子公文的存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)安全可靠，符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)事項(xiàng)等。3.部門章：用于部門內(nèi)部的文件、報(bào)表等。4.專用章：如合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。（二）印章刻制1.公司印章的刻制由公司指定部門統(tǒng)一辦理，必須到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位刻制。2.新設(shè)立公司或因機(jī)構(gòu)變動(dòng)需要刻制新印章時(shí)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序辦理刻制手續(xù)。3.印章刻制完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記備案，注明印章名稱、規(guī)格、啟用日期、使用范圍等信息。（三）印章保管1.公司公章由公司辦公室指定專人保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)人保管，部門章由部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員必須妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并有必要的防盜、防火、防潮等措施。4.印章保管人員不得擅自將印章交他人使用，如因工作需要必須委托他人使用時(shí)，應(yīng)辦理書面委托手續(xù)，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督使用。（四）印章使用1.嚴(yán)格審批制度：使用公司公章、法定代表人章等重要印章，必須填寫《印章使用申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可使用。使用部門章和專用章，也應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.明確使用范圍：印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出范圍使用。如公司公章用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議、出具證明等正式文件；法定代表人章用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)事項(xiàng)等。3.登記備案：每次印章使用都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人、使用人等信息，以備查詢和追溯。4.用印要求：印章使用時(shí)應(yīng)確保清晰、端正，蓋印位置準(zhǔn)確無誤。印章應(yīng)與正文、署名等保持適當(dāng)距離，不得壓字、重疊等。（五）印章停用與銷毀1.印章因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱變更、損壞等原因需要停用的，由保管部門及時(shí)將印章交回公司辦公室。2.公司辦公室對(duì)停用的印章進(jìn)行審核確認(rèn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀印章時(shí)，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.嚴(yán)禁將停用或作廢的印章私自留存或轉(zhuǎn)讓他人。四、監(jiān)督與檢查（一）公司定期對(duì)公文及印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)管理規(guī)定得到