合同類資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同類資料的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、歸檔等流程，確保合同資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在經(jīng)營活動中所涉及的各類合同及相關(guān)資料的管理。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審批、簽訂到履行、歸檔全過程的資料管理。3.及時準(zhǔn)確原則：確保合同資料的及時收集、整理、歸檔，保證資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密的合同資料嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、合同類資料的分類與范圍（一）合同文本1.買賣合同：包括采購合同、銷售合同等，明確雙方在貨物買賣過程中的權(quán)利義務(wù)。2.租賃合同：涉及房屋、設(shè)備、場地等租賃事宜的合同。3.服務(wù)合同：如技術(shù)服務(wù)合同、咨詢服務(wù)合同、勞務(wù)合同等。4.建設(shè)工程合同：涵蓋工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的合同。5.借款合同：公司與金融機構(gòu)或其他主體之間的借款協(xié)議。6.其他合同：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要簽訂的其他類型合同。（二）合同相關(guān)資料1.合同審批文件：包括合同審批表、審批意見、會簽記錄等。2.合同談判記錄：記錄合同談判過程中的重要事項、雙方意見及協(xié)商結(jié)果。3.合同變更文件：如合同變更申請、變更協(xié)議等。4.合同履行記錄：包括發(fā)貨單、收貨單、驗收報告、付款憑證、發(fā)票等。5.合同糾紛處理文件：如糾紛協(xié)商記錄、仲裁或訴訟文件等。6.其他與合同相關(guān)的證明材料、補充協(xié)議等。三、合同的簽訂管理（一）合同起草1.合同起草由業(yè)務(wù)部門負責(zé)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實際情況，參照相關(guān)合同示范文本進行起草。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬，履行期限、地點和方式，違約責(zé)任，解決爭議的方法等條款。3.涉及公司重大利益、復(fù)雜業(yè)務(wù)或法律風(fēng)險較高的合同，應(yīng)組織法律、財務(wù)等專業(yè)人員進行會審，提出修改意見。（二）合同審批1.合同起草完成后，應(yīng)提交至公司合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性及條款的合理性。2.根據(jù)合同金額、性質(zhì)等因素，按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、法務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。3.各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并簽署明確的審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時修改完善合同文本。（三）合同簽訂1.經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行蓋章。2.合同簽訂人員應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的簽字（或蓋章）真實、有效，合同份數(shù)應(yīng)滿足各方留存及相關(guān)部門備案的要求。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交至合同管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。四、合同的履行管理（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點及責(zé)任人。2.履行計劃應(yīng)報合同管理部門備案，合同管理部門負責(zé)對履行計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。（二）履行過程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計劃組織實施合同履行工作，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同管理部門定期對合同履行情況進行檢查，重點檢查合同履行進度、質(zhì)量、款項收付等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務(wù)部門整改。3.財務(wù)部門負責(zé)對合同款項的收付進行審核和管理，確?？铐検崭斗虾贤s定及公司財務(wù)制度。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出申請，并提交相關(guān)證明材料。2.合同變更或解除申請應(yīng)按照合同審批流程進行審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)文件提交至合同管理部門存檔，合同管理部門應(yīng)調(diào)整合同臺賬及相關(guān)資料。五、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)警1.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的跡象，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取相應(yīng)的防范措施。2.合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門等相關(guān)部門對糾紛預(yù)警信息進行分析評估，制定應(yīng)對策略。（二）糾紛處理1.發(fā)生合同糾紛后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極與對方當(dāng)事人協(xié)商解決，爭取通過友好協(xié)商達成一致意見。2.如協(xié)商不成，應(yīng)及時啟動法律程序，由法務(wù)部門負責(zé)辦理仲裁或訴訟相關(guān)事宜。業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門提供相關(guān)證據(jù)材料，協(xié)助做好糾紛處理工作。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集、整理相關(guān)證據(jù)，妥善保管與糾紛有關(guān)的文件、資料，確保公司合法權(quán)益得到有效維護。六、合同類資料的歸檔管理（一）歸檔范圍合同簽訂、履行過程中形成的各類合同文本、審批文件、談判記錄、變更文件、履行記錄、糾紛處理文件等相關(guān)資料均應(yīng)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字（或蓋章）齊全。2.合同類資料應(yīng)按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，編制目錄，裝訂成冊。3.電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔同步歸檔，確保電子文檔的完整性和可讀性。電子文檔應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。（三）歸檔流程1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將合同類資料整理齊全，提交至合同管理部門。2.合同管理部門對歸檔資料進行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，并將歸檔資料移交至公司檔案室保管。3.檔案室應(yīng)建立完善的檔案管理制度，對合同類資料進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。七、合同類資料的查閱與借閱管理（一）查閱管理1.因工作需要查閱合同類資料的，應(yīng)填寫《合同資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)部門負責(zé)人審批。2.查閱人員應(yīng)在合同管理部門指定的地點查閱資料，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同資料。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.合同管理部門應(yīng)對查閱情況進行登記，記錄查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱管理1.因特殊原因需要借閱合同類資料的，應(yīng)填寫《合同資料借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)部門負責(zé)人、合同管理部門負責(zé)人審批，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還借閱資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱資料上進行任何形式的標(biāo)記或損壞。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.合同管理部門應(yīng)對借閱情況進行跟蹤檢查，確保借閱資料按時歸還。八、合同類資料的保密管理（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密的合同類資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進行管理。2.合同管理部門及相關(guān)工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。3.在合同簽訂、履行、歸檔等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制接觸人員、加密存儲電子文檔等。（二）保密責(zé)任追究1.如發(fā)現(xiàn)合同類資料存在泄密情況，應(yīng)立即采取措施進行補救，并及時報告公司相關(guān)部門。2.對違反保密制度的單位和個人，公司將依法追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司建立合同類資料管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門合同類資料管理情況進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、歸檔、查閱借閱、保密等環(huán)節(jié)的管理情況，以及相關(guān)制度的執(zhí)行情況。（二）考核評價1.將合同類資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)工作人員的合同類資料管理工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履