合同及票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同及票據(jù)管理，規(guī)范合同及票據(jù)的簽訂、履行、保管等行為，防范合同及票據(jù)風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等）以及涉及的各類票據(jù)（包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票等）的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同及票據(jù)的簽訂、履行、管理等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面管理原則：涵蓋合同及票據(jù)從簽訂前的準(zhǔn)備、簽訂、履行、變更、解除到終止全過程的管理。3.職責(zé)明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在合同及票據(jù)管理中的職責(zé)，確保管理工作有序進行。4.防范風(fēng)險原則：注重對合同及票據(jù)風(fēng)險的識別、評估和控制，保障公司利益。二、合同管理（一）合同簽訂前管理1.合同立項業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細(xì)說明合同的名稱、標(biāo)的、對方當(dāng)事人、合同金額、履行期限、主要條款等內(nèi)容。申請部門負(fù)責(zé)人對合同立項申請進行審核，確保立項的必要性和可行性。涉及重大合同或特殊合同的立項申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同對方當(dāng)事人資格審查業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、信用狀況等進行調(diào)查。收集對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)資料，并進行核實。對于信用狀況不佳的對方當(dāng)事人，業(yè)務(wù)部門應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。3.合同文本起草與審核合同文本一般由業(yè)務(wù)部門起草。對于復(fù)雜合同或涉及法律專業(yè)較強的合同，可聘請公司法律顧問或外部律師起草。合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進行自審，檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確等。合同文本提交公司法律合規(guī)部門進行審核。法律合規(guī)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款提出修改意見。涉及財務(wù)條款的合同，財務(wù)部門應(yīng)參與審核，確保合同中的財務(wù)條款符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)稅收法規(guī)。合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法律合規(guī)部門、財務(wù)部門審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大合同，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。（二）合同簽訂管理1.合同簽訂授權(quán)公司法定代表人可根據(jù)實際情況，書面授權(quán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人等簽訂合同。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容，并由公司法定代表人簽字蓋章。2.合同簽訂程序合同文本經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與對方當(dāng)事人進行合同簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本。如因特殊情況需要使用非公司統(tǒng)一文本的，應(yīng)經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核同意。合同雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同文本上簽字蓋章。簽字蓋章應(yīng)清晰、完整，符合法律規(guī)定。合同簽訂過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)妥善保管合同簽訂的相關(guān)資料，如合同文本、對方當(dāng)事人的簽字蓋章頁、授權(quán)委托書等，作為合同檔案的一部分。（三）合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行的跟蹤管理，及時掌握合同履行情況，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、驗收情況等信息。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，并將相關(guān)情況及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同變更與解除合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款，并按照合同簽訂的審批程序進行審批。如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提前通知對方當(dāng)事人，并按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同的協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除的時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核后簽訂。3.合同糾紛處理合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛的原因和責(zé)任。業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同公司法律合規(guī)部門制定糾紛解決方案，并積極與對方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)糾紛的具體情況，考慮通過仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。在糾紛處理過程中，應(yīng)妥善保管相關(guān)證據(jù)和資料，維護公司的合法權(quán)益。（四）合同檔案管理1.合同檔案的收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本、對方當(dāng)事人的相關(guān)資料、合同履行過程中的各類文件（如補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、驗收報告等）收集整理，并移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對接收的合同檔案進行核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.合同檔案的整理與歸檔檔案管理部門按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，編制合同檔案目錄。將整理好的合同檔案進行裝訂、編號，存入專門的檔案柜中，并建立電子檔案，便于查詢和管理。3.合同檔案的保管與查閱合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。外部單位因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。三、票據(jù)管理（一）票據(jù)種類及適用范圍1.發(fā)票發(fā)票是公司在銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營活動中開具給對方當(dāng)事人的收款憑證，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等。公司應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，如實開具發(fā)票，并確保發(fā)票內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.收據(jù)收據(jù)是公司在收到款項時開具給付款方的收款憑證，包括收款收據(jù)、往來結(jié)算收據(jù)等。收據(jù)應(yīng)注明收款日期、收款金額、收款事由、付款方名稱等內(nèi)容，并加蓋公司財務(wù)專用章。3.支票支票是公司委托銀行在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)，包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票等。公司應(yīng)按照銀行結(jié)算制度的規(guī)定，正確使用支票，確保支票的填寫規(guī)范、準(zhǔn)確，防止支票丟失、被盜用等風(fēng)險。（二）票據(jù)開具管理1.發(fā)票開具業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)收入時，應(yīng)及時通知財務(wù)部門開具發(fā)票。財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息，按照發(fā)票管理規(guī)定開具發(fā)票。開票信息應(yīng)包括對方當(dāng)事人名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。發(fā)票開具后，財務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票聯(lián)交付給對方當(dāng)事人，并做好發(fā)票開具記錄。發(fā)票存根聯(lián)和記賬聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定妥善保管。2.收據(jù)開具財務(wù)部門在收到款項時，應(yīng)根據(jù)收款情況及時開具收據(jù)。收據(jù)開具應(yīng)按照順序號依次開具，不得跳號、重號。收據(jù)內(nèi)容應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，不得涂改。收據(jù)開具后，財務(wù)部門應(yīng)將收據(jù)聯(lián)交付給付款方，并在收據(jù)存根聯(lián)上加蓋“作廢”章或注明“已入賬”字樣，妥善保管。3.支票開具業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要申請開具支票時，應(yīng)填寫《支票領(lǐng)用申請表》，注明支票用途、金額、收款單位等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。財務(wù)部門根據(jù)審批后的《支票領(lǐng)用申請表》開具支票，并在支票上加蓋公司財務(wù)專用章和法定代表人印章。支票領(lǐng)用人員應(yīng)在支票領(lǐng)用登記簿上簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定用途使用支票。支票使用完畢后，應(yīng)及時將支票存根聯(lián)交回財務(wù)部門進行核銷。（三）票據(jù)接收管理1.發(fā)票接收業(yè)務(wù)部門在收到對方當(dāng)事人開具的發(fā)票時，應(yīng)認(rèn)真審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼、購買方名稱、銷售方名稱、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等信息是否與實際業(yè)務(wù)相符，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時要求對方當(dāng)事人重新開具。業(yè)務(wù)部門審核無誤后，將發(fā)票移交財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。財務(wù)部門應(yīng)按照發(fā)票管理規(guī)定對發(fā)票進行認(rèn)證、抵扣等操作。2.收據(jù)接收公司在收到對方當(dāng)事人開具的收據(jù)時，應(yīng)妥善保管，并作為財務(wù)核算的依據(jù)之一。財務(wù)部門應(yīng)對收據(jù)進行審核，確保收據(jù)內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，與實際收款情況相符。3.支票接收公司在收到對方當(dāng)事人交付的支票時，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括支票的真實性、有效性、填寫規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)支票存在問題，應(yīng)及時與出票方聯(lián)系，要求其更換或采取其他措施。財務(wù)部門應(yīng)按照銀行結(jié)算制度的規(guī)定，及時將支票存入銀行，并做好相關(guān)記錄。（四）票據(jù)保管管理1.發(fā)票保管財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管專柜，對發(fā)票進行分類存放。發(fā)票保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票的賬實相符。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照規(guī)定保存一定期限，期滿后報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。2.收據(jù)保管財務(wù)部門應(yīng)將收據(jù)存根聯(lián)按照編號順序裝訂成冊，妥善保管。收據(jù)保管期限按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)批準(zhǔn)可進行銷毀。3.支票保管財務(wù)部門應(yīng)將支票存放在專用的保險柜中，并設(shè)置密碼和鑰匙保管制度。支票保管人員應(yīng)定期對支票進行盤點，確保支票的安全。作廢支票應(yīng)加蓋“作廢”章，并與支票存根聯(lián)一并妥善保管，定期裝訂成冊，按照規(guī)定期限保存。（五）票據(jù)核銷管理1.發(fā)票核銷財務(wù)部門在每月末應(yīng)對發(fā)票的開具和使用情況進行核對，確保發(fā)票開具金額與實際收入相符。對于已開具的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，并在發(fā)票開具系統(tǒng)中進行核銷操作。稅務(wù)機關(guān)要求報送發(fā)票使用情況報表的，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定及時報送。2.收據(jù)核銷財務(wù)部門在收到款項并開具收據(jù)后，應(yīng)及時將收據(jù)存根聯(lián)與收款記錄進行核對，確保收據(jù)金額與收款金額一致。對于已使用的收據(jù)，財務(wù)部門應(yīng)在收據(jù)存根聯(lián)上注明“已入賬”字樣，并定期進行裝訂成冊，妥善保管。3.支票核銷支票領(lǐng)用人員在支票使用完畢后，應(yīng)及時將支票存根聯(lián)交回財務(wù)部門進行核銷。財務(wù)部門應(yīng)核對支票存根聯(lián)與銀行對賬單，確保支票金額與實際支付金額一致。對于已核銷的支票，財務(wù)部門應(yīng)在支票登記簿上注明核銷日期等信息。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門及職責(zé)1.公司審計部門負(fù)責(zé)對合同及票據(jù)管理情況進行定期審計監(jiān)督，檢查合同及票據(jù)管理是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.公司法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)對合同及票據(jù)的合法性、合規(guī)性進行審查監(jiān)督，對合同及票據(jù)管理過程中存在的法律風(fēng)險提出防范建議。3.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同及票據(jù)涉及的財務(wù)條款和財務(wù)核算進行監(jiān)督，確保財務(wù)處理的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。合同文本的起草、審核、簽訂等程序是否規(guī)范。票據(jù)的開具、接收、保管、核銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。合同及票據(jù)檔案的管理是否完整、準(zhǔn)確。2.檢查方式定期檢查：審計部門、法律合規(guī)部門、財務(wù)部門按照各自職責(zé)，定期對合同及票據(jù)管理情況進行全面檢查。不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要，不定期對合同及票據(jù)管理情況進行抽查，重點檢查重大合同或存在風(fēng)險的合同及票據(jù)。專項檢查：針對合同及票據(jù)管理中存在的突出問題或特定事項，開展專項檢查，深入分析問題原因，提出整改措施。（三）問題整改與責(zé)任追究1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進