圖書采購(gòu)及管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司圖書采購(gòu)及管理工作，確保圖書資源能夠滿足公司員工學(xué)習(xí)、培訓(xùn)及文化建設(shè)的需求，提高圖書的使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有圖書的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、借閱、歸還及報(bào)廢等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、員工培訓(xùn)需求以及企業(yè)文化建設(shè)等實(shí)際情況，有針對(duì)性地采購(gòu)圖書，避免盲目采購(gòu)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先采購(gòu)內(nèi)容質(zhì)量高、權(quán)威性強(qiáng)、實(shí)用性好的圖書，確保圖書能夠?yàn)閱T工提供有價(jià)值的知識(shí)和信息。3.成本控制原則：在保證圖書質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益。4.規(guī)范管理原則：建立健全圖書采購(gòu)及管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，確保圖書管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求調(diào)研人力資源部門每年定期收集各部門員工的培訓(xùn)需求和閱讀需求，整理形成圖書需求清單。行政部門結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和企業(yè)文化建設(shè)要求，提出圖書采購(gòu)建議。定期組織員工座談會(huì)，了解員工對(duì)各類圖書的興趣和需求，作為采購(gòu)計(jì)劃制定的參考依據(jù)。2.計(jì)劃編制圖書管理部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，綜合考慮現(xiàn)有圖書資源狀況，編制年度圖書采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)圖書的類別、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于臨時(shí)性或特殊需求的圖書采購(gòu)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后納入采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集各類圖書供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營(yíng)范圍、信譽(yù)狀況等信息。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、同行交流等方式，篩選出具有良好信譽(yù)、豐富圖書資源、合理價(jià)格和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的供應(yīng)商。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和較強(qiáng)的供應(yīng)能力。2.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇和合作的重要依據(jù)。建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，包括圖書質(zhì)量合格率、交貨及時(shí)率、退換貨處理效率、客戶投訴率等指標(biāo)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)價(jià)。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。3.合作協(xié)議簽訂與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括圖書品種、價(jià)格、交貨方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。在合作協(xié)議中約定圖書質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、退換貨條件等內(nèi)容，確保雙方在合作過(guò)程中有明確的依據(jù)。定期對(duì)合作協(xié)議進(jìn)行審查和修訂，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和市場(chǎng)變化情況，調(diào)整協(xié)議條款，保障公司利益。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫圖書采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明圖書名稱、作者、出版社、ISBN號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)理由等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至圖書管理部門。2.采購(gòu)審批圖書管理部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)圖書是否符合采購(gòu)計(jì)劃和公司需求。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將采購(gòu)申請(qǐng)表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交由圖書管理部門組織采購(gòu)。3.采購(gòu)實(shí)施圖書管理部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)人員與供應(yīng)商溝通圖書采購(gòu)事宜，簽訂采購(gòu)合同或訂單，明確采購(gòu)圖書的品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等具體內(nèi)容。采購(gòu)人員跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保圖書按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。三、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.人員安排：成立圖書驗(yàn)收小組，由圖書管理部門人員、相關(guān)專業(yè)人員或使用部門代表組成。驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)圖書進(jìn)行全面驗(yàn)收。2.場(chǎng)地準(zhǔn)備：確定專門的圖書驗(yàn)收?qǐng)龅?，確保驗(yàn)收工作能夠在安靜、整潔的環(huán)境中進(jìn)行。驗(yàn)收?qǐng)龅貞?yīng)配備必要的辦公設(shè)備和驗(yàn)收工具，如電腦、打印機(jī)、卡尺、放大鏡等。3.資料準(zhǔn)備：收集與采購(gòu)圖書相關(guān)的合同、訂單、發(fā)票等資料，作為驗(yàn)收的依據(jù)。同時(shí)，準(zhǔn)備好圖書驗(yàn)收清單，用于記錄驗(yàn)收?qǐng)D書的詳細(xì)信息。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.數(shù)量驗(yàn)收按照采購(gòu)合同或訂單的要求，核對(duì)圖書的到貨數(shù)量是否準(zhǔn)確。對(duì)圖書進(jìn)行逐本清點(diǎn)，確保數(shù)量無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺或多余，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因并協(xié)商解決。2.質(zhì)量驗(yàn)收檢查圖書的外觀質(zhì)量，包括封面、封底、書脊、書頁(yè)等是否有破損、污漬、缺頁(yè)、倒裝等情況。核對(duì)圖書的版本信息，確保采購(gòu)的圖書為最新版本或符合公司需求的版本。檢查圖書的印刷質(zhì)量，如字跡是否清晰、圖片是否清晰、裝訂是否牢固等。隨機(jī)抽取部分圖書進(jìn)行內(nèi)容檢查，查看圖書內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，是否存在錯(cuò)誤、誤導(dǎo)或不良信息。對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的圖書，可邀請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行內(nèi)容審核。3.配套驗(yàn)收檢查圖書是否配有相應(yīng)的附件，如光盤、磁帶、說(shuō)明書、書簽等。核對(duì)附件的數(shù)量和質(zhì)量是否與采購(gòu)合同或訂單一致。對(duì)于套裝圖書，檢查套裝內(nèi)各冊(cè)圖書的配套情況，確保套裝圖書完整無(wú)缺。（三）驗(yàn)收記錄與處理1.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括圖書名稱、供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)量、到貨數(shù)量、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)填寫在圖書驗(yàn)收清單上，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。2.合格處理：經(jīng)驗(yàn)收合格的圖書，驗(yàn)收小組應(yīng)在驗(yàn)收清單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照?qǐng)D書類別、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于管理和查詢。3.不合格處理：對(duì)于驗(yàn)收不合格的圖書，驗(yàn)收小組應(yīng)填寫不合格圖書處理單，詳細(xì)注明不合格原因。將不合格圖書及處理單一并退還供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)更換或處理。如供應(yīng)商拒絕處理或無(wú)法按時(shí)處理，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定追究其違約責(zé)任。同時(shí)，對(duì)不合格圖書的處理情況進(jìn)行跟蹤記錄，確保問(wèn)題得到妥善解決。四、入庫(kù)管理（一）入庫(kù)登記1.建立圖書臺(tái)賬：圖書管理部門應(yīng)建立詳細(xì)的圖書臺(tái)賬，記錄每本圖書的基本信息，包括圖書編號(hào)、書名、作者、出版社、ISBN號(hào)、入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、存放位置等。圖書臺(tái)賬應(yīng)采用電子表格或?qū)I(yè)圖書管理軟件進(jìn)行管理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。2.入庫(kù)信息錄入：驗(yàn)收合格的圖書入庫(kù)時(shí)，圖書管理人員應(yīng)及時(shí)將圖書的相關(guān)信息錄入圖書臺(tái)賬。錄入信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保圖書臺(tái)賬與實(shí)際庫(kù)存一致。3.分類存放：根據(jù)圖書的類別、學(xué)科、用途等進(jìn)行分類存放，建立圖書存放區(qū)域標(biāo)識(shí)。將圖書按照分類順序排列上架，便于查找和借閱。同時(shí)，為每本圖書標(biāo)注唯一的編號(hào)，以便于管理和識(shí)別。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.定期盤點(diǎn)：圖書管理部門應(yīng)定期對(duì)圖書庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)方法：采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對(duì)庫(kù)存圖書進(jìn)行逐一清點(diǎn)。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)圖書的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，確保與圖書臺(tái)賬一致。對(duì)于盤盈或盤虧的圖書，應(yīng)查明原因，并及時(shí)調(diào)整圖書臺(tái)賬。3.盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，圖書管理部門應(yīng)編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況、盤盈或盤虧原因及處理結(jié)果。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)備案。五、保管管理（一）保管環(huán)境要求1.溫度與濕度：保持圖書保管環(huán)境的溫度適宜，一般控制在18℃25℃之間；濕度保持在40%60%之間。避免圖書因溫度、濕度變化過(guò)大而發(fā)生霉變、變形等損壞。2.通風(fēng)與清潔：確保圖書保管場(chǎng)所通風(fēng)良好，防止圖書受潮、發(fā)霉。定期對(duì)圖書保管區(qū)域進(jìn)行清潔，清除灰塵、雜物等，保持圖書存放環(huán)境整潔。3.防火與防蟲：配備必要的消防器材，確保圖書保管場(chǎng)所的消防安全。同時(shí)，采取有效的防蟲措施，如放置防蟲藥、定期檢查等，防止圖書被蟲蛀。（二）保管措施1.上架存放：將圖書按照分類順序整齊上架存放，便于查找和管理。對(duì)于珍貴圖書或限量版圖書，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取特殊的保管措施，如專柜存放、加裝防護(hù)裝置等。2.標(biāo)識(shí)管理：在圖書存放區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明圖書類別、編號(hào)范圍等信息，便于快速定位圖書位置。同時(shí)，為每本圖書標(biāo)注清晰的編號(hào)和標(biāo)簽，便于識(shí)別和管理。3.破損修復(fù)：定期對(duì)庫(kù)存圖書進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有破損、污漬等情況的圖書，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。對(duì)于輕微破損的圖書，可采用粘貼、修補(bǔ)等方法進(jìn)行修復(fù)；對(duì)于嚴(yán)重破損的圖書，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如報(bào)廢、更換等。六、借閱管理（一）借閱權(quán)限與范圍1.借閱權(quán)限：公司員工根據(jù)工作需要和崗位要求，享有相應(yīng)的圖書借閱權(quán)限。一般員工每次借閱圖書數(shù)量不超過(guò)[X]本，借閱期限不超過(guò)[X]天；部門負(fù)責(zé)人每次借閱圖書數(shù)量不超過(guò)[X]本，借閱期限不超過(guò)[X]天；特殊崗位員工或因工作需要的員工，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)放寬借閱權(quán)限。2.借閱范圍：公司圖書管理部門所采購(gòu)的各類圖書，包括專業(yè)書籍、培訓(xùn)教材、文化讀物等，均可在規(guī)定的借閱范圍內(nèi)供員工借閱。但涉及公司機(jī)密或特殊用途的圖書，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工如需借閱圖書，應(yīng)登錄公司圖書管理系統(tǒng)或填寫圖書借閱申請(qǐng)表，注明借閱圖書的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至圖書管理部門。2.借閱審批：圖書管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)員工的借閱權(quán)限和圖書庫(kù)存情況進(jìn)行審批。對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，圖書管理人員在圖書管理系統(tǒng)中進(jìn)行借閱登記，并將圖書發(fā)放給借閱員工；對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)向借閱員工說(shuō)明原因。3.借閱歸還：借閱員工應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還圖書。歸還圖書時(shí)，應(yīng)將圖書交至圖書管理部門，由圖書管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括圖書是否完好無(wú)損、是否按時(shí)歸還等。如發(fā)現(xiàn)圖書有損壞或逾期未還的情況，借閱員工應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）借閱記錄與統(tǒng)計(jì)1.借閱記錄：圖書管理部門應(yīng)建立完善的圖書借閱記錄，詳細(xì)記錄每本圖書的借閱情況，包括借閱員工姓名、部門、借閱日期、歸還日期、圖書編號(hào)等信息。借閱記錄應(yīng)采用電子表格或?qū)I(yè)圖書管理軟件進(jìn)行管理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)分析：定期對(duì)圖書借閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解員工的借閱需求和圖書使用情況。根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，調(diào)整圖書采購(gòu)計(jì)劃，優(yōu)化圖書資源配置，提高圖書的利用率。同時(shí)，對(duì)逾期未還圖書的員工進(jìn)行催還提醒，加強(qiáng)借閱管理。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)1.圖書損壞嚴(yán)重：圖書出現(xiàn)嚴(yán)重破損、缺頁(yè)、裝訂脫落等情況，無(wú)法正常使用或修復(fù)價(jià)值不大。2.版本陳舊過(guò)時(shí)：圖書所涉及的知識(shí)、信息已陳舊過(guò)時(shí)，不再具有參考價(jià)值或使用價(jià)值。3.內(nèi)容存在錯(cuò)誤或不良信息：圖書內(nèi)容存在嚴(yán)重錯(cuò)誤、誤導(dǎo)或不良信息，可能對(duì)讀者產(chǎn)生負(fù)面影響。4.其他原因：因其他特殊原因，如公司業(yè)務(wù)調(diào)整、圖書資源整合等，導(dǎo)致圖書不再需要或無(wú)法繼續(xù)使用。（二）報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.報(bào)廢申請(qǐng)：圖書管理部門定期對(duì)庫(kù)存圖書進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的圖書，應(yīng)填寫圖書報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)注明圖書名稱、編號(hào)、出版社、ISBN號(hào)、報(bào)廢原因等信息。報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.報(bào)廢審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)圖書管理部門提交的報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，圖書管理部門方可對(duì)報(bào)廢圖書進(jìn)行處理。（三）報(bào)廢處理1.集中銷毀：對(duì)于審批通過(guò)的報(bào)廢圖書，圖書管理部門應(yīng)組織集中銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、