派出所檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強派出所檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公安工作效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《公安機關(guān)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合派出所工作實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于派出所各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。派出所檔案由專門的檔案管理部門或檔案管理人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映公安工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露，維護國家和公安工作的安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門派出所應(yīng)設(shè)立檔案管理部門，負責本所檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案管理人員，明確其崗位職責。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。2.做好檔案的保管工作，維護檔案的安全和完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)檔案，包括刑事案件、治安案件、戶籍管理、出入境管理、交通管理等方面的檔案。2.行政管理檔案，包括人事管理、財務(wù)管理、裝備管理等方面的檔案。3.其他檔案，如重要會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，將辦理完畢的文件材料及時移交檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實準確，符合檔案整理的要求。3.對歸檔的電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照檔案管理部門的要求進行存儲和移交。四、檔案的整理（一）分類標準1.公安業(yè)務(wù)檔案按照案件性質(zhì)、時間順序等進行分類。2.行政管理檔案按照文件內(nèi)容和性質(zhì)進行分類，如人事檔案分為干部檔案、工人檔案等，財務(wù)管理檔案分為會計憑證、賬簿、報表等。3.其他檔案按照文件的類別和時間順序進行分類。（二）整理方法1.對收集的檔案進行分類、編號，編制檔案目錄。2.按照檔案的分類順序，將檔案材料進行排列、裝訂，確保檔案的整齊、美觀。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.建立檔案檢索工具，如紙質(zhì)目錄、電子目錄等，方便檔案的查閱和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.派出所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。（三）檔案的安全保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行密級劃分和管理。3.檔案查閱、借閱應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案的安全。4.對檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，加強安全防范。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公安業(yè)務(wù)工作需要，如案件偵查、治安管理、戶籍查詢等。2.內(nèi)部行政管理工作需要，如人事任免、財務(wù)審計等。3.對外提供服務(wù)，如為群眾辦理戶籍證明、出入境手續(xù)等。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，到期應(yīng)及時歸還。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。3.復(fù)制。根據(jù)需要，檔案管理人員可為查閱、借閱人員提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、單位、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。3.檔案利用登記應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查原則。鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值和保管狀況。3.準確判定原則。根據(jù)檔案的實際情況，準確判定檔案的保管期限和存毀價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和價值。2.綜合分析法。結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等，綜合分析檔案的存毀價值。（四）保管期限劃分1.永久保管。凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的，對公安工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管。凡是反映本所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為[具體期限]年。3.短期保管。凡是在較短時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[具體期限]年。（五）銷毀程序1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)派出所負責人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為公安工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理的需要。2.對檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案管理的要求進行存儲和管理。3.加強檔案信息安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息的安全。4.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案的整理、分類、編號等應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。2.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對電子檔案的背景信息、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等進行詳細記錄。3.嚴格控制電子檔案的修改和刪除，如需修改或刪除，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，并做好記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體派出所應(yīng)加強對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理情況進行自查。上級公安機關(guān)檔案管理部門應(yīng)對派出所檔案管理工作進行不定期抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。