材料員合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料采購(gòu)合同管理，規(guī)范材料采購(gòu)行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及材料采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合同管理活動(dòng)合法有效。2.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，維護(hù)良好的商業(yè)信譽(yù)。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與防控，有效降低合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。4.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)材料采購(gòu)合同實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門(mén)職責(zé)，確保合同管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.材料員在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保其具有合法經(jīng)營(yíng)資格和履行合同能力。2.審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等相關(guān)證照的真實(shí)性、有效性，并留存復(fù)印件備案。3.對(duì)于特殊行業(yè)的供應(yīng)商，還需審查其行業(yè)資質(zhì)證書(shū)，如生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證等，確保其具備從事相關(guān)業(yè)務(wù)的資質(zhì)條件。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。2.主要條款應(yīng)包括但不限于：材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、違約責(zé)任等。3.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確具體，可引用國(guó)家或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如無(wú)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，雙方應(yīng)協(xié)商確定明確的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并在合同中詳細(xì)約定。4.價(jià)格條款應(yīng)明確材料單價(jià)及總價(jià)，如有價(jià)格調(diào)整約定，應(yīng)明確調(diào)整條件、方式及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。5.交貨條款應(yīng)明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)及運(yùn)輸方式，確保材料按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)指定地點(diǎn)。6.付款方式應(yīng)根據(jù)公司資金狀況及供應(yīng)商要求合理確定，明確付款比例、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及支付方式等，避免因付款問(wèn)題引發(fā)糾紛。7.違約責(zé)任條款應(yīng)明確雙方在合同履行過(guò)程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，包括違約金的數(shù)額、賠償方式等，以約束雙方嚴(yán)格履行合同義務(wù)。（三）合同審批流程1.合同初稿擬定后，材料員應(yīng)填寫(xiě)《材料采購(gòu)合同審批表》，詳細(xì)說(shuō)明合同基本情況、簽訂背景、主要條款及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)需求、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)防控措施是否有效等，提出審核意見(jiàn)后報(bào)法務(wù)部門(mén)審查。3.法務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定等，出具法律審查意見(jiàn)。4.經(jīng)法務(wù)部門(mén)審查通過(guò)的合同，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)合同進(jìn)行全面審批，簽署審批意見(jiàn)。5.合同經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可正式簽訂。（四）合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，確保合同格式規(guī)范、條款完整。2.合同文本應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。3.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)執(zhí)行，不得擅自變更合同條款。如因特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)重新履行審批程序。4.合同簽訂后，材料員應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門(mén)存檔，并跟蹤合同履行情況。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，材料員應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)及人員進(jìn)行合同交底，確保各部門(mén)及人員了解合同主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)及履行要求。2.合同交底內(nèi)容應(yīng)包括合同基本情況、主要條款、履行計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)防控措施等，并形成書(shū)面記錄。3.通過(guò)合同交底，使各部門(mén)明確各自在合同履行過(guò)程中的職責(zé)，協(xié)同配合，共同做好合同履行工作。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于供應(yīng)商的違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)價(jià)結(jié)果等內(nèi)容，為供應(yīng)商管理提供數(shù)據(jù)支持。（三）材料采購(gòu)管理1.根據(jù)合同約定的材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，及時(shí)組織材料采購(gòu)工作。2.在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，確保采購(gòu)材料的質(zhì)量符合合同要求。對(duì)于重要材料或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或樣品檢驗(yàn)。3.嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，在保證材料質(zhì)量的前提下，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商，降低采購(gòu)成本。4.及時(shí)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保材料按時(shí)、準(zhǔn)確到貨。如因特殊原因需要變更交貨時(shí)間或地點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（四）材料驗(yàn)收管理1.材料到貨后，材料員應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)及人員按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等方面，確保材料符合合同要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的材料，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。4.驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋給供應(yīng)商，要求其限期整改或處理。如供應(yīng)商未能及時(shí)解決問(wèn)題，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（五）付款管理1.嚴(yán)格按照合同約定的付款方式及時(shí)間節(jié)點(diǎn)支付貨款，確保公司資金安全。2.付款前，材料員應(yīng)核對(duì)發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等相關(guān)資料的一致性，確保付款依據(jù)充分、準(zhǔn)確。3.對(duì)于不符合付款條件的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，避免因付款問(wèn)題引發(fā)糾紛。4.付款后，應(yīng)及時(shí)做好財(cái)務(wù)記錄，并將付款憑證復(fù)印件分送相關(guān)部門(mén)存檔。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、工程變更、不可抗力等原因需要變更合同條款的，應(yīng)及時(shí)辦理合同變更手續(xù)。2.常見(jiàn)的變更情形包括材料規(guī)格型號(hào)變更、數(shù)量增減、價(jià)格調(diào)整、交貨時(shí)間及地點(diǎn)變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變更等。（二）變更申請(qǐng)與審批1.當(dāng)需要變更合同時(shí)，由合同執(zhí)行部門(mén)或相關(guān)人員填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等，并提交原合同審批部門(mén)審核。2.原合同審批部門(mén)應(yīng)按照合同審批流程對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查變更的必要性、合理性及對(duì)公司利益的影響等，出具審核意見(jiàn)。3.經(jīng)審核同意的合同變更申請(qǐng)，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行全面審批，簽署審批意見(jiàn)。（三）變更合同簽訂1.合同變更申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，雙方應(yīng)就變更內(nèi)容重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更合同條款。2.補(bǔ)充協(xié)議或變更后的合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定，明確變更后的雙方權(quán)利義務(wù)，確保合同的完整性和有效性。3.變更合同簽訂后，材料員應(yīng)及時(shí)將變更后的合同副本分送相關(guān)部門(mén)存檔，并跟蹤合同變更后的履行情況。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)，合同自然終止。2.合同因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因無(wú)法繼續(xù)履行，雙方協(xié)商一致解除合同。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法行使解除權(quán)解除合同。4.合同因法律法規(guī)或政策調(diào)整等原因無(wú)法繼續(xù)履行，導(dǎo)致合同終止。（二）終止通知與確認(rèn)1.當(dāng)合同出現(xiàn)終止情形時(shí)，合同執(zhí)行部門(mén)或相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并以書(shū)面形式明確合同終止的原因、時(shí)間及相關(guān)事項(xiàng)。2.雙方應(yīng)就合同終止事宜進(jìn)行協(xié)商確認(rèn)，簽訂《合同終止協(xié)議》，明確雙方在合同終止后的權(quán)利義務(wù)，如結(jié)算、清理、保密等事項(xiàng)。（三）合同結(jié)算與清理1.合同終止后，應(yīng)按照合同約定及相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括貨款支付、費(fèi)用結(jié)算、違約金支付等。2.對(duì)合同履行過(guò)程中形成的各類文件、資料進(jìn)行清理歸檔，確保資料完整、準(zhǔn)確，便于日后查閱。3.對(duì)合同涉及的資產(chǎn)進(jìn)行清理，如材料、設(shè)備等，按照合同約定及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.材料員負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程中形成的各類文件、資料，包括合同文本、審批表、補(bǔ)充協(xié)議、變更申請(qǐng)、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等。2.檔案收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保資料的真實(shí)性和有效性。（二）檔案整理與歸檔1.對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)，建立檔案目錄。2.將整理好的合同檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，編制頁(yè)碼，確保檔案整齊、規(guī)范。3.按照檔案管理規(guī)定，將合同檔案及時(shí)歸檔至公司檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損，確保檔案安全、完整。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)材料采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.監(jiān)督檢查可采取內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查、定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)材料員及相關(guān)部門(mén)在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)