材料預(yù)防款管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司材料預(yù)防款的管理，規(guī)范材料采購及款項支付流程，確保公司資金安全、合理使用，提高資金使用效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及材料采購業(yè)務(wù)的所有部門及相關(guān)人員，包括但不限于采購部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：材料預(yù)防款的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.安全性原則：保障公司資金安全，防止資金被挪用、侵占等風(fēng)險，確保材料采購款項的支付與實際業(yè)務(wù)相符。3.合理性原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排材料采購計劃，科學(xué)確定材料預(yù)防款額度，避免資金閑置或短缺。4.效益性原則：通過優(yōu)化材料采購流程，提高資金使用效率，降低采購成本，實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)編制材料采購計劃，根據(jù)市場行情及公司生產(chǎn)需求，合理確定采購數(shù)量、規(guī)格、型號等。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行評估和管理。3.簽訂采購合同，明確采購材料的品種、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等條款，并確保合同的合法性和有效性。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保材料按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)計劃，向采購部門提供準(zhǔn)確的材料需求信息，協(xié)助采購部門制定采購計劃。2.參與采購合同的評審，對采購材料的質(zhì)量、規(guī)格、型號等提出意見和建議，確保采購材料符合生產(chǎn)要求。3.負(fù)責(zé)驗收采購的材料，對材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)材料預(yù)防款的核算與管理，建立健全相關(guān)賬目，及時記錄材料采購、款項支付等情況。2.審核采購合同及付款申請，對付款金額、付款時間、付款方式等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.定期對材料預(yù)防款的使用情況進(jìn)行分析和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決資金管理中存在的問題，防范資金風(fēng)險。4.配合采購部門和其他相關(guān)部門做好與供應(yīng)商的對賬工作，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。（四）其他部門各相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，協(xié)同配合采購部門、生產(chǎn)部門和財務(wù)部門做好材料采購及款項支付的相關(guān)工作，確保公司材料預(yù)防款管理工作的順利開展。三、材料采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，明確各階段的生產(chǎn)任務(wù)和產(chǎn)品產(chǎn)量。2.庫存狀況，包括現(xiàn)有材料庫存數(shù)量、品種、規(guī)格等，合理確定需采購的材料數(shù)量。3.市場行情，關(guān)注材料價格波動趨勢，把握采購時機(jī)，降低采購成本。（二）計劃編制流程1.生產(chǎn)部門根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，結(jié)合庫存狀況，于每月[具體日期]前向采購部門提交次月材料需求計劃，詳細(xì)列出所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.采購部門收到生產(chǎn)部門的材料需求計劃后，進(jìn)行匯總分析，并結(jié)合市場行情，于每月[具體日期]前編制次月材料采購計劃，明確采購材料的品種、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，對采購計劃的合理性、必要性進(jìn)行審查，確保采購計劃符合公司整體利益。4.經(jīng)審批后的采購計劃由采購部門負(fù)責(zé)組織實施。如因生產(chǎn)經(jīng)營情況發(fā)生變化需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按照上述流程重新進(jìn)行審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫，包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.根據(jù)采購材料的要求和特點，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行實地考察和評估。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況、信譽口碑等。3.對考察合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)文件、產(chǎn)品報價、樣品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)承諾等。評審?fù)ㄟ^后，確定為合格供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估周期為每季度一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)及時淘汰該供應(yīng)商。3.建立供應(yīng)商信用檔案，記錄供應(yīng)商的評估考核結(jié)果、合作歷史、違規(guī)行為等信息。信用檔案作為供應(yīng)商選擇、合作及付款的重要參考依據(jù)。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：采購材料的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門重點審核合同中的付款條款、結(jié)算方式等內(nèi)容，確保合同符合公司財務(wù)管理制度和資金安全要求。審核通過后，采購部門方可與供應(yīng)商簽訂正式合同。（二）合同執(zhí)行與變更1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。2.如因市場行情變化、生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。合同變更協(xié)議簽訂前，應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核。（三）合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同草本、審核意見、正式合同、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證等資料。合同檔案的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。六、材料驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定材料驗收標(biāo)準(zhǔn)。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確材料的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容。2.材料驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保采購材料的質(zhì)量安全。（二）驗收流程1.采購的材料到貨前，采購部門應(yīng)提前通知生產(chǎn)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.材料到貨后，生產(chǎn)部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對材料進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等。3.驗收合格的材料，生產(chǎn)部門應(yīng)出具驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。驗收報告應(yīng)包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、驗收日期、驗收人員等信息。4.如發(fā)現(xiàn)材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，生產(chǎn)部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至問題解決。七、材料預(yù)防款支付管理（一）支付原則1.材料預(yù)防款的支付應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款時間執(zhí)行，確保資金支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.堅持“先貨后款”原則，在材料驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，方可支付相應(yīng)款項。（二）支付流程1.采購部門在收到供應(yīng)商的付款申請后，應(yīng)審核付款申請的真實性、合法性和完整性。審核內(nèi)容包括采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.采購部門審核通過后，將付款申請?zhí)峤回攧?wù)部門。財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行再次審核，重點審核付款金額、付款時間、付款方式等是否符合采購合同約定及公司財務(wù)管理制度要求。3.財務(wù)部門審核通過后，按照公司資金審批流程，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，財務(wù)部門辦理款項支付手續(xù)。（三）支付方式材料預(yù)防款的支付方式應(yīng)根據(jù)采購合同約定及公司實際情況確定，可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式。原則上應(yīng)盡量采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，確保資金支付的安全、快捷。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對材料預(yù)防款的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、材料驗收、款項支付等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司相關(guān)規(guī)定。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門應(yīng)定期對材料預(yù)防款的使用情況進(jìn)行檢查，核對賬目，確保資金使用的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）績效考核公司應(yīng)將材料預(yù)防款管理工作納入相關(guān)部門及人員的績效考核體系，對在材料采購及款項支付管理工作中