旌陽區(qū)會議管理辦法一、總則（一）目的為了進一步加強旌陽區(qū)會議管理，提高會議效率和質量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于旌陽區(qū)各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體組織召開的各類會議。（三）基本原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務實管用原則：會議內容應緊密圍繞工作實際，注重解決問題，具有可操作性。3.規(guī)范有序原則：會議組織、安排、記錄等各個環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保會議規(guī)范有序。二、會議分類與要求（一）全區(qū)性會議1.定義：由區(qū)委、區(qū)政府召開，涉及全區(qū)各部門、各單位的重要會議。2.要求會議主題明確：圍繞區(qū)委、區(qū)政府中心工作，明確會議討論和決策的事項。參會人員范圍：根據(jù)會議內容確定參會人員，原則上要求相關部門、單位負責人參加。會議組織：由區(qū)委辦公室、區(qū)政府辦公室負責組織協(xié)調，提前做好會議籌備工作，包括會議通知、議程安排、材料準備等。會議記錄：安排專人負責會議記錄，準確記錄會議內容、討論情況和決策結果。會議紀要：會議結束后，及時整理會議紀要，經領導審核后印發(fā)，并跟蹤會議決策的執(zhí)行情況。（二）部門工作會議1.定義：由各部門召開，部署本部門工作的會議。2.要求會議主題明確：結合本部門工作職責和年度工作目標，確定會議主題。參會人員范圍：本部門全體工作人員或相關業(yè)務科室人員參加。會議組織：由部門辦公室負責組織，提前通知參會人員，準備好會議材料。會議記錄：做好會議記錄，記錄會議討論的主要內容和工作安排。會議紀要：根據(jù)需要整理會議紀要，傳達會議精神，推動工作落實。（三）專題會議1.定義：針對某一專項工作或特定問題召開的會議。2.要求會議主題明確：聚焦專項工作或特定問題，深入分析研究，提出解決方案。參會人員范圍：根據(jù)會議主題確定參會人員，一般包括相關部門負責人、專家學者、業(yè)務骨干等。會議組織：由主辦部門負責組織，提前與相關部門溝通協(xié)調，確定會議時間、地點和議程。會議記錄：詳細記錄會議討論的要點、意見和建議。會議紀要：及時整理會議紀要，明確工作任務、責任分工和時間節(jié)點，跟蹤督促落實。（四）工作協(xié)調會議1.定義：為協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題而召開的會議。2.要求會議主題明確：針對工作中的矛盾和問題，明確協(xié)調解決的事項。參會人員范圍：涉及相關工作的部門、單位負責人參加。會議組織：由牽頭部門負責組織，提前收集問題，確定會議議程。會議記錄：記錄會議協(xié)調的過程和結果，明確各方責任。會議紀要：整理會議紀要，明確工作措施和要求，確保問題得到有效解決。三、會議組織與籌備（一）會議計劃1.各部門應于每年年底前制定下一年度會議計劃，明確會議名稱、時間、地點、參會人員范圍、會議主題和主要議程等內容。2.會議計劃應報分管領導審核后，提交區(qū)政府辦公室匯總平衡，經區(qū)政府領導批準后實施。（二）會議通知1.根據(jù)會議計劃，提前發(fā)出會議通知。會議通知應明確會議的時間、地點、參會人員、會議主題、議程安排以及相關要求等內容。2.會議通知應提前送達參會人員，確保參會人員有足夠的時間準備。重要會議應提前[X]天發(fā)出通知，一般性會議應提前[X]天發(fā)出通知。3.對于因特殊原因無法參加會議的人員，應提前向會議組織者請假，并說明原因。（三）會議材料準備1.根據(jù)會議主題和議程安排，準備好會議所需的材料，如領導講話、工作報告、討論稿、參閱資料等。2.會議材料應內容準確、邏輯清晰、語言簡潔，提前印發(fā)給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容。3.對于重要會議，應安排專人負責會議材料的收集、整理和歸檔工作。（四）會議場地布置1.根據(jù)會議規(guī)模和類型，選擇合適的會議場地。會議場地應滿足會議的功能需求，如音響設備、投影儀、燈光等設施齊全。2.提前對會議場地進行布置，包括擺放桌椅、懸掛會標、設置簽到臺等。會議場地應整潔、舒適、莊重。3.對于重要會議，應安排專人負責會議場地的安全保衛(wèi)和后勤服務工作。（五）會議簽到1.在會議開始前，設置簽到臺，安排專人負責參會人員簽到。2.簽到表應包括會議名稱、日期、參會人員姓名、單位、職務等內容。3.對參會人員的簽到情況進行記錄，及時掌握參會人員的到會情況。四、會議召開（一）會議主持1.會議應明確主持人，主持人應具備較強的組織協(xié)調能力和語言表達能力。2.主持人應提前熟悉會議議程和材料，掌握會議的主題和目的，確保會議順利進行。3.主持人應引導會議討論，控制會議節(jié)奏，避免出現(xiàn)冷場、跑題等情況。（二）會議發(fā)言1.參會人員應按照會議議程安排，有序發(fā)言。發(fā)言應圍繞會議主題，觀點明確，論據(jù)充分，語言簡潔。2.發(fā)言時間應嚴格控制，一般性發(fā)言時間不超過[X]分鐘，重要發(fā)言時間不超過[X]分鐘。3.對于會議討論的問題，參會人員應積極發(fā)表意見和建議，充分進行交流和溝通。（三）會議記錄1.安排專人負責會議記錄，會議記錄應準確、完整、客觀地記錄會議內容。2.會議記錄應包括會議的基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發(fā)言內容、討論情況、決策結果等。3.會議記錄人員應認真傾聽參會人員的發(fā)言，及時記錄重要觀點和意見，確保記錄的準確性和完整性。（四）會議秩序維護1.會議期間，應保持良好的會議秩序，參會人員應遵守會議紀律，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。2.會議組織者應安排專人負責會議秩序的維護，及時提醒參會人員遵守會議紀律。3.對于違反會議紀律的行為，會議組織者應及時進行制止和糾正。五、會議紀要與決議（一）會議紀要1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要。會議紀要應準確概括會議的主要內容、討論情況和決策結果。2.會議紀要應語言簡潔、條理清晰、重點突出，經會議主持人審核后印發(fā)。3.會議紀要應發(fā)送給參會人員和相關部門，作為傳達會議精神、指導工作的依據(jù)。（二）會議決議1.對于會議形成的決議，應明確責任部門、責任人、時間節(jié)點和工作要求等內容。2.會議決議應經參會人員充分討論后形成，并由會議主持人簽字確認。3.會議決議應及時傳達給相關部門和人員，確保決議得到有效執(zhí)行。六、會議跟蹤與反饋（一）會議跟蹤1.會議組織者應建立會議跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。2.定期收集責任部門和責任人關于會議決議執(zhí)行情況的匯報，及時掌握工作進展情況。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調解決，確保會議決議得到有效落實。（二）會議反饋1.責任部門和責任人應定期向會議組織者反饋會議決議的執(zhí)行情況，包括工作進展、存在問題和下一步工作計劃等。2.會議組織者應根據(jù)反饋情況，對會議決議的執(zhí)行效果進行評估，總結經驗教訓，不斷完善工作措施。3.對于會議決議執(zhí)行不力的部門和責任人，應進行督促和問責。七、會議經費管理（一）經費預算1.會議組織者應根據(jù)會議的規(guī)模、類型和要求，編制會議經費預算。2.會議經費預算應包括會議場地租賃、會議材料印刷、餐飲住宿、交通接送、設備租賃等費用。3.會議經費預算應報分管領導審核后，提交財務部門審批。（二）經費報銷1.會議結束后，會議組織者應及時辦理會議經費報銷手續(xù)。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等。3.財務部門應按照相關財務制度和規(guī)定，對會議經費報銷進行審核，確保經費使用合規(guī)。（三）經費監(jiān)督1