檔案與機(jī)要管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案與機(jī)要管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保守公司/組織機(jī)密，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案與機(jī)要管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案與機(jī)要管理部門，對(duì)各類檔案和機(jī)要文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保其內(nèi)容完整，不得隨意篡改、偽造或遺漏。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案與機(jī)要管理的安全防護(hù)措施，確保檔案資料的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和丟失。4.方便利用原則在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，優(yōu)化管理流程，提高利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文等。2.人事檔案員工的個(gè)人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲任免、勞動(dòng)合同等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算等文件。4.業(yè)務(wù)檔案與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研資料、客戶信息、招投標(biāo)文件等。5.科技檔案公司/組織的科研項(xiàng)目資料、技術(shù)研發(fā)文檔、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。6.聲像檔案照片、錄音、錄像等資料，用于記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目進(jìn)展等情況。7.電子檔案以電子形式存儲(chǔ)的各類檔案資料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子文檔等。（二）檔案收集1.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集范圍涵蓋公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。3.收集時(shí)間對(duì)于日常工作中形成的檔案，應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理；對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)收集。（三）檔案整理1.分類編號(hào)檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，并為每類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循系統(tǒng)性、邏輯性和擴(kuò)展性原則，便于檔案的管理和查詢。2.裝訂編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。同時(shí)，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。3.數(shù)字化處理對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化處理應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（四）檔案保管1.保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（五）檔案利用1.利用申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.查閱審批檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及機(jī)密或重要檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核通過(guò)后，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。3.利用方式檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.歸還注銷查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案查閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期并注銷申請(qǐng)記錄。三、機(jī)要管理（一）機(jī)要文件定義機(jī)要文件是指涉及公司/組織機(jī)密信息、不宜公開(kāi)的文件，包括內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、重要業(yè)務(wù)資料等。（二）機(jī)要文件收發(fā)1.收文登記機(jī)要文件由專人負(fù)責(zé)接收，接收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息，并進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、日期、密級(jí)、份數(shù)等。2.文件傳閱機(jī)要文件按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，傳閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時(shí)歸還機(jī)要管理人員。3.發(fā)文管理機(jī)要文件的發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的發(fā)文流程進(jìn)行審批，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。發(fā)文時(shí)應(yīng)注明文件的密級(jí)、發(fā)送范圍等信息，并進(jìn)行編號(hào)登記。（三）機(jī)要文件保管1.保管要求機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的機(jī)要保險(xiǎn)柜中，實(shí)行雙人雙鎖管理。保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全可靠的場(chǎng)所，確保文件的安全保密。2.定期盤(pán)點(diǎn)定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)文件的數(shù)量、編號(hào)、密級(jí)等信息，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）機(jī)要文件清退銷毀1.清退規(guī)定對(duì)于已辦理完畢、不需要繼續(xù)保存的機(jī)要文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行清退。清退時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《機(jī)要文件清退登記表》，注明文件名稱、文號(hào)、清退日期等信息，并由清退人員和接收人員簽字確認(rèn)。2.銷毀程序經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的機(jī)要文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)填寫(xiě)《機(jī)要文件銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、文號(hào)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、檔案與機(jī)要人員管理（一）人員配備檔案與機(jī)要管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要配備足夠數(shù)量的專業(yè)管理人員，確保檔案與機(jī)要管理工作的順利開(kāi)展。管理人員應(yīng)具備檔案管理、機(jī)要保密等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)流程。（二）培訓(xùn)考核定期組織檔案與機(jī)要管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、機(jī)要保密規(guī)定、信息技術(shù)應(yīng)用等。同時(shí)，建立健全考核機(jī)制，對(duì)管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核，考核結(jié)果作為崗位晉升、薪酬調(diào)整等的重要依據(jù)。（三）保密要求檔案與機(jī)要管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，保守公司/組織的機(jī)密信息。不得泄露檔案與機(jī)要文件的內(nèi)容，不得擅自將檔案資料帶出工作場(chǎng)所或提供給無(wú)關(guān)人員查閱。如發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案與機(jī)要管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案與機(jī)要管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，確保檢查工作的全面性和有效性。（二）外部審計(jì)定期聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的檔案與機(jī)要管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案與機(jī)要管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的真實(shí)性和完