epc合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司EPC（設(shè)計(jì)采購施工）項(xiàng)目合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承擔(dān)的所有EPC項(xiàng)目合同的管理，包括但不限于各類工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工總承包合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同管理必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同的合法性、有效性。2.全面管理原則涵蓋合同從簽訂前的評審、簽訂、履行到變更、終止等全過程的管理，實(shí)現(xiàn)對合同全生命周期的有效管控。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化合同風(fēng)險(xiǎn)識別、評估和應(yīng)對措施，將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)，保障公司利益不受損失。4.協(xié)作高效原則合同管理涉及公司內(nèi)部多個(gè)部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，提高合同管理效率，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。二、合同管理職責(zé)分工（一）合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)EPC合同的統(tǒng)一歸口管理。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善公司EPC合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.參與合同的談判、起草、審核等工作，提供法律和商務(wù)方面的專業(yè)支持。3.負(fù)責(zé)合同文本的編號、歸檔、保管及借閱管理。4.跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)處理合同履行過程中的糾紛和問題。5.定期對合同管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)建議和措施。（二）項(xiàng)目管理部門1.負(fù)責(zé)EPC項(xiàng)目的整體策劃、組織實(shí)施和協(xié)調(diào)管理。2.參與合同的談判，提供項(xiàng)目技術(shù)、進(jìn)度、質(zhì)量等方面的要求和建議。3.按照合同約定，組織項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工等工作，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。4.及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行過程中的相關(guān)信息，配合處理合同糾紛和問題。（三）設(shè)計(jì)部門1.根據(jù)項(xiàng)目要求和合同約定，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)文件符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同要求。2.參與合同談判，提供設(shè)計(jì)專業(yè)方面的技術(shù)支持和建議。3.配合項(xiàng)目管理部門和采購部門，解決設(shè)計(jì)變更、技術(shù)答疑等問題，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。（四）采購部門1.按照合同約定，負(fù)責(zé)項(xiàng)目所需物資和設(shè)備的采購工作，確保采購的物資和設(shè)備符合質(zhì)量、規(guī)格、交付時(shí)間等要求。2.參與合同談判，提供采購專業(yè)方面的技術(shù)支持和建議。3.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、履行及管理，及時(shí)向合同管理部門和項(xiàng)目管理部門反饋采購進(jìn)展情況。（五）施工部門1.依據(jù)合同約定和設(shè)計(jì)文件，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的施工工作，確保施工質(zhì)量、安全和進(jìn)度符合合同要求。2.參與合同談判，提供施工專業(yè)方面的技術(shù)支持和建議。3.負(fù)責(zé)施工過程中的現(xiàn)場管理、協(xié)調(diào)各方關(guān)系，及時(shí)向合同管理部門和項(xiàng)目管理部門反饋施工過程中的問題和需求。（六）財(cái)務(wù)部門1.參與合同的評審，從財(cái)務(wù)角度對合同的付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控建議。2.按照合同約定和財(cái)務(wù)管理制度，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。3.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為合同管理提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、合同簽訂管理（一）合同談判1.項(xiàng)目啟動后，項(xiàng)目管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門成立合同談判小組，明確談判人員的職責(zé)分工。2.談判小組應(yīng)全面了解項(xiàng)目情況，收集與合同相關(guān)的資料，包括項(xiàng)目背景、技術(shù)要求、市場價(jià)格、競爭對手情況等，制定談判策略和方案。3.在談判過程中，應(yīng)充分表達(dá)公司的立場和要求，對合同條款進(jìn)行詳細(xì)討論和協(xié)商，確保合同條款公平合理、明確具體，避免模糊不清或歧義條款。4.談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)形成談判報(bào)告，記錄談判過程、達(dá)成的共識及遺留問題等，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合同起草1.根據(jù)談判結(jié)果，合同管理部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的合同示范文本或根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和實(shí)際需求進(jìn)行編制。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：合同雙方的基本信息、項(xiàng)目名稱、范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法、雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.合同條款應(yīng)明確、具體、嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊不清、容易引起歧義的表述。對于重要條款和關(guān)鍵事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)闡述和約定。（三）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交公司內(nèi)部進(jìn)行審核。審核流程包括部門初審和公司會審。2.部門初審：項(xiàng)目管理部門、設(shè)計(jì)部門、采購部門、施工部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同文本進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同條款是否符合本部門的工作要求和利益，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患等，并提出審核意見。3.公司會審：合同管理部門匯總各部門的審核意見后，組織召開合同會審會議。會審會議應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及合同管理人員參加。在會審會議上，對合同文本進(jìn)行全面審查，對各部門提出的審核意見進(jìn)行討論和研究，形成會審結(jié)論。4.審核通過的合同文本，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章后生效。對于審核未通過的合同文本，合同管理部門應(yīng)根據(jù)會審意見及時(shí)與合同對方進(jìn)行溝通協(xié)商，對合同文本進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（四）合同簽訂1.合同簽訂前，合同管理部門應(yīng)確保合同文本已經(jīng)過審核通過，并辦理相關(guān)簽字蓋章手續(xù)。2.合同簽訂時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的簽訂程序和方式進(jìn)行，確保合同簽訂的真實(shí)性、合法性和有效性。3.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同文本副本分發(fā)給相關(guān)部門，并做好合同編號、歸檔等工作。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防控措施等。2.合同交底應(yīng)采用會議、培訓(xùn)、書面資料等形式進(jìn)行，確保相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)和工作要求。3.合同交底記錄應(yīng)妥善保存，作為合同履行過程中的重要參考資料。（二）進(jìn)度管理1.項(xiàng)目管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定的工期要求，制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并將進(jìn)度計(jì)劃分解到各個(gè)階段和具體責(zé)任人。2.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)進(jìn)度偏差并采取有效的糾偏措施。對于因不可抗力或其他不可預(yù)見因素導(dǎo)致的進(jìn)度延誤，應(yīng)及時(shí)與合同對方溝通協(xié)商，辦理相關(guān)的工期順延手續(xù)。3.設(shè)計(jì)部門、采購部門、施工部門等應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，按時(shí)完成各自的工作任務(wù)，并及時(shí)向項(xiàng)目管理部門反饋工作進(jìn)展情況。（三）質(zhì)量管理1.設(shè)計(jì)部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及合同約定，提供高質(zhì)量的設(shè)計(jì)文件，并對設(shè)計(jì)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.采購部門應(yīng)確保采購的物資和設(shè)備符合質(zhì)量要求，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對于不合格的物資和設(shè)備，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保項(xiàng)目質(zhì)量不受影響。3.施工部門應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)文件和施工規(guī)范進(jìn)行施工，確保施工質(zhì)量符合合同要求。建立健全質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)施工過程中的質(zhì)量控制和檢驗(yàn)檢測工作。4.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期組織質(zhì)量檢查和評估，對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到合同標(biāo)準(zhǔn)。（四）安全管理1.施工部門應(yīng)建立健全安全生產(chǎn)管理制度，加強(qiáng)施工現(xiàn)場的安全管理，確保施工安全。2.采購部門應(yīng)確保采購的物資和設(shè)備符合安全要求，提供必要的安全技術(shù)資料。3.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期組織安全檢查和隱患排查，對發(fā)現(xiàn)的安全問題及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保項(xiàng)目施工安全。4.對于因安全事故導(dǎo)致的損失，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確責(zé)任方并進(jìn)行處理。（五）成本管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財(cái)務(wù)管理制度，做好合同款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理工作，確保合同款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.項(xiàng)目管理部門應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目成本控制，嚴(yán)格按照合同約定的價(jià)款進(jìn)行結(jié)算，避免超支現(xiàn)象的發(fā)生。3.采購部門應(yīng)通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式，合理控制物資和設(shè)備的采購成本，確保采購價(jià)格符合市場行情和合同要求。4.設(shè)計(jì)部門應(yīng)在滿足項(xiàng)目功能和質(zhì)量要求的前提下，優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，降低設(shè)計(jì)成本。（六）溝通協(xié)調(diào)1.在合同履行過程中，各部門之間應(yīng)保持密切溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.項(xiàng)目管理部門應(yīng)定期組織召開項(xiàng)目協(xié)調(diào)會，通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目中存在的問題。3.對于涉及合同變更、索賠等重大事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和協(xié)商，形成一致意見后按照合同約定和相關(guān)程序辦理。五、合同變更管理（一）變更提出1.在合同履行過程中，因項(xiàng)目實(shí)際情況發(fā)生變化，需要對合同進(jìn)行變更的，應(yīng)由提出變更的一方填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同價(jià)款及工期的影響等。2.《合同變更申請表》應(yīng)經(jīng)提出變更方的部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給項(xiàng)目管理部門。（二）變更評估1.項(xiàng)目管理部門收到《合同變更申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門對變更事項(xiàng)進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面的影響等。2.相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，對變更事項(xiàng)進(jìn)行分析和論證，提出評估意見。項(xiàng)目管理部門匯總各部門的評估意見后，形成變更評估報(bào)告。（三）變更審批1.變更評估報(bào)告經(jīng)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)變更評估報(bào)告和項(xiàng)目實(shí)際情況，做出是否批準(zhǔn)變更的決定。2.對于涉及重大變更事項(xiàng)的，應(yīng)提交公司董事會或股東會審議批準(zhǔn)。（四）變更實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)的合同變更事項(xiàng)，由項(xiàng)目管理部門組織相關(guān)部門按照變更后的要求進(jìn)行實(shí)施。2.合同管理部門應(yīng)及時(shí)對合同變更內(nèi)容進(jìn)行修訂，并將變更后的合同文本分發(fā)給相關(guān)部門。3.在合同變更實(shí)施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照變更后的合同條款進(jìn)行執(zhí)行，確保變更事項(xiàng)得到有效落實(shí)。六、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請1.項(xiàng)目完成并通過驗(yàn)收后，項(xiàng)目管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同結(jié)算工作。由項(xiàng)目管理部門填寫《合同結(jié)算申請表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目完成情況、結(jié)算依據(jù)、結(jié)算金額等。2.《合同結(jié)算申請表》應(yīng)附相關(guān)的結(jié)算資料，如項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、工程量清單、發(fā)票等。（二）結(jié)算審核1.合同管理部門收到《合同結(jié)算申請表》及相關(guān)結(jié)算資料后，應(yīng)組織財(cái)務(wù)部門、采購部門、施工部門等相關(guān)部門進(jìn)行結(jié)算審核。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同款項(xiàng)的支付情況進(jìn)行審核，確保已支付款項(xiàng)與合同約定相符。采購部門負(fù)責(zé)對物資和設(shè)備的采購價(jià)格及結(jié)算情況進(jìn)行審核。施工部門負(fù)責(zé)對工程量及施工費(fèi)用進(jìn)行審核。3.各部門審核通過后，合同管理部門匯總審核意見，形成結(jié)算審核報(bào)告。（三）結(jié)算審批1.結(jié)算審核報(bào)告經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)結(jié)算審核報(bào)告和項(xiàng)目實(shí)際情況，批準(zhǔn)合同結(jié)算金額。2.對于涉及金額較大或存在爭議的結(jié)算事項(xiàng)，應(yīng)提交公司審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)通過后再進(jìn)行結(jié)算審批。（四）結(jié)算支付1.經(jīng)批準(zhǔn)的合同結(jié)算金額，由財(cái)務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時(shí)間進(jìn)行支付。2.在支付合同款項(xiàng)前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保相關(guān)手續(xù)齊全，如發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)算審批單等。對于不符合支付條件的，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，待條件具備后再進(jìn)行支付。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同履行過程中的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的合同糾紛隱患，并采取有效的預(yù)防措施。2.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，避免因工作失誤或誤解導(dǎo)致合同糾紛的發(fā)生。3.定期對合同管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題及時(shí)完善合同管理制度和流程，提高合同管理水平。（二）糾紛處理1.當(dāng)合同糾紛發(fā)生時(shí)，合同管理部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)資料，了解糾紛的情況和原因，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.公司應(yīng)成立糾紛處理小組，由合同管理部門牽頭，相關(guān)部門人員參加。糾紛處理小組應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，制定糾紛處理方案，明確處理措施和責(zé)任人。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)積極與合同對方進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決糾紛。4.糾紛處理結(jié)束后，糾紛處理小組應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，形成糾紛處理報(bào)告，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為今后合同管理工作的參考。八、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)收集合同文本及相關(guān)資料，包括合同談判記錄、審核意見、變更文件、結(jié)算資料、糾紛處理文件等。2.各部門應(yīng)按照合同管理部門的要求，及時(shí)將本部門在合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料提交給合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)對收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、項(xiàng)目名稱、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。2.對合同檔案資料進(jìn)行編號、編目，建立檔案目錄清單，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內(nèi)。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、滅火器、除濕機(jī)等，確保檔案資料的安全和完整。3.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍