相城區(qū)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)相城區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展和各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于相城區(qū)行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱各單位）的檔案管理工作。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）管理職責(zé)1.相城區(qū)檔案局是本區(qū)檔案工作的主管部門，負(fù)責(zé)對全區(qū)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.各單位應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并接受區(qū)檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，將在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料，及時收集齊全，歸檔保存。2.重點(diǎn)收集反映本單位主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)工作、基本建設(shè)項(xiàng)目、科研成果、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、會計核算等方面的文件材料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，明確各部門和人員在文件材料形成過程中的職責(zé)，確保文件材料的及時收集和完整。2.對歸檔的文件材料，應(yīng)做到字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.歸檔文件材料應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.科技檔案、會計檔案等專門檔案的整理，應(yīng)按照國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。三、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。2.配置溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，保障檔案的安全保管。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。各單位應(yīng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，確定各類檔案的保管期限。（四）檔案的鑒定與銷毀1.各單位應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的價值進(jìn)行評估，提出存毀意見。2.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。四、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱相城區(qū)有關(guān)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱登記表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和期限，經(jīng)相城區(qū)檔案局批準(zhǔn)后，到指定的檔案保管單位查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)相城區(qū)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注、污損等。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。五、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各單位應(yīng)將電子文件的收集納入文件材料形成過程，確保電子文件的齊全、完整。2.電子檔案應(yīng)按照國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲在脫機(jī)載體或在線存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.對電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)進(jìn)行監(jiān)測和維護(hù)，確保電子檔案的安全。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案應(yīng)通過授權(quán)的計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。2.對電子檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行記錄，以便追溯和審計。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)相城區(qū)檔案局應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，整合各類檔案資源，建立統(tǒng)一的檔案信息共享平臺。3.推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。（三）保障措施1.各單位應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的投入，保障檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)等條件。2.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體相城區(qū)檔案局負(fù)責(zé)對全區(qū)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.電子檔案管理情況。5.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查。相城區(qū)檔案局每年組織一次對全區(qū)各單位檔案管理工作的定期檢查。2.不定期抽查。相城區(qū)檔案局根據(jù)工作需要，不定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行抽查。（四）檢查結(jié)果處理1.對檔案管理工作成績突出的單位，相城區(qū)檔案局應(yīng)予以表彰和獎勵。2.對檔案管理工作存在問題的單位