檔案信息化管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案信息化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案信息化管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一規(guī)劃原則。檔案信息化建設(shè)應(yīng)納入公司整體信息化建設(shè)規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一管理。2.安全保密原則。確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和利用過程中的安全保密，防止信息泄露、篡改和丟失。3.便捷高效原則。充分利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、利用和共享。4.全程管理原則。對(duì)檔案從形成、收集、整理、存儲(chǔ)到利用的全過程進(jìn)行信息化管理，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。二、檔案信息化管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司檔案信息化管理的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的數(shù)字化加工、存儲(chǔ)和管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息化管理工作，開展檔案信息化培訓(xùn)和宣傳。5.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.負(fù)責(zé)配合公司檔案管理部門做好本部門檔案的數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)錄入工作。3.負(fù)責(zé)本部門檔案信息化系統(tǒng)的使用和管理，按照規(guī)定權(quán)限查閱和利用檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案信息安全保密工作，防止檔案信息泄露。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為公司檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持和保障，協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)選型和開發(fā)。2.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)工作，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)和維護(hù)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題。三、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)根據(jù)檔案管理需求和信息化發(fā)展趨勢(shì)，建設(shè)功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行設(shè)計(jì)、開發(fā)和測(cè)試，確保系統(tǒng)的質(zhì)量和性能。（二）硬件設(shè)施1.公司應(yīng)配備必要的檔案信息化硬件設(shè)施，包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備等。2.硬件設(shè)施應(yīng)滿足檔案信息化管理的需要，具備良好的性能和可靠性，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。3.應(yīng)建立硬件設(shè)施的管理制度，明確使用、維護(hù)、保管等職責(zé)，確保硬件設(shè)施的正常運(yùn)行。（三）軟件系統(tǒng)1.公司應(yīng)選用符合國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際需求的檔案管理軟件系統(tǒng)。2.軟件系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、日志記錄等功能，確保檔案信息的安全和管理的規(guī)范。3.應(yīng)定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)軟件漏洞和問題，保證軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。（四）數(shù)字化加工1.對(duì)公司重要的紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化加工應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.數(shù)字化加工過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)錄入、圖像處理、存儲(chǔ)等工作，保證數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.對(duì)數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息的檢索和利用。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理要求，及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，包括文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像等。2.對(duì)公司重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)收集，確保檔案的齊全和完整。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)加強(qiáng)收集和管理，嚴(yán)格保密措施。（二）收集要求1.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案信息的時(shí)效性和真實(shí)性。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和整理，及時(shí)移交公司檔案管理部門。3.在檔案收集過程中，應(yīng)做好檔案的登記和簽收工作，明確檔案的來源、數(shù)量、內(nèi)容等信息。（三）整理原則1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.應(yīng)按照國(guó)家檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，確保檔案信息的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，編制檔案目錄，建立檔案實(shí)體分類體系。2.對(duì)電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并與紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)。3.在檔案整理過程中，應(yīng)做好檔案的裝訂、編頁(yè)、裱糊等工作，確保檔案的整齊和美觀。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.公司檔案應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。3.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行異地備份存儲(chǔ)，確保檔案信息的安全性和可靠性。（二）存儲(chǔ)要求1.電子檔案存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。2.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)應(yīng)按照檔案保管期限和類別進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.應(yīng)建立檔案存儲(chǔ)管理制度，定期對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查和清理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存儲(chǔ)過程中出現(xiàn)的問題。（三）保管期限1.公司檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.對(duì)涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等檔案應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管；對(duì)一般性檔案應(yīng)列為短期保管。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全性和有效性。（四）安全保密1.公司應(yīng)建立健全檔案信息安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理。2.對(duì)檔案信息的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，授予相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.在檔案信息存儲(chǔ)、傳輸和利用過程中，應(yīng)采取加密、身份認(rèn)證、防火墻等安全技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格保密措施，防止信息泄露。六、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.公司應(yīng)建立完善的檔案檢索工具，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文檢索系統(tǒng)等，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找檔案信息。2.檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包含檔案的題名、編號(hào)、日期、保管期限、密級(jí)等基本信息，便于用戶進(jìn)行分類檢索和模糊檢索。3.全文檢索系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)n案的正文內(nèi)容進(jìn)行檢索，提高檔案信息的利用效率。（二）檢索方式1.用戶可以通過檔案信息化管理系統(tǒng)提供的檢索界面，按照檔案的分類、編號(hào)、題名等信息進(jìn)行檢索。2.系統(tǒng)應(yīng)支持多種檢索方式，如簡(jiǎn)單檢索、高級(jí)檢索、組合檢索等，滿足用戶不同的檢索需求。3.在檢索過程中，系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崟r(shí)顯示檢索結(jié)果，并提供詳細(xì)的檔案信息，包括檔案的內(nèi)容摘要、來源、保管期限等。（三）利用流程1.用戶如需利用檔案，應(yīng)向公司檔案管理部門提交檔案利用申請(qǐng)，說明利用目的、內(nèi)容和范圍等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)用戶的申請(qǐng)，對(duì)檔案進(jìn)行審核，符合利用條件的，予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案信息。3.用戶在利用檔案過程中，應(yīng)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案利用完畢后，用戶應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案利用登記簿上簽字確認(rèn)。（四）統(tǒng)計(jì)分析1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括檔案利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的等，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。2.應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)和上報(bào)檔案利用情況。3.通過對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題和不足，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。七、檔案信息化管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案信息化管理工作符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案信息化管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的管理。2.檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等。3.檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，包括數(shù)據(jù)錄入、圖像處理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。4.檔案信息安全保密措施的落實(shí)情況，包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、備份與恢復(fù)等。（三）問題整改