_會計(jì)檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作。定義本辦法所稱會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。具體包括會計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿）、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告（月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告）以及其他會計(jì)資料（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料）。會計(jì)檔案的歸檔歸檔范圍1.會計(jì)憑證類原始憑證：包括外來原始憑證（如發(fā)票、收據(jù)、銀行結(jié)算憑證等）和自制原始憑證（如收料單、領(lǐng)料單、工資結(jié)算單等）。記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。2.會計(jì)賬簿類總賬：按照總分類賬戶分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)詳細(xì)情況的賬簿。日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。固定資產(chǎn)卡片：記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片式賬簿。其他輔助性賬簿：如備查賬簿等，用于對某些在序時(shí)賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：包括會計(jì)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及相關(guān)附表）、會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書。年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：是全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的文件，包括會計(jì)報(bào)表、會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他會計(jì)資料類銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對公司銀行存款日記賬與銀行對賬單余額是否相符的表格。銀行對賬單：銀行提供給公司的記錄其銀行賬戶收支情況的單據(jù)。納稅申報(bào)表：公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅時(shí)填寫的表格。會計(jì)檔案移交清冊：用于記錄會計(jì)檔案移交情況的清單。會計(jì)檔案保管清冊：記錄會計(jì)檔案保管情況的清冊。會計(jì)檔案銷毀清冊：記錄會計(jì)檔案銷毀情況的清冊。會計(jì)檔案鑒定意見書：對會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定后出具的書面意見。歸檔要求1.會計(jì)憑證的歸檔會計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)按月裝訂成冊，每冊憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、憑證種類、憑證編號、年度、月份、起止日期、憑證冊數(shù)等信息。裝訂時(shí)，應(yīng)將記賬憑證連同所附的原始憑證按照編號順序折疊整齊，加具封面、封底，用線繩裝訂牢固，并在裝訂處加蓋裝訂人印章。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號。2.會計(jì)賬簿的歸檔會計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)及時(shí)裝訂成冊，并加具封面、封底。封面上應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿編號等信息?；铐撌劫~簿應(yīng)按賬戶順序編號，并裝訂成冊，裝訂后應(yīng)在封面上注明賬簿名稱、所屬年度、賬簿編號等信息。訂本式賬簿應(yīng)保持原有的頁碼順序，不得隨意撕毀或添加賬頁。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的歸檔月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)編制完成，并及時(shí)報(bào)送有關(guān)部門和人員。同時(shí)，應(yīng)將其裝訂成冊，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、報(bào)告名稱、所屬期間等信息。年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后四個(gè)月內(nèi)編制完成，并及時(shí)報(bào)送有關(guān)部門和人員。年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)裝訂成冊，加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、報(bào)告名稱、所屬年度等信息。4.其他會計(jì)資料的歸檔銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會計(jì)資料應(yīng)按月或按年整理裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、資料名稱、所屬期間等信息。會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書等應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，并妥善保管。歸檔時(shí)間1.會計(jì)憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后及時(shí)裝訂成冊，并在次月15日前歸檔保管。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后一個(gè)月內(nèi)裝訂成冊，并歸檔保管。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)在編制完成后及時(shí)報(bào)送有關(guān)部門和人員，并在報(bào)送后一個(gè)月內(nèi)將其歸檔保管。4.其他會計(jì)資料應(yīng)在形成后及時(shí)整理裝訂成冊，并在次月15日前歸檔保管。會計(jì)檔案的保管保管機(jī)構(gòu)公司設(shè)立專門的會計(jì)檔案室，配備專人負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的保管工作。會計(jì)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保會計(jì)檔案的安全完整。保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，如下表所示：|會計(jì)檔案名稱|保管期限|備注||||||會計(jì)憑證|30年|包括原始憑證、記賬憑證||會計(jì)賬簿|30年|總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿||財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告|年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告10年|||其他會計(jì)資料|銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表10年；會計(jì)檔案移交清冊30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書永久||保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，排列整齊，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查閱。2.對磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計(jì)檔案丟失。3.會計(jì)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會計(jì)檔案提供給外部人員查閱、復(fù)制或借出。會計(jì)檔案的查閱與復(fù)制查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在會計(jì)檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，并由檔案保管人員陪同。2.外部單位因特殊原因需要查閱公司會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在會計(jì)檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，并由檔案保管人員陪同。3.查閱會計(jì)檔案時(shí)，不得在會計(jì)檔案上涂畫、拆封或抽換，不得將會計(jì)檔案帶出公司。如有特殊情況需要帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)制規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)在會計(jì)檔案復(fù)制登記簿上進(jìn)行登記。2.外部單位因特殊原因需要復(fù)制公司會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)在會計(jì)檔案復(fù)制登記簿上進(jìn)行登記，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。會計(jì)檔案的移交內(nèi)部移交1.會計(jì)人員工作調(diào)動或因故離職時(shí)，必須將本人所經(jīng)管的會計(jì)檔案全部移交給接替人員。移交人員應(yīng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。外部移交1.公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。2.公司分立后原公司存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管；公司分立后原公司解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管。3.公司合并后原各公司解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各公司的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的公司統(tǒng)一保管；公司合并后原各公司仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各公司保管。會計(jì)檔案的銷毀銷毀鑒定公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織公司會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門共同進(jìn)行。銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：由公司檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。公司負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。公司檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與會計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事