陜西檔案管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為了加強(qiáng)陜西檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本省行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面利用的原則。（四）管理職責(zé)各級檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展，將檔案管理工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，明確檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員，提供必要的工作條件，保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。二、檔案的收集與整理（一）歸檔范圍單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本省有關(guān)規(guī)定，定期收集、整理本單位在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，具體歸檔范圍包括：1.文書檔案：反映本單位職能活動和歷史面貌的各類文件材料。2.科技檔案：在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的技術(shù)文件材料。3.人事檔案：個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況等方面的文件材料。4.會計(jì)檔案：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料。5.業(yè)務(wù)檔案：在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的專業(yè)性文件材料。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映單位重要活動和歷史事件的聲像資料。7.電子檔案：通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得拖延、積壓。2.對歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類、組卷、編目等整理工作，確保歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.歸檔的電子文件應(yīng)當(dāng)符合國家和本省有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、格式轉(zhuǎn)換、存儲等處理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，采用“件”為單位進(jìn)行裝訂、編目等操作。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立完整的項(xiàng)目檔案體系。3.人事檔案按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。4.會計(jì)檔案按照會計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，定期裝訂成冊。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的整理規(guī)范。6.聲像檔案應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。7.電子檔案應(yīng)當(dāng)按照邏輯結(jié)構(gòu)和物理存儲方式進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。三、檔案的保管（一）保管場所單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合國家和本省有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)設(shè)施。檔案庫房應(yīng)當(dāng)與辦公區(qū)域、生活區(qū)域分開，確保檔案安全。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、消防器材等，確保檔案保管環(huán)境適宜。對特殊載體檔案，如電子檔案、聲像檔案等，應(yīng)當(dāng)配備相應(yīng)的存儲設(shè)備和保護(hù)裝置。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和本省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。對保管期限已滿的檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家和本省有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案鑒定單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案部門會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成。檔案鑒定小組應(yīng)當(dāng)按照國家和本省有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，提出存毀意見，報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。對經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽署意見后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。四、檔案的利用（一）利用范圍單位應(yīng)當(dāng)按照國家和本省有關(guān)規(guī)定，積極開展檔案利用工作，為社會各方面提供檔案信息服務(wù)。檔案利用范圍包括：1.本單位內(nèi)部查閱、利用檔案，為各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。2.外單位因工作需要查閱、利用本單位檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、利用檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、利用檔案，應(yīng)當(dāng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。2.外單位查閱、利用本單位檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.公民、法人和其他組織查閱、利用檔案，應(yīng)當(dāng)持有有效身份證件，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案行政管理部門批準(zhǔn)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.因工作需要復(fù)印、摘抄檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘抄的檔案材料應(yīng)當(dāng)與原件核對無誤，并注明出處。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制查閱范圍和利用方式。五、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位檔案管理實(shí)際情況，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)錄入、存儲、檢索、共享和安全管理。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與本單位辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效銜接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動采集和共享。（三）數(shù)據(jù)管理1.單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)管理，建立健全數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.檔案信息化數(shù)據(jù)備份應(yīng)當(dāng)采用多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同地點(diǎn)，并定期進(jìn)行異地存儲。3.對檔案信息化數(shù)據(jù)的修改、刪除等操作應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可用性。（四）安全保障1.單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化安全管理，建立健全安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等安全防護(hù)措施，確保檔案信息化系統(tǒng)安全運(yùn)行。2.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問權(quán)限，防止檔案信息泄露。3.對檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)、升級等操作應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。六、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對單位檔案管理情況進(jìn)行抽查。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對本單位檔案工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度建設(shè)情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。5.檔案安全管理情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對檔案管理工作成績突出的單位，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對檔案管理工作存在問題的單位，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令限期整改。對逾期未整改或者整改后仍不符合要求的單位，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法予以處罰。3.單位對監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)當(dāng)進(jìn)行認(rèn)真分析研究，針對存在的問題，采取有效措施加以改進(jìn)，不斷提高檔案管理水平。七、法律責(zé)任（一）違法行為單位和個(gè)人違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的，由檔案行政管理部門責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，對單位處1萬元以上10萬元以下的罰款，對個(gè)人處500元以上5000元以下的罰款：1.未按照規(guī)定收集、整理、保管檔案的。2.擅自銷毀檔案的。3.擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬