下采購訂單管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司下采購訂單的管理流程，確保采購活動的順利進行，保障公司物資供應的及時性、準確性和經(jīng)濟性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及采購訂單下達、執(zhí)行、跟蹤及變更等相關活動的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購訂單的下達和執(zhí)行必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：訂單內容應準確反映采購需求，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。3.及時性原則：采購部門應及時下達采購訂單，確保供應商按時供應物資，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要。4.經(jīng)濟性原則：在保證物資質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。5.責任明確原則：明確各部門在采購訂單管理過程中的職責和權限，確保責任落實到人。二、采購訂單的下達（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存情況及實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至采購部門。2.《采購申請表》應經(jīng)部門負責人審核簽字，確保申請內容真實、合理、必要。（二）采購需求審核1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，主要審核內容包括：采購需求的合理性、必要性、與生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一致性等。2.對于重大采購項目或特殊物資的采購需求，采購部門應組織相關部門進行會審，共同評估采購需求的可行性和風險。（三）供應商選擇與評估1.根據(jù)采購需求，采購部門在合格供應商名錄中選擇合適的供應商，并向其發(fā)送《采購詢價單》，要求供應商在規(guī)定時間內報價。2.采購部門對供應商的報價進行分析比較，綜合考慮供應商的產(chǎn)品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。3.對于新的供應商，采購部門應按照公司《供應商管理辦法》的規(guī)定，對其進行資質審查、實地考察和評估，確保其具備良好的信譽和供應能力。（四）采購訂單編制與下達1.采購部門根據(jù)與供應商談判確定的采購價格、交貨時間、交貨地點等條款，編制《采購訂單》。2.《采購訂單》應明確采購物資的詳細信息、雙方的權利義務、違約責任等內容，并經(jīng)采購部門負責人審核簽字。3.采購訂單編制完成后，采購部門應及時將其發(fā)送給供應商，并要求供應商簽字確認。同時，采購部門應將采購訂單副本分發(fā)給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備工作。三、采購訂單的執(zhí)行與跟蹤（一）供應商備貨與發(fā)貨1.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織備貨，并在規(guī)定的交貨時間前發(fā)貨。2.供應商發(fā)貨后，應及時將發(fā)貨信息（如發(fā)貨日期、運輸單號、預計到貨時間等）通知采購部門和公司相關部門。（二）到貨驗收1.倉庫管理部門在收到供應商發(fā)貨通知后，應做好收貨準備工作，并在物資到貨時進行驗收。2.驗收人員應按照采購訂單要求和相關質量標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等進行逐一核對。對于驗收合格的物資，驗收人員應在《到貨驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，驗收人員應及時填寫《不合格品報告》，說明不合格原因，并通知采購部門與供應商協(xié)商處理。3.采購部門應及時跟蹤物資的到貨情況，對于因供應商原因導致的交貨延遲或物資質量問題，采購部門應與供應商溝通協(xié)調，要求其采取相應的解決措施。（三）訂單執(zhí)行情況跟蹤1.采購部門應建立采購訂單執(zhí)行情況跟蹤臺賬，定期對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時掌握物資的到貨時間、驗收情況、付款進度等信息。2.對于采購訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的異常情況，如交貨延遲、質量問題、供應商破產(chǎn)等，采購部門應及時分析原因，并采取相應的措施進行處理，確保采購訂單的順利執(zhí)行。四、采購訂單的變更與終止（一）采購訂單變更1.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調整、設計變更、市場價格波動等原因需要變更采購訂單內容的，采購部門應及時與供應商協(xié)商溝通，并填寫《采購訂單變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容及對訂單執(zhí)行的影響。2.《采購訂單變更申請表》應經(jīng)采購部門負責人審核簽字，并提交至相關部門審批。審批通過后，采購部門應及時將變更后的采購訂單發(fā)送給供應商，并要求其簽字確認。3.采購訂單變更后，采購部門應及時通知相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應的調整工作。（二）采購訂單終止1.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因供應商無法履行合同、采購需求取消、不可抗力等原因需要終止采購訂單的，采購部門應及時與供應商協(xié)商溝通，并填寫《采購訂單終止申請表》，詳細說明終止原因及對雙方的影響。2.《采購訂單終止申請表》應經(jīng)采購部門負責人審核簽字，并提交至相關部門審批。審批通過后，采購部門應及時將采購訂單終止的通知發(fā)送給供應商，并要求其確認。3.采購訂單終止后，采購部門應及時清理相關文件和資料，如采購訂單副本、到貨驗收單、發(fā)票等，并按照公司財務制度的規(guī)定辦理相關結算手續(xù)。五、采購訂單的付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商開具的發(fā)票后，應按照采購合同的約定和公司財務制度的規(guī)定，填寫《付款申請表》，詳細說明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并提交至財務部門。2.《付款申請表》應經(jīng)采購部門負責人審核簽字，并附上采購訂單副本、到貨驗收單、發(fā)票等相關憑證。（二）付款審核1.財務部門收到《付款申請表》后，對付款申請進行審核，主要審核內容包括：采購訂單的執(zhí)行情況、到貨驗收情況、發(fā)票的真實性和合法性、付款金額的準確性等。2.對于不符合付款條件的申請，財務部門應及時通知采購部門，并說明原因，要求其補充或更正相關資料。（三）付款審批1.付款申請經(jīng)財務部門審核通過后，按照公司的審批流程提交至相關領導審批。2.審批通過后，財務部門應按照審批意見及時安排付款，并做好付款記錄。六、采購訂單的檔案管理（一）檔案收集1.采購部門應負責采購訂單相關文件和資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.采購訂單相關文件和資料包括：采購申請表、采購詢價單、采購訂單、到貨驗收單、發(fā)票、付款申請表、采購訂單變更申請表、采購訂單終止申請表等。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門應按照時間順序和類別對采購訂單相關文件和資料進行整理，編制檔案目錄，并將其裝訂成冊。2.整理后的檔案應及時歸檔至公司檔案管理部門，由檔案管理部門按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱或借閱采購訂單檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應按照審批意見，為查閱或借閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱或借閱記錄。查閱或借閱人員應在規(guī)定時間內歸還檔案資料，不得擅自復印、轉借或泄露檔案內容。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對采購訂單管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購訂單的下達、執(zhí)行、跟蹤、變更、終止及付款等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定和公司相關制度的要求。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司應建立采購訂單管理考核評價機制，對采購部門及相關人員在采購訂單管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核評價指標包括：采購訂單下達的及時性、準確性，采購成本控制情況，物資到貨率，驗收合格率，供應商滿意度等。