檔案大集中管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案資源的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，避免檔案分散保存導(dǎo)致的管理混亂和資源浪費(fèi)。2.依法依規(guī)原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動的合法性、規(guī)范性。3.完整準(zhǔn)確原則：注重檔案的收集、整理和歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實反映公司/組織的各項工作和歷史面貌。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用體系，方便公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，作為檔案集中管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理中心可根據(jù)實際需要設(shè)置綜合檔案室、分類檔案室等業(yè)務(wù)部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)全公司/組織各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。5.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔工作，為公司/組織的決策提供檔案支持。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，向上級主管部門報告檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（三）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位各類檔案的形成、積累和初步整理工作，按照檔案管理中心的要求及時移交檔案。2.明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作的正常開展。3.配合檔案管理中心做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、工作計劃、總結(jié)等。2.科技檔案：包括科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等，涵蓋項目立項、研究開發(fā)、設(shè)計、施工、驗收等全過程的文件資料。3.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、職稱評定、獎懲情況等檔案材料。4.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算等檔案資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點和管理需求，確定具體的業(yè)務(wù)檔案收集范圍，如市場營銷檔案、客戶檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核，剔除不符合要求的材料。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.采用統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和方法，保證檔案整理工作的一致性和準(zhǔn)確性。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和索引。3.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，建立員工個人檔案，編制檔案目錄和索引。4.財務(wù)檔案：按照會計年度、保管期限、檔案類別等進(jìn)行分類整理，建立會計檔案冊，編制檔案目錄和索引。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理需求，制定具體的分類整理方法，確保業(yè)務(wù)檔案的有序管理。四、檔案的鑒定與保管期限（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司/組織的整體利益和長遠(yuǎn)發(fā)展出發(fā)，綜合考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。3.檔案鑒定工作應(yīng)遵循嚴(yán)格的程序和方法，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司/組織的各類檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。（四）檔案鑒定程序1.檔案管理中心定期組織檔案鑒定小組對到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容和價值，根據(jù)檔案鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見。2.對擬銷毀的檔案，檔案管理中心應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場所建設(shè)1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，定期對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱利用區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)保持相對獨立，避免相互干擾。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號、上架的方式進(jìn)行保管，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行存放；對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的信息化管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）檔案保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，做好檔案庫房的日常巡查和記錄工作。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、消毒、修復(fù)等處理，對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺等操作，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案保護(hù)應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況，制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保在緊急情況下能夠迅速有效地保護(hù)檔案。六、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索體系建設(shè)1.建立完善的檔案檢索體系，包括紙質(zhì)檔案目錄檢索和電子檔案信息檢索系統(tǒng)。紙質(zhì)檔案目錄應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行編制，便于查找和利用；電子檔案信息檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速檢索、模糊檢索、組合檢索等功能，提高檔案檢索效率。2.檔案檢索體系應(yīng)涵蓋公司/組織各類檔案的基本信息，如檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、存放位置等，為檔案利用者提供全面、準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。3.定期對檔案檢索體系進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。隨著檔案管理信息化的不斷發(fā)展，應(yīng)逐步實現(xiàn)檔案檢索體系與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，提高檔案信息資源的共享程度。（二）檔案利用制度1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序、方式等要求，確保檔案利用工作的規(guī)范有序進(jìn)行。2.公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理中心辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理中心應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》的審批意見，為檔案利用者提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。嚴(yán)禁檔案利用者擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。4.對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）檔案利用統(tǒng)計與分析1.檔案管理中心應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計制度，定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，包括檔案查閱人次、查閱檔案數(shù)量、利用目的分布等信息。2.通過對檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對檔案的需求情況，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)。3.根據(jù)檔案利用統(tǒng)計分析結(jié)果，檔案管理中心應(yīng)及時調(diào)整檔案管理策略和服務(wù)方式，提高檔案利用效率，更好地滿足公司/組織發(fā)展的需要。七、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立覆蓋公司/組織全范圍的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的共享和整合，打破檔案信息壁壘，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.檔案信息資源整合：將公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案信息進(jìn)行整合，實現(xiàn)檔案信息的集中統(tǒng)一管理和共享利用。4.檔案信息化安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障制度，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備良好的兼容性和擴(kuò)展性，能夠與公司/組織內(nèi)部其他信息系統(tǒng)進(jìn)行對接和數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)信息資源的共享和整合。2.檔