中石化資料管理辦法一、總則（一）目的為加強中國石油化工集團公司（以下簡稱“中石化”）資料管理工作，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮資料在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中石化總部及所屬各企事業(yè)單位、分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“各單位”）的資料管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：資料管理工作在中石化總部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，實行分級負(fù)責(zé)、歸口管理。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：建立健全資料管理的各項規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.科學(xué)分類原則：按照資料的形成規(guī)律、來源渠道、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于資料的收集、整理、存儲、檢索和利用。4.安全保密原則：加強資料的安全保密管理，確保資料不泄露、不丟失、不損壞，維護(hù)公司的合法權(quán)益。二、管理職責(zé)（一）總部職責(zé)1.制定和完善中石化資料管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各單位的資料管理工作。3.負(fù)責(zé)中石化總部資料的收集、整理、存儲、檢索和利用等工作。4.組織開展資料管理工作的培訓(xùn)、交流和考核等活動。（二）各單位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行中石化資料管理的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位實際情況，制定具體的實施細(xì)則和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)本單位資料的收集、整理、存儲、檢索和利用等工作。3.定期向上級主管部門報送資料管理工作情況報告。4.配合總部做好資料管理工作的相關(guān)檢查、考核等活動。（三）歸口管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)資料的收集、整理、審核和歸檔等工作。2.指導(dǎo)和督促本部門所屬單位做好資料管理工作。3.配合總部和其他部門做好資料的共享、利用等工作。（四）資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)資料的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.做好資料的存儲、保管和安全保密工作，定期對資料進(jìn)行檢查、盤點，確保資料的完整和安全。3.熟練掌握資料檢索工具和方法，為公司內(nèi)部人員提供資料查詢服務(wù)。4.積極參與資料的開發(fā)利用工作，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供支持。三、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括中石化總部及各單位發(fā)布的各類行政公文、通知、通報、報告等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類：涵蓋生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計報表、銷售合同、采購訂單、財務(wù)報表等與生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的資料。3.技術(shù)研發(fā)類：涉及科研項目立項報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利技術(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)研發(fā)過程中的資料。4.安全環(huán)保類：包含安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)境監(jiān)測報告、安全檢查記錄等與安全環(huán)保工作有關(guān)的資料。5.人力資源類：如員工檔案、招聘信息、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等人力資源管理方面的資料。6.物資設(shè)備類：包括物資采購清單、設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備報廢報告等物資設(shè)備管理的資料。7.企業(yè)文化類：如企業(yè)宣傳資料、文化活動記錄、員工行為規(guī)范等反映企業(yè)文化建設(shè)的資料。（二）編號規(guī)則1.資料編號采用層次編碼法，由單位代碼、分類代碼、年份代碼、順序號等部分組成。2.單位代碼：用中石化各單位的統(tǒng)一代碼表示。3.分類代碼：按照資料分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政文件類用“XZ”表示，生產(chǎn)經(jīng)營類用“SC”表示等。4.年份代碼：用四位數(shù)字表示資料形成的年份。5.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。例如，中石化某單位2023年形成的第5份行政文件，其編號為：[單位代碼]XZ2023005。四、資料收集（一）收集范圍各單位應(yīng)按照本辦法規(guī)定的資料分類，全面收集本單位在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動、技術(shù)研發(fā)等過程中形成的各類資料。（二）收集渠道1.內(nèi)部產(chǎn)生：各部門、各崗位在工作中形成的資料，由相關(guān)人員及時整理后移交資料管理人員。2.外部獲?。和ㄟ^與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等單位的往來，獲取的各類文件、函件、合同等資料，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集。（三）收集要求1.及時性：資料形成后，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將資料移交資料管理人員，確保資料收集的及時性。2.完整性：收集的資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，不得有虛假信息。五、資料整理（一）整理原則1.遵循資料形成的規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯(lián)系。2.便于資料的存儲、檢索和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進(jìn)行分類，將同一類別的資料集中在一起。2.編號標(biāo)注：對每份資料按照編號規(guī)則進(jìn)行編號，并在資料上標(biāo)注編號。3.編目建冊：編制資料目錄，建立資料臺賬，記錄資料的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。4.裝訂歸檔：對整理好的資料進(jìn)行裝訂，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔。六、資料存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：對于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)建立專門的檔案室進(jìn)行存儲，配備必要的檔案柜、防潮設(shè)備、防火設(shè)備等。2.電子存儲：利用計算機系統(tǒng)和存儲設(shè)備，對資料進(jìn)行電子存儲。電子資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索。（二）存儲要求1.安全可靠：確保資料存儲環(huán)境的安全，防止資料因火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等原因造成損失。2.便于管理：資料存儲應(yīng)便于分類、查找和使用，提高資料管理的效率。3.備份管理：對重要的電子資料應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。七、資料檢索（一）檢索工具1.紙質(zhì)目錄：建立紙質(zhì)資料目錄，按照分類順序排列，便于查找。2.電子索引：利用計算機軟件建立電子資料索引目錄，通過關(guān)鍵詞搜索等方式快速檢索資料。（二）檢索方法1.按分類檢索：根據(jù)資料分類，查找相應(yīng)類別的資料目錄，然后按照目錄中的編號查找具體資料。2.按關(guān)鍵詞檢索：在電子索引目錄中輸入關(guān)鍵詞，快速定位所需資料。八、資料利用（一）利用范圍1.為公司生產(chǎn)經(jīng)營決策提供依據(jù)，如參考?xì)v史生產(chǎn)數(shù)據(jù)、市場分析報告等。2.支持技術(shù)研發(fā)工作，查閱相關(guān)技術(shù)資料、專利文獻(xiàn)等。3.滿足內(nèi)部管理需求，如查詢行政文件、規(guī)章制度等。4.對外提供資料服務(wù)，如向政府部門、合作伙伴等提供相關(guān)資料。（二）利用流程1.申請：公司內(nèi)部人員因工作需要利用資料，應(yīng)填寫資料利用申請表，注明利用目的、資料名稱、編號等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交資料管理部門。資料管理部門根據(jù)情況進(jìn)行審核，對于涉及重要機密或敏感信息的資料，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.提供：資料管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為申請人提供所需資料。申請人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還資料，并確保資料的完好無損。九、資料保密（一）保密制度1.建立健全資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、國家機密等重要資料，實行專人專管，嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.限制訪問：對保密資料的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。2.加密存儲：對電子保密資料進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。3.紙質(zhì)保密：對紙質(zhì)保密資料進(jìn)行專柜存放，限制查閱范圍，借閱需登記。4.人員教育：加強對資料管理人員和涉及資料利用人員的保密教育，提高保密意識。十、資料保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：涉及公司核心機密、長期保存有重要價值的資料，如公司章程、重大決策文件等。2.長期保管：保管期限為10年以上（含10年）的資料，如重要生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)、技術(shù)研發(fā)成果等。3.短期保管：保管期限為110年的資料，如一般性行政文件、日常業(yè)務(wù)報表等。（二）保管期限確定各單位應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)、重要程度、參考價值等因素，按照本辦法規(guī)定的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，合理確定每份資料的保管期限。十一、資料銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價值的資料。2.因機構(gòu)撤銷、業(yè)務(wù)變更等原因不再需要的資料。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于保密期限已滿且解密的保密資料。（二）銷毀程序1.鑒定：由資料管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的資料進(jìn)行鑒定，填寫資料銷毀鑒定表，注明銷毀原因、資料名稱、編號等信息。2.審批：鑒定表經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人審批后，報上級主管部門備案。3.銷毀：采用適當(dāng)?shù)姆绞綄Y料進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。十二、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.中石化總部定期對各單位的資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、存儲、檢索、利用、保密等方面。2.各單位應(yīng)定期對本單