《行程單管理辦法》一、總則（一）目的為加強公司行程單的管理，規(guī)范行程單的使用、開具、保管及核銷等流程，確保行程單的使用符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，保障公司運營的合規(guī)性和財務核算的準確性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部涉及行程單使用的所有部門和員工，包括但不限于銷售部門、客服部門、行政部門等。（三）基本原則1.合法性原則：行程單的管理必須嚴格遵守國家關于交通運輸票務管理的法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.準確性原則：確保行程單信息與實際出行情況一致，準確反映旅客的行程信息。3.安全性原則：加強行程單的保管和存儲，防止遺失、被盜用等情況發(fā)生，保障公司和旅客的信息安全。4.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和職責，嚴格按照規(guī)定進行行程單的開具、使用和核銷。二、行程單概述（一）定義行程單是由國家稅務總局監(jiān)制并按照《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》納入稅務機關發(fā)票管理，是旅客購買國內航空運輸電子客票的付款及報銷的憑證。（二）行程單樣式行程單為一人一票，票面內容包括：航空運輸電子客票行程單、國家稅務總局監(jiān)制、印刷序號、旅客姓名、有效身份證件號碼、簽注、航程、承運人、航班號、座位等級、日期、時間、客票生效日期、有效截止日期、免費行李額、備注、票價、機場建設費、燃油附加費、其他稅費、合計、電子客票號碼、驗證碼、連續(xù)客票、保險費、銷售單位代號、填開單位（蓋章）、填開日期、查詢網址等。三、行程單的申購與領購（一）申購1.各部門根據業(yè)務需求，預估行程單的使用量，填寫《行程單申購申請表》，詳細注明所需行程單的數量、預計使用時間等信息。2.《行程單申購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。3.財務部門根據公司業(yè)務情況和庫存情況，對申購申請進行審核。如申購數量合理且?guī)齑娌蛔?，財務部門將向公司領導提交申購報告，經領導批準后，安排專人向相關票務供應商申購行程單。（二）領購1.行程單由公司指定專人負責領購。領購人員憑公司介紹信、本人有效身份證件及相關申購審批文件，前往票務供應商處領購行程單。2.領購人員在領購行程單時，應仔細核對行程單的數量、號碼等信息，確保領購的行程單與申購審批文件一致。如發(fā)現行程單存在質量問題或信息有誤，應及時與票務供應商溝通解決。3.領購回來的行程單應及時交至公司專門的行程單保管人員處，并辦理交接手續(xù)。交接內容包括行程單的數量、號碼范圍、領購日期等。四、行程單的開具（一）開具流程1.當旅客購買公司機票并需要開具行程單時，銷售人員應在系統(tǒng)中準確錄入旅客的相關信息，包括姓名、有效身份證件號碼、航程、航班號、座位等級、票價等。2.系統(tǒng)根據錄入的信息自動生成行程單電子數據，并將其發(fā)送至公司行程單管理系統(tǒng)。3.行程單管理系統(tǒng)對電子數據進行審核，確保信息準確無誤。審核通過后，系統(tǒng)將生成行程單打印任務。4.專門的行程單打印人員根據打印任務，使用專用的行程單打印機打印行程單。打印過程中，應確保行程單內容清晰、完整，無污損、缺聯等情況。5.打印完成的行程單應加蓋公司發(fā)票專用章，并由銷售人員或指定人員將行程單交付給旅客。（二）開具要求1.行程單必須按照規(guī)定的格式和內容開具，確保票面信息真實、準確、完整。2.行程單上的旅客姓名、有效身份證件號碼等信息應與旅客購票時提供的信息一致，不得隨意更改。3.行程單的開具日期應與旅客購票日期或行程日期相符，不得提前或滯后開具。4.對于團體旅客，應按照實際購票情況分別開具行程單，不得合并開具。五、行程單的保管（一）保管場所公司應設立專門的行程單保管倉庫或保險柜，用于存放未使用的行程單和已開具但尚未核銷的行程單。保管場所應具備防火、防潮、防盜等安全設施，確保行程單的安全存儲。（二）保管人員職責1.行程單保管人員負責行程單的日常保管工作，包括行程單的出入庫登記、庫存盤點等。2.保管人員應定期對行程單進行盤點，確保實際庫存數量與系統(tǒng)記錄一致。如發(fā)現庫存差異，應及時查明原因并報告上級領導。3.保管人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露行程單的相關信息，防止行程單被濫用或盜用。（三）保管期限已開具的行程單應按照國家有關財務檔案管理的規(guī)定進行保管，保管期限為五年。保管期滿后，經公司領導批準，方可按照規(guī)定進行銷毀。六、行程單的核銷（一）核銷流程1.財務部門定期從公司票務系統(tǒng)中導出已開具行程單的電子數據，并與實際使用的行程單進行核對。2.銷售人員或相關業(yè)務人員應及時將已交付給旅客的行程單存根聯交回公司財務部門。財務部門在收到行程單存根聯后，應與導出的電子數據進行逐一核對，確保行程單的開具與使用情況一致。3.對于已使用的行程單，財務部門應在行程單存根聯上加蓋“已核銷”印章，并按照規(guī)定進行歸檔保存。4.如發(fā)現行程單存在未開具、開具錯誤、遺失等情況，財務部門應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。如涉及稅務問題，應按照國家稅務法規(guī)的規(guī)定進行申報和處理。（二）核銷要求1.行程單的核銷應嚴格按照規(guī)定的流程進行，確保每一張行程單都能準確核銷。2.核銷過程中發(fā)現的問題應及時記錄，并向上級領導報告。對于重大問題，應組織相關人員進行調查和處理。3.財務部門應建立行程單核銷臺賬，詳細記錄行程單的開具、使用、核銷等情況，以便于查詢和統(tǒng)計。七、行程單的作廢與遺失處理（一）作廢處理1.如因旅客退票、行程變更等原因需要作廢已開具的行程單，銷售人員應在系統(tǒng)中提交行程單作廢申請，并注明作廢原因。2.行程單管理系統(tǒng)對作廢申請進行審核，審核通過后，系統(tǒng)將自動標記該行程單為作廢狀態(tài)。3.已作廢的行程單應加蓋“作廢”印章，并與存根聯一起妥善保管。保管期限與已開具行程單的保管期限相同。（二）遺失處理1.如發(fā)生行程單遺失情況，旅客應及時向公司提出掛失申請。銷售人員應在系統(tǒng)中記錄掛失信息，并協(xié)助旅客辦理相關掛失手續(xù)。2.公司應根據旅客提供的購票信息和行程信息，核實行程單的真實性。如核實無誤，公司可根據實際情況為旅客重新開具行程單，但應在新開具的行程單上注明“補開”字樣，并在備注欄中注明原行程單的號碼、遺失原因等信息。3.對于因行程單遺失給公司或旅客造成損失的，應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定進行責任認定和賠償處理。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司財務部門負責對行程單的管理情況進行定期檢查，檢查內容包括行程單的申購、領購、開具、保管、核銷等環(huán)節(jié)。2.審計部門應不定期對行程單的管理進行審計監(jiān)督，確保行程單管理的合規(guī)性和準確性。3.各部門應配合財務部門和審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合稅務機關等相關部門對行程單管理情況的檢查和監(jiān)督，及時提供所需的資料和信息。2.如發(fā)現公司行程單管理存在違反法律法規(guī)或行業(yè)標準的情況，應及時整改，并按照規(guī)定接受相關部門的處罰。九、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰：1.對于未按照規(guī)定申購、領購行程單的，責令限期改正，并對相關責任人給予警告處分。2.對于未按照規(guī)定開具行程單，導致行程單信息不準確或虛假開具的，除責令改正外，對相關責任人給予記過處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職或開除處分。3.對于未按照規(guī)定保管行程單，導致行程單遺失、被盜用等情況發(fā)生的，責令相關責任人賠償損失，并給予記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降職或辭退處分。4.對于未按照規(guī)定核銷行程單，導致行程單管理混