檔案痕跡化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和精細(xì)化，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案痕跡化管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類檔案的痕跡化管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)營管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案體系完整。3.可追溯性原則：通過清晰的痕跡記錄，能夠準(zhǔn)確追溯檔案的形成過程、流轉(zhuǎn)情況及使用情況。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，行政公文，人事檔案，印章管理記錄等。2.財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料，資金管理記錄等。3.業(yè)務(wù)類檔案：銷售合同、采購合同、項(xiàng)目合同，客戶資料，市場調(diào)研分析報(bào)告，業(yè)務(wù)往來函件等。4.技術(shù)類檔案：研發(fā)項(xiàng)目文檔，技術(shù)方案，產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，工藝文件，質(zhì)量檢測報(bào)告等。5.其他類檔案：除上述類別以外的其他檔案，如公司榮譽(yù)證書、對(duì)外宣傳資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字。3.類別代碼：行政類檔案用“A”表示，財(cái)務(wù)類檔案用“F”表示，業(yè)務(wù)類檔案用“B”表示，技術(shù)類檔案用“T”表示，其他類檔案用“O”表示。4.順序號(hào)為每類檔案按形成時(shí)間先后順序編制的流水號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際檔案數(shù)量確定。例如，2023年形成的第5份行政類檔案編號(hào)為“23A005”。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門、各崗位工作人員在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類檔案資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰。2.檔案資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫，紙張應(yīng)符合檔案保存要求，電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并確保其可讀性和完整性。（二）收集職責(zé)1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料齊全、完整后移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行統(tǒng)一接收、登記，并對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢并移交。2.對(duì)于定期形成的檔案，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集移交。3.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要事件形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集移交，確保檔案的時(shí)效性。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案集中存放。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案整齊、牢固。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案能夠快速檢索和調(diào)用。（二）歸檔流程1.檔案整理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，編制檔案目錄。2.將整理好的檔案移交檔案管理人員進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行裝訂、編目等后續(xù)處理。3.檔案管理人員將歸檔后的檔案按照類別、年度順序上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息。（三）保管期限劃分1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心機(jī)密以及具有長期查考利用價(jià)值的檔案，如公司章程、股東協(xié)議、重大資產(chǎn)處置文件等。2.定期保管：30年保管：主要為公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程性檔案，如長期合同、重要項(xiàng)目的完整資料等。10年保管：一般性業(yè)務(wù)檔案，如普通合同、日常業(yè)務(wù)報(bào)表等。五、檔案借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司保密管理部門審批同意后方可借閱。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核結(jié)果簽署審批意見，同意借閱的，發(fā)放檔案借閱證，并告知借閱注意事項(xiàng)。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及重要機(jī)密的檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，且原則上不得續(xù)借。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。2.借閱人員歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期，并注銷借閱證。（五）檔案使用限制1.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行操作，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。六、檔案保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、遮光窗簾、空氣凈化器等。（二）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與檔案管理系統(tǒng)記錄一致。2.盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并記錄在案。（三）維護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)紙張老化、字跡褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干、公司內(nèi)部審計(jì)人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如超過保管期限且無查考利用價(jià)值的一般性業(yè)務(wù)檔案，可考慮銷毀。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密但已過保密期限且不再具有保密價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后可進(jìn)行解密和銷毀處理。（三）鑒定流程1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制《檔案鑒定清單》，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案鑒定清單》進(jìn)行審核，通過查閱檔案內(nèi)容、咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)人員等方式，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于確定需要銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)出具《檔案銷毀鑒定意見書》，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)《檔案銷毀鑒定意見書》，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀鑒定意見書》、《檔案銷毀記錄》等相關(guān)資料整理歸檔，永久保存。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，確保檔案信息的及時(shí)更新和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理與歸檔要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，與檔案原件一致。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露、病毒攻擊等安全事件發(fā)生。3.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案痕跡化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案的形成、收集、整理、歸檔、借閱、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）考核機(jī)制1.建立檔案痕跡化管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作