第1章了解會(huì)計(jì)電算化與財(cái)務(wù)軟件

現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，名稱術(shù)語滿天飛，幾天就會(huì)變換出新的花樣來，令人

目不暇接。

于是總會(huì)有人問我，什么是會(huì)計(jì)電算化？它和財(cái)務(wù)軟件有什么區(qū)別？亦或是

有什么聯(lián)系？“會(huì)計(jì)電算化”這個(gè)名字聽起來好大以及好寬泛以及好嚇人，似乎

是一個(gè)常人不容易觸及的高深領(lǐng)域。可是考取會(huì)計(jì)證時(shí)有一門功課就叫“會(huì)計(jì)電

算化”，于是嚇著了許多想要入門者。

其實(shí)，讓我來告訴你，你知道財(cái)務(wù)軟件嗎？你知道電腦記賬嗎？其實(shí)，所謂

“會(huì)計(jì)電算化”只不過是通過財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)電腦記賬的“官方”術(shù)語罷了。

這本書的目的，就是讓你從一點(diǎn)也不知道開始，快速成為一個(gè)會(huì)計(jì)電算化的

高手。

1-1什么是會(huì)計(jì)電算化

會(huì)計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡稱，

是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬以及算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信

息的分析以及預(yù)測以及決策的過程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益,

從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。

目前已經(jīng)時(shí)髦的叫做會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，其實(shí)說白了就是用財(cái)務(wù)軟件代替手工記

賬而已。會(huì)計(jì)電算化也是當(dāng)前工業(yè)與信息化融合的典范，隨著全面信息化的時(shí)代

前進(jìn)，會(huì)計(jì)的電算化以及信息化程度也必將越來越高。

財(cái)務(wù)軟件就是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的最重要的工具之一，當(dāng)然除此之外還需要人。

沒有了人的操作，財(cái)務(wù)軟件也不會(huì)自動(dòng)工作。所以，只要有了一款合適的財(cái)務(wù)軟

件，再有了你一一一個(gè)會(huì)計(jì)或希望成為一個(gè)會(huì)計(jì)的人，我們就可以實(shí)現(xiàn)理想中的

“會(huì)計(jì)電算化”了。

1-1-1會(huì)計(jì)電算化與手工記賬有什么不同

會(huì)計(jì)電算化和手工記賬，一個(gè)基于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，一個(gè)完全依賴于人的手

腦，它們之間當(dāng)然存在著很多差別，但也不乏相互依存之處。這些雖然對(duì)我們做

賬沒有什么實(shí)質(zhì)性的影響，但作為一個(gè)常識(shí)，還是讓我們簡單了解一下吧。

1.相同點(diǎn)

口目標(biāo)相同，都是為了提供會(huì)計(jì)信息，提高企業(yè)效益。

□依據(jù)相同，進(jìn)行核算的依據(jù)都是國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和法律法規(guī)。

口結(jié)果相同，最終都是為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，出具會(huì)計(jì)報(bào)表服務(wù)。對(duì)同一套賬

最終處理結(jié)果完全相同。

口流程相同，業(yè)務(wù)核算的流程基本是相同，由從建賬開始，一直到出具報(bào)

表。

□檔案保管方式相同，無論是手工記賬產(chǎn)生的憑證和賬簿，還是電算化軟

件生成的數(shù)據(jù)，均需要按規(guī)定保管C

2.不同點(diǎn)

盡管手工賬與會(huì)計(jì)電算化有諸多相通之處，但他們的區(qū)別還是十分明顯的。

手工記賬與會(huì)計(jì)電算化的區(qū)別如所示。

手工記賬與會(huì)計(jì)電算化的區(qū)別

項(xiàng)目手工記賬會(huì)計(jì)電算化

使用的工具不同算盤以及計(jì)算器以及筆計(jì)算機(jī)以及財(cái)務(wù)軟件

信息格式及固定格式的賬簿打印并自行裝訂的賬簿以及存放在軟

載體不同盤或硬盤的電子文件

記賬規(guī)則使用固定格式的賬簿記賬，更正錯(cuò)打印出的賬頁需自行裝訂，不能劃線更

不盡相同誤有劃線更正法以及紅字沖銷法以正，已記賬的憑證數(shù)據(jù)不能更改，只可

及藍(lán)字補(bǔ)記法，空白賬頁需要?jiǎng)濅N紅字沖銷或藍(lán)字補(bǔ)記

數(shù)據(jù)處理根據(jù)憑證記賬后，需要人工進(jìn)行賬錄入憑證后，由程序進(jìn)行各種勾稽關(guān)系

過程不同證以及賬賬以及賬表核對(duì)等各項(xiàng)對(duì)的核對(duì)，自動(dòng)對(duì)賬結(jié)賬出報(bào)表

賬結(jié)賬工作

組織體制以及明細(xì)賬以及日記賬以及總賬由不同人員分工發(fā)生變化，只需要設(shè)置憑證錄

人員分工不同崗位人員按照不同的科目，分別在入以及審核以及數(shù)據(jù)維護(hù)等崗位，后續(xù)

不同的賬冊上加以記錄，專人負(fù)責(zé)工作全部自動(dòng)化無須專人負(fù)責(zé)，熠加了

制作報(bào)表計(jì)算機(jī)軟硬件維護(hù)人員。

效率不同工作周期長以及速度慢以及效率低速度快以及質(zhì)量高以及便于查閱信息

1-1-2有了財(cái)務(wù)軟件還需要手工賬嗎

盡管用計(jì)算機(jī)代替手工記賬是許多會(huì)計(jì)夢寐以求的事，但這并不是說一買了

財(cái)務(wù)軟件，就可以完全甩掉手，賬了，即使大家都希望是這樣，因?yàn)槭钟涃~實(shí)

在太麻煩以及太容易出錯(cuò)了。

因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件畢竟是依靠機(jī)器來工作的，它的穩(wěn)定性還是需要時(shí)間來考察的。

為了保證會(huì)計(jì)電算化實(shí)施以后會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量，有一個(gè)大前提必須要滿足，那就

是一?般由手工賬轉(zhuǎn)電腦賬時(shí)，計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行3個(gè)月以上，并行

期間計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行也安全可靠。另外，從財(cái)

務(wù)軟件中打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章也必須齊全。

也就是說，電腦記賬的同時(shí)還需要手工記賬一段時(shí)間，兩者互相印證，以免

電腦出問題帶來大麻煩。

1?1?3應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件前的準(zhǔn)備

一個(gè)企業(yè)要想上一套財(cái)務(wù)軟件，應(yīng)該事先做一些基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

1.配有專用的或主要用于會(huì)計(jì)核算工作的軟硬件系統(tǒng)。設(shè)備是會(huì)計(jì)電算化

的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須配有足夠的專門或主要用于會(huì)計(jì)核算的計(jì)算機(jī)或終端，以及相

應(yīng)的操作系統(tǒng)。軟硬件系統(tǒng)的配置需要按照打算購買的財(cái)務(wù)軟件的類型和版本來

進(jìn)行。

2.配有與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員。總之基本會(huì)計(jì)崗位和電

算化會(huì)計(jì)崗位，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，保持相對(duì)穩(wěn)定。中小

型單位和使用小規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，可根據(jù)本單位的工作情況，設(shè)立一

些必要的電算化崗位，許多崗位可以由一個(gè)人擔(dān)任。

3.建立健全相應(yīng)的內(nèi)部管理制度。包括崗位分工制度以及操作管理制度以

及機(jī)房管理制度以及會(huì)計(jì)檔案管理制度以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。會(huì)計(jì)電

算化中人員分工管理是十分重要的，每個(gè)人對(duì)財(cái)務(wù)軟件的操作權(quán)限都要嚴(yán)格規(guī)定,

以免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被竄改以及盜取或丟失。

當(dāng)然，對(duì)于一個(gè)人員有限的小企業(yè)來說，嚴(yán)格的分工管理顯得不太實(shí)際，但

會(huì)計(jì)人員的自律就變得十分重要了。

1-1-4你知道哪些財(cái)務(wù)軟件

目前市場上的財(cái)務(wù)軟件有很多，大的小的以及簡單的復(fù)雜的……，還有很多

小公司出的小軟件可以免費(fèi)讓你用，要想了解得多一些，不妨上網(wǎng)搜一搜。

每款軟件以及特別是大型開發(fā)商開發(fā)的財(cái)務(wù)軟件都會(huì)區(qū)分不同的系列和版

本，以適應(yīng)不同類型企業(yè)的需求。

不過，一般的財(cái)務(wù)軟件在財(cái)務(wù)處理流程上都大同小異，只是每個(gè)軟件在界面

上會(huì)有所差異，操作方法略有不同，但在賬務(wù)處理方面的主要功能差別并不大。

因此，只要學(xué)會(huì)使用一款，其他的也就差不多了，基本可以依靠自學(xué)掌握。

1-1初識(shí)好朋友

如果要問那款財(cái)務(wù)軟件被用得最多，我想大概要數(shù)好朋友財(cái)務(wù)軟件系列了。

好朋友財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該是我們國家最早的一批電算化軟件之一，因而被廣大的老板

們所熟知。如果你去一個(gè)地方應(yīng)聘財(cái)務(wù)，被問到會(huì)不會(huì)好朋友是常有的事。

所以我們這本書的目的就是要教會(huì)大家如何使用好朋友財(cái)務(wù)軟件。

1-1-1版本及功能模塊簡介

好朋友財(cái)務(wù)軟件分為幾個(gè)系列，適應(yīng)于不同規(guī)模的企業(yè)，每個(gè)系列下又有多

個(gè)版本，在功能上有所調(diào)整。為目前好朋友財(cái)務(wù)軟件的各個(gè)系列的適用范圍以及

所包含的功能模塊的大致情況如所示。

好朋友財(cái)務(wù)軟件版本及功能簡表

好朋友版本所包含的主要功能模塊所解決的需求適應(yīng)企業(yè)類型

好朋友T3一總賬（現(xiàn)金銀行/往來管理）賬務(wù)處理以及報(bào)表處理創(chuàng)業(yè)型企業(yè)以及

財(cái)務(wù)通普及財(cái)務(wù)報(bào)表滿足一般企業(yè)會(huì)計(jì)核算電算小公司以及兼職

版核算管理化要求會(huì)計(jì)以及記賬公

司

好朋友T3—總賬（現(xiàn)金銀行/往來管理/項(xiàng)目管理）業(yè)務(wù)（購/銷/存）和財(cái)務(wù)一體中小型企業(yè)

好朋友通標(biāo)財(cái)務(wù)報(bào)表以及核算管理以及工資管理化管理

準(zhǔn)版以及提供一般企業(yè)部門級(jí)應(yīng)用

固定資產(chǎn)管理以及財(cái)務(wù)分析

業(yè)務(wù)通以及出納通以及老板通

好朋友普及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)供應(yīng)鏈管理財(cái)務(wù)管理或財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化中小型企業(yè)

型ERP-T6企業(yè)總賬采購管理管理

管理軟件UFO報(bào)表銷售管理提供中小企業(yè)全面應(yīng)用

固定資產(chǎn)庫存管理

工資管理存貨核算

出納管理委外管理

網(wǎng)上銀行生產(chǎn)制造管埋

應(yīng)收款管理簡單生產(chǎn)管理

應(yīng)付款管理計(jì)劃生產(chǎn)管理

財(cái)務(wù)分析

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理會(huì)計(jì)企業(yè)全面應(yīng)用管理大中型企業(yè)

總賬資金管理提供企業(yè)經(jīng)營管理平臺(tái)

UFO報(bào)表成本管理

固定資產(chǎn)

應(yīng)收款管理供應(yīng)鏈管理

好應(yīng)付款管理采購管理

朋專家財(cái)務(wù)評(píng)估銷售管理

友

E網(wǎng)上銀行庫存管理

R

P現(xiàn)金流量表存貨核算

U

8出納管理

系

列報(bào)賬中心生產(chǎn)制造管理

網(wǎng)上報(bào)銷決策支持系統(tǒng)

人力資源管理集團(tuán)管理

人事管理網(wǎng)絡(luò)分銷

人事合同管理內(nèi)部控制

薪資管理企業(yè)應(yīng)用集成

好朋友NC管略對(duì)下屬企業(yè)進(jìn)行集中管理集團(tuán)型企業(yè)

理軟件提供集團(tuán)企業(yè)全線管理平臺(tái)

提示：并不是說一個(gè)軟件的功能越多就越好，要根據(jù)自己企業(yè)的規(guī)模大小以及業(yè)

務(wù)范圍等實(shí)際情況選擇不同的系列和版本購買和使用。

1-1-2運(yùn)行環(huán)境

硬件環(huán)境：

如果選擇安裝U872服務(wù)端（如應(yīng)用服務(wù)器以及Web服務(wù)器以及數(shù)據(jù)服務(wù)器

和文件服務(wù)器等），最好使用Server版的操作系統(tǒng)，且磁盤分區(qū)的文件系統(tǒng)格式

應(yīng)為NTFS；

確保系統(tǒng)盤有1G以上的空閑空間；如具安裝數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，則需要確保存

儲(chǔ)數(shù)據(jù)文件的邏輯磁盤至少有10G以上的空閑空間，因U8產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)和臨

時(shí)數(shù)據(jù)均存儲(chǔ)在這臺(tái)服務(wù)器的硬盤上。

軟件環(huán)境：

□Windows2000及以上操作系統(tǒng)（Server版或Professional版，汀相應(yīng)版

本關(guān)鍵補(bǔ)丁），同時(shí)安裝HS

□IE6.0及以上版本

□SQLServer2000及以上版本的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)系統(tǒng)（打相應(yīng)版本關(guān)鍵補(bǔ)?。?/p>

□若安裝有其他好朋友版本，必須全部卸載干凈。

1-1-3安裝與卸載

在安裝好朋友財(cái)務(wù)軟件時(shí)必須安裝配套的數(shù)據(jù)庫程序。每個(gè)系列及版本所需

要的數(shù)據(jù)庫支持版本可能是不同的，要安裝前一定要看清所購買版本中的安裝說

明。

安裝注意事項(xiàng)：

?必須按順序安裝。安裝U8前要將數(shù)據(jù)庫及其他關(guān)鍵程序和補(bǔ)丁全部安

裝好，否則好朋友安裝環(huán)境檢測無法通過。

?安裝數(shù)據(jù)庫過程中，要記住數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的名稱，以便安裝結(jié)束后U8

與數(shù)據(jù)庫的連接測試。建議數(shù)據(jù)庫名稱不要起得太長。

?好朋友U8是一個(gè)功能復(fù)雜以及相當(dāng)龐大的系統(tǒng)，對(duì)系統(tǒng)硬件要求比較

高。如果你的電腦配置較低，而又將U8的所有服務(wù)（包括數(shù)據(jù)庫和應(yīng)

用服務(wù)）都安裝在了一臺(tái)電腦上，那么運(yùn)行U8將會(huì)相當(dāng)緩慢。

1-1-4基本操作流程

好朋友U8是一款適用于大中型企業(yè)的集成財(cái)務(wù)管理軟件，不僅包括了財(cái)務(wù)

處理系統(tǒng)以及還包含有供應(yīng)鏈管理以及人力資源管理以及生產(chǎn)制造管理等多項(xiàng)

產(chǎn)品功能。不過，對(duì)于不同的功能，都有大致相同的操作流程……

對(duì)于小企業(yè)來說，U8的模塊顯得太過繁復(fù)了。實(shí)際工作中我們能夠用到的

功能非常有限，最主要的就是總賬的部分功能和UFO報(bào)表。

本部分我們主要教給大家好朋友財(cái)務(wù)軟件的最基本的以及最常用的，也是最

有效的功能模塊一一總賬。好朋友總賬系統(tǒng)的操作流程如所示，希望大家有所了

解，這對(duì)于我們以后的學(xué)習(xí)具有提示性作用，也便于大家今后在實(shí)際工作中遇到

問題時(shí)進(jìn)行參考。

好朋友總賬系統(tǒng)操作流程圖

1-1-5帶著你快速上道

財(cái)務(wù)軟件的使用和手工做賬一樣，是一個(gè)流程性的工作，除了初始建賬時(shí)比

較麻煩之外，以后的工作都是重復(fù)性的，僅有個(gè)別時(shí)候需要進(jìn)行些微調(diào)整。為了

讓大家對(duì)好朋友U8有一個(gè)比較全面的認(rèn)識(shí)，我們在開始系統(tǒng)學(xué)習(xí)之前，帶領(lǐng)大

家一起快速瀏覽一下好朋友財(cái)務(wù)處理的過程c

第一步：以系統(tǒng)管理員登錄系統(tǒng)管理

第二步.新建用戶（即操作員）

第三步創(chuàng)建新賬套

第四步進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，進(jìn)行初始設(shè)置。

第五步啟莊其他模塊，進(jìn)行初始設(shè)置司日常業(yè)務(wù)處理

第六步進(jìn)入總賬系統(tǒng)，進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理

第七步對(duì)賬結(jié)賬

第八步生成報(bào)表

第1章建樓打地基系統(tǒng)設(shè)置

從這一章開始，我們進(jìn)入到系統(tǒng)地學(xué)習(xí)使用好朋友U8的過程。無論是好朋

友的哪個(gè)版本，首次使用時(shí)必須進(jìn)入到系統(tǒng)管理中進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，之后一些關(guān)

鍵性的操作也仍需在系統(tǒng)管理中進(jìn)行。也就是說，系統(tǒng)管理是好朋友U8的工作

起點(diǎn)，只有系統(tǒng)管理運(yùn)行正常，其他功能才能正常發(fā)揮作用。

系統(tǒng)管理包括：新建賬套以及新建年度賬以及賬套修改和刪除以及賬套備份,

根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理中的不同崗位職能建立不同角色，新建操作員并為其分配不同

的權(quán)限等功能。

能夠通過系統(tǒng)管理進(jìn)行上述操作的人員包括兩類：系統(tǒng)管理員admin和賬套

主管。

1-2進(jìn)入系統(tǒng)管理

首次進(jìn)入系統(tǒng)管理模塊，先要以系統(tǒng)管理員的身份注冊登錄。新建賬套以及

增加賬套主管必須由系統(tǒng)管理員操作。好朋友U8默認(rèn)的系統(tǒng)管理員情況如下：

操作員名稱:admin

密碼：為空

系統(tǒng)管理員的名稱不能修改，但密碼可以更改。提醒大家注意，更改登錄密

碼要謹(jǐn)慎。在正式使用U8系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，建議更改系統(tǒng)管理員登錄密碼

以防非授權(quán)人員進(jìn)入，但在練習(xí)階段建議大家不要改密碼以及而是保持為空較好。

1?1?6啟動(dòng)并初始化數(shù)據(jù)庫

默認(rèn)情況下，好朋友安裝完成后在“開始”菜單中生成程序組文件夾“好朋

友ERP-U872”，所有功能的啟用均可通過該文件夾實(shí)現(xiàn)。

我們以在WindowsXP系統(tǒng)下安裝好朋友為例，啟動(dòng)系統(tǒng)管理的方法如下：

步驟1.依次打開“開始”一“所有程序”一“好朋友ERP-U872”一“系統(tǒng)

服務(wù)”菜單，如所示。

通過“開始”菜單啟動(dòng)好朋友U8的“系統(tǒng)管理”模塊

步驟2.最后單擊“系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入“系統(tǒng)管理”窗口。

步驟3.打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“初始化數(shù)據(jù)庫”命令，彈出相應(yīng)對(duì)話框。

步驟4.依次輸入數(shù)據(jù)庫名稱和口令。這兩部分內(nèi)容是你在安裝SQLServer

數(shù)據(jù)庫時(shí)設(shè)定的。一般情況下，數(shù)據(jù)庫取系統(tǒng)默認(rèn)值即可，口令如果沒有設(shè)定即

為空。

步驟5.單擊“確認(rèn)”按鈕，提示對(duì)話框。

步驟6.單擊“是”按鈕，接著彈出另一個(gè)提示對(duì)話框。因?yàn)槲覀冊诎惭b完

成后曾經(jīng)做過數(shù)據(jù)庫連接測試，所以會(huì)有此一問。

步驟7.之后，可能還會(huì)出現(xiàn)各種提示是否覆蓋相關(guān)內(nèi)容的對(duì)話框出現(xiàn)，由

于我們是初次使生，只需單擊“是”按鈕繼續(xù)即可。最后，系統(tǒng)進(jìn)入初始化數(shù)據(jù)

庫過程，這一過程比較慢，需要一定的時(shí)間，請(qǐng)大家耐心等待。

步驟8.數(shù)據(jù)庫升級(jí)結(jié)束后，將會(huì)直接進(jìn)入如所示的“登錄”對(duì)話框。單擊

“取消”按鈕，完成初始化數(shù)據(jù)庫的操作。有關(guān)系統(tǒng)登錄，我們隨后再進(jìn)行系統(tǒng)

地學(xué)習(xí)。

提示：初始化數(shù)據(jù)庫的操作只在初次使用時(shí)進(jìn)行，在系統(tǒng)各個(gè)模塊啟用后不

要再輕易執(zhí)行這一操作，以免數(shù)據(jù)丟失。

1-1-7以系統(tǒng)管理員身份注冊

系統(tǒng)管理員是好朋友U8系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)管理

員的名稱為admin,登錄密碼為空。

步驟1.依次選擇“開始”一“所有程序”一“好朋友ERP-U872”一“系統(tǒng)

服務(wù)”一“系統(tǒng)管理”命令，進(jìn)入系統(tǒng)管理界面。

步驟2.打開“系統(tǒng)”菜單，選擇“注冊”命令，彈出一個(gè)“登錄”對(duì)話框，

如所示。

“登錄”對(duì)話框

步驟3.在“登錄到”下拉列表中選擇需要連接的數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫在前

面初始化時(shí)已連接過，一般情況下，取系統(tǒng)默認(rèn)的結(jié)果即可，無需修改。

步驟4.在“操作員”文本框中輸入系統(tǒng)管理員的用戶名“admin”。默認(rèn)情

況下顯示的就是該名稱，一般無需修改。如果不是，則需要手動(dòng)輸入。

步驟5.在“密碼”文本框中輸入登錄密碼。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)管理員的登

錄密碼為空，也就是說不用輸入任何內(nèi)容。如果需要設(shè)置新密碼，可單擊選中“改

密碼”復(fù)選項(xiàng)

步驟6.首次登錄時(shí)，保持默認(rèn)“賬套”選項(xiàng)即可，并保證“語言區(qū)域”為

“簡體中文”。

步驟7.單擊“確定”按鈕，如果在前述步驟5.中選中了“改密碼”復(fù)選項(xiàng)，

則會(huì)彈出如圖2.所示的“設(shè)置操作員密碼”對(duì)話框。分別在“新密碼”和“確定”

兩行中輸入同一密碼，即可完成密碼的設(shè)置。這里我們主要是為了練習(xí)賬套，建

議不要設(shè)置密碼，所以單擊“取消”按鈕退出即可。

步驟8.隨后，系統(tǒng)退出“登錄”對(duì)話框，返加“系統(tǒng)管理”界面，窗口上

部顯示成功注冊的信息，如所示。

系統(tǒng)⑤咻套⑥年度廉Q權(quán)爆@）視的在）幫助理）

子系統(tǒng)【玷點(diǎn)運(yùn)行狀態(tài)注冊時(shí)間任務(wù)可

不及管理|PC2O1OO7232..|正W(0)|2010-07-2517.08.4112863453

“系統(tǒng)管理”窗口上部顯示系統(tǒng)管理員已注冊的信息

1?1?8退出登錄

如果需要取消當(dāng)前系統(tǒng)管理員的登錄狀態(tài)，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選

擇“注銷”命令即可，此時(shí)并不會(huì)退出系統(tǒng)管理狀態(tài)。

1?1?9退出系統(tǒng)管理

如果需要退出系統(tǒng)管理窗口，只需打開“系統(tǒng)”菜單，從中選擇“退出”命

令，即可退出系統(tǒng)管理。

1-3白手起家創(chuàng)建新賬套

創(chuàng)建賬套是項(xiàng)重要且必要的工作，任何一個(gè)企業(yè)在初次使用U8進(jìn)行財(cái)務(wù)處

理時(shí)，都需要首先為該企業(yè)建立一個(gè)新賬套c

下面我們來為一個(gè)小企業(yè)創(chuàng)建一個(gè)賬套c該企業(yè)的具體信息如下所列：

企業(yè)名稱：北京云海商貿(mào)有限貨任公司

企業(yè)簡稱：云海商貿(mào)

成立時(shí)間：2009年2月

主營業(yè)務(wù)：電子產(chǎn)品的批發(fā)和零售，

會(huì)計(jì)啟用期:2010年1月

記賬本位幣：人民幣

外幣業(yè)務(wù)：無

企業(yè)類型：商業(yè)企業(yè)

行業(yè)性質(zhì)：純內(nèi)資有限責(zé)任公司，注冊資本30萬元人民幣，小規(guī)模納稅人

會(huì)計(jì)?核算依據(jù)：執(zhí)行2001年新企業(yè)會(huì)計(jì)制度，尚未實(shí)施2006年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則

需要進(jìn)行下列核算：業(yè)務(wù)簡單，只使用總賬進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，不設(shè)任何輔助核算，僅

通過設(shè)置明細(xì)科目處理業(yè)務(wù)

新建賬套的具體操作步驟如下：

步驟1.如果已經(jīng)退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”一“所有程序”一

“好朋友ERP-U872”一“系統(tǒng)服務(wù)”f“系統(tǒng)管理”命令，重新進(jìn)入系統(tǒng)管理

界面吧。

步驟2.通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”命令，以系統(tǒng)管理員admin的身份

登錄系統(tǒng)。此時(shí)，“賬套”菜單項(xiàng)就會(huì)由灰變黑顯示，如圖2.所示。

步驟3.打開如圖2.所示的“賬套”菜單，從中選擇“建立”命令，彈出“創(chuàng)

建賬套”一一賬套信息對(duì)話框。

步驟4.依次輸入賬套的基本信息，輸入完成的對(duì)話框如圖2.所示；

“創(chuàng)建賬套”一一賬套信息對(duì)話框

賬套號(hào)：一個(gè)賬套一個(gè)號(hào)碼，不能重復(fù)。默認(rèn)情況下，系統(tǒng)按順序給出當(dāng)前

賬套的號(hào)碼，我們只需直接使用，不需修改c

賬套名稱：自己按情況設(shè)置。這里，我們輸入“云海商貿(mào)201()年(原制度)”

做為賬套名稱。

賬套語言：取默認(rèn)選項(xiàng)，不要修改。

賬套路徑：本套賬存放的位置。建議取默認(rèn)選項(xiàng)，不要修改。

啟用會(huì)計(jì)期：本賬套準(zhǔn)備建立電子賬的日期，可以是任何一個(gè)月份。這里,

我們選擇2()10年1月會(huì)啟用期，需要在“月”前面的文本框中輸入1

其他均保持系統(tǒng)默認(rèn)值不變。

步驟5.設(shè)置完成后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”

——單位信息對(duì)話框。

步驟6.依次輸入有關(guān)建賬單位的各類信息。其中“單位名稱”是必須輸入

的內(nèi)容，其他內(nèi)容可不輸入。這里，我們在第一行輸入單位名稱“北京云海商貿(mào)

有限責(zé)任公司”；在第三行輸入單位簡稱“云海商貿(mào)”。

步驟7.輸入完畢后，單擊“下一步”按紐，進(jìn)入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”

一一核算類型對(duì)話框。

步驟8.在該對(duì)話框進(jìn)行下列設(shè)置，設(shè)置結(jié)果如圖2.所示。

從“企業(yè)類型”下拉列表中選擇“商業(yè)”；

從“行業(yè)性質(zhì)”下拉列表中選擇“新會(huì)計(jì)制度科目”；

保證“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”復(fù)選框已被選中。

因?yàn)槲覀冞€沒有設(shè)置操作員，所以“賬套主管”先不用指定，可先使用默認(rèn)

選項(xiàng)。

其他選項(xiàng)均取系統(tǒng)默認(rèn)值，無需修改。

步驟9.設(shè)置完畢后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“創(chuàng)建賬套”

一一基礎(chǔ)信息對(duì)話框。

步驟10.因?yàn)檫@個(gè)賬套很簡單，不進(jìn)行任何輔助核算，所以這些設(shè)置選與不

選都對(duì)今后的賬務(wù)處理沒有影響，所以我們無需任何操作直接單擊“完成”按鈕，

彈出提示對(duì)話框。

步驟11.單擊“是"按鈕，系統(tǒng)開始創(chuàng)建賬套，對(duì)話框下部出現(xiàn)進(jìn)度條如圖

2.右圖所示。這一過程可能時(shí)間比較長，大家需要耐心等待。

步驟12.隨后，屏幕上彈出“編碼方案”對(duì)話框。無需做任何修改，直接

單擊“取消”按鈕,彈出如圖2.所示的“數(shù)據(jù)精度”對(duì)話框。

數(shù)摳拓度

話按您單位的需要M其填寫

一2

存貸數(shù)量小數(shù)位

1

存貨體積小數(shù)位2

一2

存貨重量小數(shù)位

1

存貸單價(jià)小數(shù)便2

-

開票單價(jià)小數(shù)位2

-

2

件數(shù)4淡位

1

2

較算率4微位

一2

稅率小數(shù)位

輸定⑥I取消?)|幫助g

“數(shù)據(jù)精度”對(duì)話框

步驟13.不做任何修改直接作用系統(tǒng)默認(rèn)值，單擊“確定”按鈕，稍候片刻,

彈出提示系統(tǒng)啟生的對(duì)話框。

提示：系統(tǒng)啟用也可以不在這里進(jìn)行，而在企業(yè)門戶中設(shè)置。不過，任何一

個(gè)賬套都必須要啟用總賬系統(tǒng)才可以進(jìn)行后續(xù)操作。所以我們建議在新建賬套時(shí)

就同時(shí)啟用總賬系統(tǒng)。

步驟14.單擊“是"按鈕，進(jìn)入如圖2.所示的“系統(tǒng)啟用”窗口。

步驟15.單擊“總賬”前面的復(fù)選框，彈出日歷選擇框，如圖2.所示。將月

份指定為“一月”，將日期指定為“1”日，這樣我們就設(shè)置為從2010年1月1

日啟用總賬系統(tǒng)。

提示：這一日期不能早于我們在創(chuàng)建賬套時(shí)在“啟用會(huì)計(jì)期”中設(shè)定的日期。

1-4添丁進(jìn)口增加新操作員

賬套建好了，必須有相應(yīng)的操作人員才能進(jìn)行賬務(wù)處理，如賬套主管以及出

納以及審核人員等，這些人員都被統(tǒng)稱為“用戶”，又叫“操作員”。

下面，我們來添加一個(gè)新的操作員，為新建的賬套做準(zhǔn)備。

步驟1.如果己經(jīng)退出了系統(tǒng)管理，那么就通過“開始”->“所有程序”一

“好朋友ERP-U872”一“系統(tǒng)服務(wù)”一“系統(tǒng)管理”命令，重新進(jìn)入系統(tǒng)管理

界面吧。

步驟2.通過“系統(tǒng)”菜單下的“注冊”命令，以系統(tǒng)管理員admin的身份

登錄系統(tǒng)。此時(shí)，“權(quán)限”菜單項(xiàng)就會(huì)由灰變黑顯示。

步驟3.打開“權(quán)限”菜單，選擇“用戶”命令，進(jìn)入如圖2.所示的“用戶

管理”窗口。

步驟4.單擊“增加”按鈕，彈出如圖2.左圖的所示的“操作員詳細(xì)情況”

對(duì)話框。

步驟5.按下列提示依次輸入操作員信息，結(jié)果如圖2.中右圖所示：

在“編碼”文本框中輸入：（）011。操作員編碼由自己決定，沒定什么固定的

編碼規(guī)則，但不能重復(fù)使用。記住自己的操作員編碼，以備登錄總賬時(shí)使用。

在“姓名”文本框中輸入：周海娟。

在“認(rèn)證方式”下拉列表中選擇“用戶+口令（傳統(tǒng)）”方式。

分別在“口令”和“確認(rèn)口令”框中輸入密碼：123。一定要記住自己的口

令，否則無法登錄總賬。

按需要輸入其他內(nèi)容，也可以為空。

步驟6.在下側(cè)的“所屬角色”列表框中單擊“賬套主管”前面的復(fù)選框，

將該操作員指定為賬套主管。

提示：“賬套主管”這一角色將會(huì)擁有管理一個(gè)賬套的全部功能權(quán)限，在練

習(xí)過程中以“賬套主管”的身份登錄，有利于順利學(xué)習(xí)所有的功能。另外，在新

增操作員就將其設(shè)定為賬套主管，該操作員將會(huì)作為所有賬套的賬套主管對(duì)所有

賬套具有全部操作權(quán)限。

步驟7.單擊對(duì)話框下方的“增加”按鈕，新的操作員增加成功。此時(shí)可以

接著在“操作員詳細(xì)情況”對(duì)話框中增加其他操作員。在這里，目前我們只增加

一個(gè)操作員，單擊按鈕退出即可。

步驟8.新增加的操作員將顯示在“用戶管理”窗口的操作員列表中。單擊

“退出”按鈕，關(guān)閉“用戶管理”窗口即可C

1-5分配任務(wù)為新賬套指定賬套主管

一個(gè)賬套必須至少指定一個(gè)賬套主管。賬套主管擁有全部的操作權(quán)限。如果

在增加操作員時(shí)并沒有將其指定為賬套主管，那么可以在以后再將其指定為某一

賬套的賬套主管。

現(xiàn)在，我們來增加第二個(gè)操作員，并將其指定為我們前面新建的001賬套的

賬套主管。具體操作步驟如下：

步驟1.按照前述步驟，通過“權(quán)限”f“用戶”菜單，新增一個(gè)操作員，

該操作員的基本信息如下如列（注意，不要在這里設(shè)定角色）：

編碼：0012

姓名：張和平

認(rèn)證方式：厚戶+口令（傳統(tǒng)）

口令：456

其他：為空或系統(tǒng)默認(rèn)

所屬角色：無

步驟2.增加完成后，退出“用戶管理”窗口。然后打開“權(quán)限”菜單，選

擇“權(quán)限”命令，彈出如圖2.所示的“操作員權(quán)限”窗口。

步驟3.在左側(cè)的操作員列表中單擊選中需要指定權(quán)限的操作員“0012張和

平”。

步驟4.在右上方的賬套下拉列表中選擇賬套“[001]云海商貿(mào)2010年”。

步驟5.接著單擊選中賬套名稱左側(cè)的“賬套主管”復(fù)選框”賬套主管，將會(huì)

彈出一個(gè)提示對(duì)話框。

步驟6.單擊“是”按鈕，張和平即被指定為()()1賬套的賬套主管°

提示：在這里指定的賬套主管，只對(duì)當(dāng)前選定的賬套有效，無權(quán)對(duì)其他賬套

進(jìn)行操作，這是與在增加操作員時(shí)就指定賬套主管的重大區(qū)別。

步驟7.單擊“操作員權(quán)限”窗口右上側(cè)的“退出”按鈕，完成操作員權(quán)限

的指定操作。

步驟8.退出系統(tǒng)管理，至此，我們已完成了系統(tǒng)管理的基本操作，可以進(jìn)

入賬套處理系統(tǒng)了。

1-6自己動(dòng)手吧

1.練習(xí)以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)管理，如果已登錄，不妨先退出來。

2.增加一個(gè)操作員，具體信息如下：

編碼:0021

姓名：曾小軍

認(rèn)證方式：莊戶+口令(傳統(tǒng))

口令：789

其他：為空或系統(tǒng)默認(rèn)

所屬角色：無

第2章在總賬中進(jìn)行基礎(chǔ)賬務(wù)處理

本章，我們開始進(jìn)入好朋友U8的核心模塊一一總賬系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。為了滿足

大量的規(guī)模不大以及業(yè)務(wù)簡單的小型企業(yè)的賬務(wù)處理需求，我們在這里只學(xué)習(xí)最

基本以及最常用的以及必不可少的總賬功能，其中包括：

總賬的基礎(chǔ)初始化設(shè)置，一個(gè)賬套只需進(jìn)行一次，后期可根據(jù)需要部分調(diào)整。

對(duì)憑證進(jìn)行管理：錄入以及修改以及刪除以及審核以及打印憑證，這是財(cái)務(wù)

處理的基礎(chǔ)。

出納管理：生成并查詢銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬以及進(jìn)行銀行對(duì)賬。

記賬以及對(duì)賬和結(jié)賬：其中包括期末損益自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)的設(shè)置和生成。

對(duì)賬簿進(jìn)行管理：賬簿的生成以及查詢以及打印。

以上功能都是在我們上一章創(chuàng)建好的001賬套中實(shí)現(xiàn)的，有關(guān)具體的業(yè)務(wù)數(shù)

據(jù)，將會(huì)在錄入憑證時(shí)一一給出。

2-1賬務(wù)處理第一步

首先我們要掌握的是有關(guān)總賬系統(tǒng)的初始化基本設(shè)置，這些設(shè)置是總賬順利

運(yùn)行的基礎(chǔ)。

總賬系統(tǒng)的初始化設(shè)置其實(shí)包括很多項(xiàng)目，但并一定每個(gè)人以及每套賬都會(huì)

用到所有的項(xiàng)目。不過，下列的基礎(chǔ)設(shè)置是創(chuàng)建每個(gè)新賬套后都必須進(jìn)行的，也

是大家必須掌握的：

設(shè)置總賬運(yùn)行的基本業(yè)務(wù)參數(shù)：如是否需要出納簽字。

設(shè)置會(huì)計(jì)科目：對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增刪修改。

設(shè)置會(huì)計(jì)憑證的類別。

錄入期初余額：對(duì)于非新建企業(yè)，必須錄入期初余額。

1-1-10進(jìn)入工作平臺(tái)

企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)是一個(gè)集成的工作環(huán)境。在早一些的版本中，則被稱為“企業(yè)

門戶”。

為使企業(yè)能夠存儲(chǔ)企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息，使各方使用者能夠從單一的

渠道訪問其所需的個(gè)性化信息，好朋友U872為我們提供了“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”這

一集成界面。通過企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，我們可以訪問U8下已啟用的所有系統(tǒng)模塊，

定義自己的業(yè)務(wù)工作，并設(shè)計(jì)自己的工作流程。

這個(gè)平臺(tái)方便了企業(yè)信息的及時(shí)溝通，資源的有效利用。

一般來說，作為小型企業(yè)的財(cái)務(wù)人員使用U8,主要是通過企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)來

方便地進(jìn)入已啟用的系統(tǒng)模塊，如總賬以及固定資產(chǎn)管理等，并進(jìn)行各類操作，

如錄入憑證以及查詢賬簿等；而對(duì)于管理類的功能如企業(yè)流程等則很少使用，因

此我們作為普通的財(cái)務(wù)人員在初學(xué)時(shí)可以不關(guān)注這些內(nèi)容。

1.啟動(dòng)企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)

下面，我們以上一章增加的操作員0011周海娟的名義登錄新創(chuàng)建的001賬

So

步驟1.依次打開“開始”一“所有程序”一“好朋友ERP-U872”菜單。

步驟2.從中選擇“企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)”命令，彈出“登錄”對(duì)話框，如圖3.所

不O

通過“開始”菜單進(jìn)入到“登錄”對(duì)話框

步驟3.在“操作員”文本框中直接輸入操作員編碼：0011,或者姓名：周

海娟。

步驟4.在“密碼”文本框中輸入設(shè)置好的口令：123。為了保密，密碼不會(huì)

顯不出來。

步驟5.單擊“賬套”右側(cè)的下拉箭頭，從列表中選擇001號(hào)賬套,

步驟6.設(shè)定操作日期：默認(rèn)情況下，操作日期顯示系統(tǒng)當(dāng)前日期，可以修

改。由于我們創(chuàng)建賬套和啟用總賬的日期均為2010年1月，為了操作方便，我

們將操作日期改為2010年1月31日，修改的方法是：

輸入：可以在“操作日期”文本框中直接輸入：2010-01-31；

選擇：單擊“操作日期”右側(cè)的下拉箭頭工，打開如圖3.所示的日歷，單擊

標(biāo)題欄左右兩側(cè)的箭頭可以改變年份；單擊標(biāo)題欄的月份處選擇一月，單擊選擇

日期列表中的31,設(shè)定完畢后在日歷框外任意處單擊即可關(guān)閉日歷。

步驟7.單擊“確定”按鈕，就會(huì)進(jìn)入如圖3.所示的企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)窗口。

2.企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的界面組成

我們來看看這個(gè)平臺(tái)窗口都由什么組成，每個(gè)組成部分都有哪些作用。

工具欄：提供一些常用功能的快捷方式按鈕，如單擊“重注冊”按鈕可在不

退出平臺(tái)情況下以其他操作員身份重新登錄C單擊其中的“退出”按鈕，即可關(guān)

閉企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。

業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖：默認(rèn)情況下位于工作區(qū)右側(cè)，分為上下兩部分，下半部分顯

示一系列選項(xiàng)卡，表示不同的操作大類，如“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡，包括當(dāng)前賬套

所能夠操作的所有功能模塊。上半部分顯示當(dāng)前選項(xiàng)卡下能夠?qū)崿F(xiàn)的所有功能列

表。

好朋友U8提供給我們許多視圖模式，在不同的視圖下可進(jìn)行不同的工作。通過

如圖3.所示“視圖”菜單可以控制某一個(gè)視圖及工具欄的顯示與否。通常情況下，

我們會(huì)始終保持“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”呈顯示狀杰，以便進(jìn)行各項(xiàng)操作和設(shè)置。

消息中心：也是默認(rèn)情況下顯示的視圖，對(duì)于一臺(tái)單機(jī)使用U8的電腦來說，

這個(gè)視圖沒有什么作用，可以通過“視圖”菜單將其關(guān)閉。

狀態(tài)欄：位于窗口的最下方，顯示當(dāng)前登錄的賬套以及操作員以及操作日期

等信息。

3.業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖基本操作方法

對(duì)于我們來說，業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖最重要以及也最常用，有必要掌握它的操作方

法。

下方的選項(xiàng)卡：單擊下方的某一選項(xiàng)卡，即可選擇該選項(xiàng)卡，上方相應(yīng)顯示

該選項(xiàng)卡可選擇的功能列表。

上方的功能列表：雙擊列表中的某一選項(xiàng)，即可展開下級(jí)列表（選項(xiàng)前方帶

有加號(hào)標(biāo)記+表示有下級(jí)列表）。如果是末級(jí)選項(xiàng)，雙擊則會(huì)打開相應(yīng)的工作窗

口。

1-1-11設(shè)置總賬業(yè)務(wù)參數(shù)

有些條件需要在進(jìn)行賬務(wù)處理之前就需要設(shè)定，這樣在賬務(wù)處理過程中才能

發(fā)揮作用，如“赤字控制。也就是說如果在錄入憑證的過程中沒有完全按照業(yè)

務(wù)發(fā)生的順序來進(jìn)行，那么可能會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)金余額為負(fù)數(shù)這樣的不正?，F(xiàn)象。發(fā)生

這種情況時(shí)是否需要系統(tǒng)進(jìn)行提示，就應(yīng)該事先進(jìn)行業(yè)務(wù)參數(shù)的設(shè)定。

在這里，我們要指定與現(xiàn)金和銀行存款有關(guān)的憑證必須經(jīng)由出納簽字后才能

記賬。

具體的操作步驟如下：

步驟1.如前所述，啟動(dòng)企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，以0011號(hào)操作員的身份登錄001賬

套。

步驟2.單擊“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”左下角的“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡。

步驟3.從上方的功能列表中依次雙擊選擇“業(yè)務(wù)參數(shù)”一“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”一

“總賬”，打開如圖3.所示的“選項(xiàng)”對(duì)話框。

步驟4.在這個(gè)對(duì)話框中可以進(jìn)行各項(xiàng)基礎(chǔ)參數(shù)的設(shè)置，其中就包括我們前

面提到的“赤字控制:大家不妨瀏覽一下每個(gè)選項(xiàng)卡中都提供了哪些參數(shù)，但

是不必對(duì)其進(jìn)行修改。

步驟5.單擊“權(quán)限”選項(xiàng)卡，進(jìn)入相應(yīng)的設(shè)置窗口。

步驟6.單擊右下方的“編輯”按鈕，進(jìn)入可修改狀態(tài)。

步驟7.單擊選中其中的“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”復(fù)選框。

步驟8.單擊“確定”按鈕，完成設(shè)置同時(shí)退出對(duì)話框。

提示：“選項(xiàng)”對(duì)話框中包含許多重要的系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，隨著學(xué)習(xí)的深入，

你會(huì)發(fā)覺很多功能要想實(shí)現(xiàn)，必須先要在這里進(jìn)行設(shè)置。所以我們建議大家認(rèn)真

瀏覽該對(duì)話框中的每個(gè)選項(xiàng)卡，了解其中包含了的哪些內(nèi)容，這樣以后用到時(shí)心

中就會(huì)有印象。

1-1-12設(shè)置會(huì)計(jì)科目

每一個(gè)新建賬套第一次使用時(shí)，或多或少都要對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增刪修改；在

錄入憑證的過程中，也可能隨時(shí)需要增加一些新的明細(xì)科?目；每個(gè)新年度建賬時(shí),

也許需要對(duì)上年度所使用的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整?？傊?，會(huì)計(jì)科目的使用是賬

務(wù)處理的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)人員必須掌握如何調(diào)整會(huì)計(jì)科目，能夠熟練進(jìn)行會(huì)計(jì)科目的

增加以及刪除以及修改等操作。

本節(jié)我們來為前述已創(chuàng)建完成的賬套001設(shè)置會(huì)計(jì)科目。

1.進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”設(shè)置窗口

會(huì)計(jì)科目可以按資產(chǎn)以及負(fù)債以及所有者權(quán)益等類別分類列示。通過單擊會(huì)

計(jì)科目列表上方的類別選項(xiàng)卡中的不同按鈕，可以選擇顯示不同的類別。例如：

單擊“負(fù)債”按鈕3一，列表中即可顯示所有負(fù)債類的會(huì)計(jì)科目。

2.設(shè)置會(huì)計(jì)科目的基本原則

盡管從理論上講，系統(tǒng)允許我們對(duì)會(huì)計(jì)科目隨意進(jìn)行增加以及刪除和修改操

作，但從實(shí)務(wù)的免度出發(fā)，我們?nèi)孕枰裱恍┗驹瓌t：

會(huì)計(jì)科目編碼：由系統(tǒng)指定為4-2?2格式，表示一級(jí)科目編碼4位，二級(jí)和

三級(jí)明細(xì)科目編碼分別為2位，每個(gè)科目必須有對(duì)應(yīng)的科目編碼，且是唯一的。

為了以后自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，建議大家以及特別是初學(xué)者不要改變系統(tǒng)預(yù)

置的科目編碼，否則可能無法生成正確的會(huì)計(jì)報(bào)表。

一級(jí)會(huì)計(jì)科目：一級(jí)科目名稱一般是由企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則以及國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制

度規(guī)定好的。這里我們選用的是由財(cái)政部2000年頒布以及2001正式實(shí)施以及適

用于所有企業(yè)的的《企業(yè)會(huì)計(jì)制度》規(guī)定的會(huì)計(jì)科目。建議大家不要過多修改一

級(jí)會(huì)計(jì)科目名稱，并且盡量不要增加新的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。新增一級(jí)會(huì)計(jì)科目，可

能導(dǎo)致無法正確自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。也不要隨便刪除一級(jí)科目，即使你不打算使

用它。

二以及三級(jí)明細(xì)科目：除了一般納稅人“應(yīng)交稅費(fèi)（新準(zhǔn)則）/應(yīng)交稅金（原

制度）”下的明細(xì)科目由于稅務(wù)法規(guī)的要求一般情況下是固定的外，其他科目明

細(xì)完全由自己確定，因而可以任意進(jìn)行增刪修改，沒有什么限制，也不會(huì)影響報(bào)

表的編制。

增設(shè)明細(xì)的限制：會(huì)計(jì)科目一經(jīng)使用，就不能再增設(shè)下級(jí)科目，而只能增加

同級(jí)科目。例如：我們已經(jīng)制作了一張?zhí)岈F(xiàn)的記賬憑證，用到了“現(xiàn)金”和“銀

行存款”兩個(gè)科目。如果在這之前沒有在“銀行存款”下設(shè)置不同賬號(hào)的明細(xì)科

目，那么就無法再設(shè)置分賬號(hào)明細(xì)了。基于這一點(diǎn)，要求大家在真正進(jìn)行賬務(wù)處

理之前，要認(rèn)真考慮好會(huì)計(jì)科目的明細(xì)設(shè)置，為需要進(jìn)行明細(xì)核算的科目先行增

加至少一個(gè)下級(jí)科目。例如，“管理費(fèi)用”通常是需要分設(shè)明細(xì)進(jìn)行核算的，如

果在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)并不能確定究竟需要設(shè)多少以及設(shè)哪些明細(xì)科目，可以先為

其僅增加一個(gè)“工資”明細(xì)，這樣在以后需要時(shí)就可以方便地增加平級(jí)的明細(xì)科

目了。

3.增加會(huì)計(jì)科目

一般情況下，一級(jí)科目是無需增加的，但是明細(xì)科目的增加卻是不可避免的。

提示：現(xiàn)在你明白了嗎？要想添加下級(jí)科目，必須要知道其所屬上級(jí)科目的

編碼，這個(gè)編碼可以在“會(huì)計(jì)科目”窗口的科目列表中查找。如果需要在“管理

費(fèi)用一一工資”下再增加下級(jí)科目“管理人員”，就需要輸入編碼“5502013”,

當(dāng)然代表本級(jí)科目的最后兩位編碼可以從任意數(shù)字開始，如55020111，不過一般

情況下我們建議從01開始比較符合正常思維。

4.復(fù)制會(huì)計(jì)科目

管理費(fèi)用和營業(yè)費(fèi)用下的明細(xì)科目大都相同，我們可以通過復(fù)制的方式將已

添加好的管理費(fèi)用明細(xì)批量增加到營業(yè)費(fèi)用下，從而省去一一錄入的麻煩。

步驟1.如果已經(jīng)退出，則從“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡下依次雙擊“基礎(chǔ)檔案”

f“財(cái)務(wù)”f“會(huì)計(jì)科目”，打開如圖3.所示的“會(huì)計(jì)科目”窗口。

步驟2.打開如圖3.所示的“編輯”菜單。

文件更）級(jí)輻度）壹吞（V）工具0）

增加K1修改11”，退出

復(fù)制Ctrl+I1目

成批復(fù)制

科目個(gè)數(shù)28

全部1物齡r*?-i+nJ

指定科目H鼎行科目EQ仝科目1注斑里佝余an石向八

和日*___1

會(huì)計(jì)科目窗口中的“編輯”菜單

步驟3.從中選擇“成批復(fù)制”命令，彈出如圖3.所示的“成批復(fù)制”對(duì)話

框

步驟4.在第一行“科目編碼”文本框中輸入管理費(fèi)用的編碼“5502”。在第

二行“科目編碼”文本框中輸入營業(yè)費(fèi)用的編碼“5501”，表示將前者下的明細(xì)

科目復(fù)制到后者下使用。

步驟5.保證左下角的“本賬套”被選中，單擊“確認(rèn)”按鈕，稍候片刻復(fù)

制完成，結(jié)果如圖3.所示。

這種復(fù)制操作還可以在不同的賬套間進(jìn)行：只需在“成批復(fù)制”對(duì)話框中單

擊選中左下角的“其他賬套”即可進(jìn)行設(shè)置C

5.刪除會(huì)計(jì)科目

不使用的會(huì)計(jì)科目可以刪除，包括一級(jí)科目，不過建議大家如果沒有十足把

握，不要?jiǎng)h除系統(tǒng)默認(rèn)提供的一級(jí)科目。在這里，我們要?jiǎng)h除兩部分多余科目：

前面復(fù)制的“營業(yè)費(fèi)用”明細(xì)科目中，“辦公費(fèi)”和“印花稅”是多余的，

需要?jiǎng)h除。

“應(yīng)交稅金一一應(yīng)金增值稅”下的三級(jí)明細(xì)科目。因?yàn)橘~套001云海商貿(mào)公

司是個(gè)小規(guī)模商業(yè)企業(yè)，增值稅的核算無需分明細(xì)。

提示：一個(gè)會(huì)計(jì)科目一旦被使用，例如科目已錄入期初余額或已在錄入憑證

時(shí)引用過，則不能刪除。另外，非末級(jí)會(huì)計(jì)科目不能刪除，也就是說，如果想要

刪除某級(jí)科目，就需要將該科目的下級(jí)科目全部刪除。

6.修改會(huì)計(jì)科目

會(huì)計(jì)科目的名稱以及屬性可以被修改。會(huì)計(jì)科目名稱可以隨時(shí)修改，即使已

被使用過。而科目的屬性則不一定，有一些在使用后也可以修改，如設(shè)為“日記

賬”，而另一些則不能，如科目性質(zhì)（余額方向）。以下我們要進(jìn)行的操作是：

改科目名稱：將“其他應(yīng)付款”下的明細(xì)“王老板”改為“王一丁”。

改屬性：將“現(xiàn)金”科目設(shè)為“日記賬”，將“銀行存款”科目指定為“日

記賬”和“銀行賬”。只有經(jīng)過這項(xiàng)設(shè)置，才可以查詢現(xiàn)金日記賬和銀行存款口

記賬。這項(xiàng)設(shè)置也可以在以后進(jìn)行，不影響憑證的錄入和科目的使用。

修改會(huì)計(jì)科目的具體操作步驟如下：

步驟1.進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”窗口，首先在科目列表中單擊選擇要修改的科目

"218101王老板”。

步驟2.單擊工具欄中的“修改”按鈕，彈出如圖3.所示的“會(huì)計(jì)科目—修改”

對(duì)話框。

步驟3.單擊右下角的“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)。

步驟4.將?“科目名稱”改為“王一丁”，單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改完成。

步驟5.在未進(jìn)入修改狀態(tài)之前，對(duì)話框的左下角有一排翻頁按鈕。單擊第

一個(gè)按鈕，直接翻到首個(gè)科目“現(xiàn)金”

步驟6.單擊右下角的“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)，單擊選中“日記賬”

復(fù)選框，如圖3.所示，然后單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改。

步驟7.接著單擊翻頁按鈕的第三個(gè)，翻到下一個(gè)科目"1002銀行存款”。

步驟8.單擊“修改”按鈕，同時(shí)選中“日記賬”和“銀行賬”兩個(gè)復(fù)選框。

步驟9.先單擊“確定”按鈕，確認(rèn)修改，再單擊“返回”按鈕，退出科目

修改對(duì)話框。

步驟10.至此，我們完成了會(huì)計(jì)科目的的設(shè)置，單擊“會(huì)計(jì)科目”窗口工具

欄中的“退出”按鈕，關(guān)閉相應(yīng)窗口。

1-1-13設(shè)置憑證類別

在錄入憑證之前，必須要先指定一下憑證類別，否則無法進(jìn)行制單。一般情

況下，由于一個(gè)中小企業(yè)的財(cái)務(wù)人員少以及分工不詳細(xì)，所以沒有必要使用“收

付轉(zhuǎn)”等復(fù)雜類型的憑證，只需選用統(tǒng)一的記賬憑證即可。

設(shè)置憑證類別的方法是：

步驟1.在“基礎(chǔ)設(shè)置”選項(xiàng)卡，依次雙擊“基礎(chǔ)檔案”一“財(cái)務(wù)”一“憑

證類別”，打開如圖3.所示的“憑證類別預(yù)置”對(duì)話框。

“憑證類別預(yù)置”對(duì)話框

步驟2.保證“記賬憑證”選項(xiàng)處于選中狀態(tài)，否則單擊選擇它。

步驟3.單擊“確定”按鈕，彈出如圖3.所示的“憑證類別”窗口.

步驟4.無需進(jìn)行任何操作，單擊工具欄中的“退出”按鈕，即可完成設(shè)置。

1-1-14錄入期初余額

如果不是新建企業(yè)，也不是從企業(yè)成立的第一個(gè)月就開始啟用賬套，那么總

會(huì)有部分的資產(chǎn)以及負(fù)債以及所有者權(quán)益科目存在余額，也樣就會(huì)涉及到期初余

額的錄入。如果期初余額錄入不正確，那么就無法結(jié)賬以及也不能正確生成報(bào)表。

賬套001云海商貿(mào)公司于2009年2月成立，2010年1月開始使用好朋友軟

件建賬。其2010年年初余額（即2009年年末余額）如表3.所示。因?yàn)橘~套001

的啟用期為1月1日，所以它的期初余額就是年初余額。

提示：期初余額和年初余額是有區(qū)別的。每個(gè)會(huì)計(jì)年度的年初余額只有一個(gè),

那就是本年度1月1日的余額（也即上年度12月31號(hào)的年末余額）。而期初余

額與會(huì)計(jì)期間相聯(lián)系，一年中會(huì)有多個(gè)。如I月份的期初余額即是年初余額，而

2月份的期初余額則為1月份的期末余額。加果建賬及啟用賬套的日期在年中，

比如3月份，那么3月份的期初余額=年初余額+1-2月增加額一1-2減少額。

1.錄入期初余額

下面，我們來按照表3.所示的數(shù)據(jù)錄入賬套0（）1的期初余額。

注意：其中的合計(jì)額由系統(tǒng)自動(dòng)生成，無需錄入。

步驟1.首先保證登錄的是001號(hào)賬套。在“業(yè)務(wù)導(dǎo)航視圖”下單擊“業(yè)務(wù)

工作”選項(xiàng)卡。

步驟2.依次雙擊功能列表中的“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”一“總賬”一“設(shè)置”一“期

初余額”，彈出如圖3.所示的“期初余額錄入”窗口。

提示：如果賬套啟用時(shí)間不是1月份，那么這個(gè)窗口的顯示有所不同，會(huì)增

加年初余額以及借方發(fā)生額以及貸方發(fā)生額三列。此時(shí)，只需要分別輸入期初余

額以及借貸方發(fā)生額，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)計(jì)算出年初余額。年初余額是為了生成報(bào)表

時(shí)取數(shù)。

步驟3.在“現(xiàn)金”行后的“期初余額”欄中單擊或雙擊鼠標(biāo)，輸入2489.30,

按回車鍵表示輸入結(jié)束。

步驟4.在“應(yīng)收賬款”的下級(jí)科目“東方三星公司”行后的“期初余額”

欄中輸入160000.00,回車確認(rèn),系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算其上級(jí)科目“應(yīng)收賬款”的金額。

提示：對(duì)于有下級(jí)明細(xì)的科目，不可能直接如入其余額。而是需要依次錄入

其下級(jí)科目的余額，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)合計(jì)出該科目的余額。

步驟5.向下拖動(dòng)右側(cè)的滾動(dòng)條，找到"利潤分配”這個(gè)科目。在其下級(jí)科

目“未分配利潤”行后的“期初余額”欄中輸入：-117060.90。這是因?yàn)樵摽颇?/p>

的余額方向我們表3中的實(shí)際余額方向不一致。

提示：在好朋友U8中，下級(jí)科目的余額方向必須和其所屬上級(jí)科目一致。

正常情況下，“本年利潤”和“利潤分配”兩個(gè)科目作為權(quán)益類科目，余額應(yīng)該

在貸方。但是，企業(yè)經(jīng)營虧損可能會(huì)導(dǎo)致利潤額為負(fù)數(shù)，這時(shí)，在錄入期初余額

就需要注意科目的余額方向。如果某個(gè)科目的實(shí)際余額與系統(tǒng)規(guī)定的余額方向不

一致，則應(yīng)錄入負(fù)數(shù)來表示。

步驟6.按照表3.中所列,依次錄入其他科目的期初余額。

2.調(diào)整余額方向

一級(jí)科目的余額方向由系統(tǒng)根據(jù)所選用的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)定，而新增下級(jí)

科目的余額方向與其上級(jí)科目相同，所以一般情況下，科目的余額方向不用。不

過，凡事都會(huì)有例外，萬一有個(gè)不小心將余額方向搞錯(cuò)了，就需要調(diào)整余額方向

了。

調(diào)整余額方向途杼有兩條：

第一，在設(shè)置或修改會(huì)計(jì)科目時(shí)，在“科目性質(zhì)（余額方向）”處進(jìn)行指定。

第二，在錄入期初余額時(shí)，方法是：

步驟1.在“期初余額錄入”窗口中，單擊選擇需要調(diào)整余額方向的科目所

在行。

步驟2.單擊工具欄中的“方向”按鈕，彈出如圖3.所示的提示對(duì)話框。

步驟3.單擊“是”按鈕，完成調(diào)整。

3.修改期初余額

當(dāng)發(fā)現(xiàn)錄入的期初余額發(fā)生錯(cuò)誤，就需要修改，方法非常簡單：

雙擊要修改的數(shù)字進(jìn)入修改狀態(tài)，重新輸入正確的即可。

4.試算平衡與對(duì)賬

期初余額錄入完畢之后，必須進(jìn)行試算和對(duì)賬兩項(xiàng)操作，以保證期初余額錄

入的正確性。

進(jìn)行試算平窗：

目的是檢查借貸方金額是否相等，期初試算平衡結(jié)果應(yīng)該符合會(huì)計(jì)等式：資產(chǎn)二

負(fù)債+所有者權(quán)益。單擊工具欄中的“試算”按鈕，系統(tǒng)開始進(jìn)入試算平衡，圖

3.所示結(jié)果表明期初余額錄入有誤。

期初試算平衡表顯示結(jié)果不平衡，表明期初余額錄入有誤

單擊“確定”按鈕退出，然后仔細(xì)檢查所錄入的余額數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)少錄了“低

值易耗品”余額2470,重新錄入后，再次進(jìn)行試算平衡，直到期初余額已平衡。

進(jìn)行對(duì)賬：

對(duì)賬的目的是為了核對(duì)總帳和明細(xì)帳余額是否相符。如果不符，也不能認(rèn)為期初

余額錄入正確。

步驟1.單擊工具欄中的“對(duì)賬”按鈕，彈出如圖3.所示的“期初對(duì)賬”對(duì)

話框。

步驟2.單擊“開始”按鈕，系統(tǒng)開始對(duì)賬。當(dāng)設(shè)置了輔助核算時(shí)，對(duì)賬操

作尤其重要。關(guān)于輔助核算，我們將會(huì)在后面學(xué)到。對(duì)賬完畢，顯示對(duì)賬結(jié)果,

表示所有核對(duì)均正確。

步驟3.單擊“取消”按鈕退出對(duì)■話框即可。

步驟4.至此，所有有關(guān)期初余額工作都已完成，單擊工具欄中的“退出”

按鈕，關(guān)閉“期初余額錄入”窗口。

提示：只有期初試算平衡以及對(duì)賬全部正確后，才表示期初余額錄入正確，

可以放心地進(jìn)行后續(xù)的賬務(wù)處理了。如果期初余額試算不平衡，雖然可以填制憑

證，但系統(tǒng)不允許進(jìn)行當(dāng)月的期末記賬以及結(jié)賬工作，下個(gè)月的工作也就無法開

始。

2-2填制憑證

前述的基礎(chǔ)設(shè)置工作非常繁復(fù)，但又是必不可少的，幸好這不是一項(xiàng)經(jīng)常性

的工作，只有新建一個(gè)賬套才如此麻煩，此后只有必要時(shí)才會(huì)有個(gè)別改動(dòng)，如新

增一個(gè)明細(xì)科目等。

到現(xiàn)在為止，那些必須的基礎(chǔ)設(shè)置工作都已經(jīng)結(jié)束了，我們終于可以開始日

常工作。本節(jié)，我們就來為001賬套錄入1月份的憑證，這才是項(xiàng)經(jīng)常性的以及

最主要的日常工作。

本節(jié)所用到的資料：根據(jù)云海商貿(mào)公司2010年1月份發(fā)生的業(yè)務(wù)，我們給

出了如表3.所示的相關(guān)會(huì)計(jì)分錄。

下面就根據(jù)這些會(huì)計(jì)分錄通過好朋友U8的總賬系統(tǒng)生成記賬憑證，這一過

程就相當(dāng)于我們手工記賬時(shí)填制記賬憑證，只不過用鍵盤和鼠標(biāo)代替了紙和筆。

1-1-15錄入憑證

錄入憑證，也稱為制單，是電腦記賬的核心工作，是其他一切工作的基礎(chǔ)。

如果憑證錄放錯(cuò)了，那么賬簿以及報(bào)表就都不會(huì)正確，所以說憑證錄入是最基礎(chǔ)

以及最重要的工作，一點(diǎn)也不為過。

1.錄入簡單憑證

下面，我們來錄入表3.所列的第一筆業(yè)務(wù)，具體步驟如下：

步驟1.以操作員0011身份登錄賬套001,登錄日期2010-01-31。

步驟2.在“業(yè)務(wù)工作”選項(xiàng)卡下，依次雙擊“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”一“總賬”一“憑

證”一“填制憑證”，彈出如圖3.所示的“填制憑證”窗口。

步驟3.單擊工具欄中的“增加”按鈕，進(jìn)入憑證錄入狀態(tài)。

步驟4.左上角的憑證編碼默認(rèn)情況下由系統(tǒng)自動(dòng)生成，不用理會(huì)°

步驟5.輸入制單日期，默認(rèn)情況下自動(dòng)取當(dāng)前登錄日期為記賬憑證填制的

日期，可以自行修改，方法有兩種：

直接輸入：在日期處雙擊鼠標(biāo)，原日期被高亮選中，直接輸入新日期

“201001.05”,注意年月日之間用西文圓點(diǎn)隔開。

利用日歷：也可以單擊日期右側(cè)的日歷按鈕，在圖3.所示的“日歷”對(duì)話框

中選擇日期。

提示：一般情況下，小企業(yè)的業(yè)務(wù)簡單，一