采購管理辦法工程[公司名稱]工程采購管理辦法總則目的為了規(guī)范[公司名稱]（以下簡稱“公司”）工程采購管理工作，確保工程采購活動(dòng)的公開、公平、公正，提高采購效率和質(zhì)量，保證工程建設(shè)的順利進(jìn)行，降低采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有工程建設(shè)項(xiàng)目的采購活動(dòng)，包括但不限于工程物資采購、工程服務(wù)采購、工程設(shè)備采購等。定義1.工程采購：是指為完成工程建設(shè)項(xiàng)目而進(jìn)行的物資、服務(wù)、設(shè)備等的購買活動(dòng)。2.供應(yīng)商：是指向公司提供工程物資、服務(wù)、設(shè)備等的法人、其他組織或個(gè)人。3.采購部門：是指負(fù)責(zé)公司工程采購工作的職能部門。管理原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地公開，采購過程應(yīng)接受監(jiān)督，保證采購活動(dòng)的透明度。3.公平競爭原則：為所有潛在供應(yīng)商提供平等的競爭機(jī)會，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。5.效益原則：綜合考慮采購成本、質(zhì)量、交貨期等因素，實(shí)現(xiàn)采購效益的最大化。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。采購決策委員會的主要職責(zé)包括：1.審定公司工程采購戰(zhàn)略和重大采購政策。2.審批重大采購項(xiàng)目的采購方案。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定公司工程采購管理制度和流程，并組織實(shí)施。2.編制采購計(jì)劃，明確采購需求和采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.組織供應(yīng)商的選擇、評估和管理工作。4.負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行監(jiān)督。5.處理采購過程中的糾紛和投訴。6.建立和維護(hù)采購檔案。需求部門職責(zé)1.提出工程采購需求，明確采購物資、服務(wù)、設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與供應(yīng)商的選擇和評估工作。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的執(zhí)行和驗(yàn)收工作。4.對采購物資、服務(wù)、設(shè)備的使用情況進(jìn)行反饋和評價(jià)。財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算編制和資金安排。2.審核采購合同的資金支付條款。3.辦理采購資金的支付手續(xù)。4.對采購成本進(jìn)行核算和控制。審計(jì)部門職責(zé)1.對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保采購行為的合規(guī)性和效益性。2.檢查采購合同的執(zhí)行情況和資金使用情況。3.對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。采購計(jì)劃管理采購計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度和實(shí)際需求，提前向采購部門提出采購申請。采購申請應(yīng)包括采購物資、服務(wù)、設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購部門根據(jù)需求部門的采購申請，結(jié)合公司的庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，編制年度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購方式、采購預(yù)算、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交采購決策委員會審批。經(jīng)審批通過的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)。采購計(jì)劃的調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因工程變更、市場變化等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)向采購部門提出調(diào)整申請。采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并報(bào)采購決策委員會審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.對于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專家對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等。3.供應(yīng)商的選擇應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等方式確定合格供應(yīng)商。供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。2.對于評估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先合作的機(jī)會；對于評估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作，并從供應(yīng)商信息庫中刪除。供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、縮短付款周期等。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，對供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行追究。采購方式與程序采購方式公司工程采購可采用以下方式：1.招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。招標(biāo)采購分為公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)兩種方式。2.詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、規(guī)格型號較為統(tǒng)一、市場價(jià)格相對穩(wěn)定的物資采購項(xiàng)目。詢價(jià)采購應(yīng)至少向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單。3.競爭性談判采購：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項(xiàng)目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的的采購項(xiàng)目。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目。采購程序1.招標(biāo)采購程序編制招標(biāo)文件：采購部門根據(jù)采購需求編制招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告：通過公司網(wǎng)站、報(bào)紙、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。資格預(yù)審：對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定合格的投標(biāo)人。開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)：按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行開標(biāo)，組織評標(biāo)委員會進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)人。簽訂合同：與中標(biāo)人簽訂采購合同。2.詢價(jià)采購程序發(fā)出詢價(jià)單：采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。接收報(bào)價(jià)：供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)報(bào)價(jià)。比較報(bào)價(jià)：采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。簽訂合同：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.競爭性談判采購程序成立談判小組：由采購部門、需求部門、技術(shù)專家等組成談判小組。制定談判文件：明確談判項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、談判程序等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：邀請符合條件的供應(yīng)商參加談判。談判：談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行協(xié)商。確定成交供應(yīng)商：根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購程序申請單一來源采購：需求部門提出單一來源采購申請，說明采購原因和唯一供應(yīng)商的情況。審核批準(zhǔn)：采購部門對單一來源采購申請進(jìn)行審核，報(bào)采購決策委員會批準(zhǔn)。協(xié)商談判：與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，確定采購價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款。簽訂合同：簽訂采購合同。采購合同管理合同起草與審核1.采購部門負(fù)責(zé)采購合同的起草工作，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資、服務(wù)、設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金支付條款審核，提交需求部門進(jìn)行技術(shù)條款審核。審核通過后，方可簽訂合同。合同簽訂采購合同應(yīng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同的條款完整、準(zhǔn)確、合法。合同執(zhí)行與監(jiān)督1.采購部門應(yīng)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨情況等。2.需求部門應(yīng)按照合同要求做好接收和驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)支付采購資金。4.如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，采購部門應(yīng)及時(shí)采取措施，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。合同變更與解除在合同執(zhí)行過程中，如因客觀原因需要變更或解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。采購驗(yàn)收與付款采購驗(yàn)收1.采購物資、服務(wù)、設(shè)備到貨后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等。2.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。3.如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商進(jìn)行更換、補(bǔ)貨或退貨處理。采購付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同的約定，辦理采購資金的支付手續(xù)。2.對于分期付款的采購合同，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)進(jìn)行支付。3.支付采購資金時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識別采購部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，識別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)評估對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.對于市場風(fēng)險(xiǎn)，可以通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、鎖定價(jià)格等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可以通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、建立供應(yīng)商備份等方式進(jìn)行應(yīng)對。3.對于合同風(fēng)險(xiǎn)，可以通過完善合同條款、加強(qiáng)合同審核等方式進(jìn)行應(yīng)對。4.對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可以通過加強(qiáng)驗(yàn)收管理、建立質(zhì)量追溯體系等方式進(jìn)行應(yīng)對。采購信息管理信息收集與整理采購部門應(yīng)收集采購活動(dòng)中的相關(guān)信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購合同信息等，并進(jìn)行整理和分析。信息共享與交流建立采購信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)采購信息的及時(shí)共享和交流。各部門可以通過采購信息共享平臺查詢采購相關(guān)信息。信息保密采購部門應(yīng)加強(qiáng)采購信息的保密工作，對涉及公司商業(yè)秘密的采購信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露