賬務(wù)往來管理辦法一、總則（一）目的為加強公司賬務(wù)往來管理，規(guī)范財務(wù)收支行為，確保公司資金安全、準(zhǔn)確、及時地流轉(zhuǎn)，提高財務(wù)管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方的賬務(wù)往來管理。（三）基本原則1.合法性原則：賬務(wù)往來管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和財務(wù)制度，確保各項業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：財務(wù)數(shù)據(jù)記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，保證賬務(wù)信息真實、完整地反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)狀況。3.及時性原則：及時處理各類賬務(wù)往來事項，避免逾期賬款產(chǎn)生，確保資金流轉(zhuǎn)順暢。4.明晰性原則：賬務(wù)記錄應(yīng)清晰明了，便于查詢、核對和分析，為公司決策提供可靠依據(jù)。5.內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制制度，加強對賬務(wù)往來各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范財務(wù)風(fēng)險。二、賬務(wù)往來管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善賬務(wù)往來管理制度及流程，并組織實施。2.審核各類賬務(wù)往來憑證，確保其符合財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.負(fù)責(zé)公司日常賬務(wù)的記錄、核算和結(jié)賬工作，及時準(zhǔn)確地反映公司財務(wù)狀況。4.定期編制財務(wù)報表，提供有關(guān)賬務(wù)往來的分析數(shù)據(jù)，為公司管理層決策提供支持。5.負(fù)責(zé)與外部金融機構(gòu)、稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，處理賬務(wù)往來中的各類問題。6.對公司債權(quán)債務(wù)進(jìn)行跟蹤管理，定期清理往來賬款，督促相關(guān)部門及時收回款項或支付款項。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)與客戶、供應(yīng)商等相關(guān)方簽訂業(yè)務(wù)合同，并確保合同條款符合公司利益和財務(wù)要求。2.按照合同約定及時履行業(yè)務(wù)職責(zé)，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的各項工作，確保業(yè)務(wù)順利完成。3.協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)核對工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息，配合財務(wù)部門做好往來賬款的清理和催收工作。4.對本部門發(fā)生的費用支出進(jìn)行合理控制，確保費用報銷符合公司規(guī)定。5.負(fù)責(zé)收集、整理和保管與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類票據(jù)和文件，及時移交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）采購部門1.負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購價格、付款方式、交貨期限等條款。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)采購發(fā)票的審核和傳遞工作，確保發(fā)票真實、合法、有效，并在規(guī)定時間內(nèi)提交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。5.配合財務(wù)部門做好應(yīng)付賬款的核對和支付工作，及時提供相關(guān)采購信息。（四）銷售部門1.負(fù)責(zé)客戶的開發(fā)、維護(hù)和管理，建立客戶檔案。2.與客戶簽訂銷售合同，明確銷售價格、收款方式、交貨期限等條款，確保合同符合公司銷售政策和財務(wù)要求。3.組織產(chǎn)品銷售和發(fā)貨工作，及時跟進(jìn)銷售款項的回收情況，對逾期未收回的款項進(jìn)行催收，并及時向財務(wù)部門反饋客戶付款動態(tài)。4.負(fù)責(zé)銷售發(fā)票的開具和傳遞工作，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并在規(guī)定時間內(nèi)提交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。5.配合財務(wù)部門做好應(yīng)收賬款的核對和清理工作，提供相關(guān)銷售業(yè)務(wù)資料。三、賬務(wù)往來業(yè)務(wù)流程（一）銷售業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程1.銷售部門與客戶簽訂銷售合同后，將合同副本及時送交財務(wù)部門備案。2.銷售部門根據(jù)合同約定安排發(fā)貨，發(fā)貨后開具銷售發(fā)票，并將發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián)分別傳遞給客戶和財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到銷售發(fā)票后，審核發(fā)票內(nèi)容與銷售合同是否一致，審核無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)銷售收入和應(yīng)收賬款。4.銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤客戶付款情況，及時將客戶付款信息反饋給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)客戶付款情況，核銷應(yīng)收賬款，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。5.每月末，財務(wù)部門與銷售部門核對應(yīng)收賬款余額，確保雙方數(shù)據(jù)一致。如有差異，及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）采購業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程1.采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，選擇合適的供應(yīng)商并簽訂采購合同，將合同副本送交財務(wù)部門備案。2.采購部門根據(jù)合同約定跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，在物資到貨驗收合格后，及時通知供應(yīng)商開具發(fā)票。3.采購部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，審核發(fā)票內(nèi)容與采購合同是否一致，審核無誤后將發(fā)票及相關(guān)驗收單據(jù)提交財務(wù)部門。4.財務(wù)部門收到采購發(fā)票及相關(guān)單據(jù)后，進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)采購成本和應(yīng)付賬款。5.在付款期限內(nèi)，財務(wù)部門根據(jù)合同約定安排付款，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。付款后及時與采購部門核對應(yīng)付賬款余額，確保雙方數(shù)據(jù)一致。（三）費用報銷業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程1.公司員工發(fā)生費用支出后，按照公司費用報銷制度填寫費用報銷單，并附上相關(guān)發(fā)票和審批文件。2.部門負(fù)責(zé)人對費用報銷單進(jìn)行初審，審核費用的合理性和真實性，簽字確認(rèn)后提交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門對費用報銷單進(jìn)行復(fù)審，審核報銷內(nèi)容是否符合公司規(guī)定、發(fā)票是否真實有效等。審核無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄相關(guān)費用支出。4.對于不符合規(guī)定的費用報銷，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并向報銷人說明原因。（四）資金收付業(yè)務(wù)賬務(wù)處理流程1.資金收入業(yè)務(wù)銷售回款：客戶通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式支付貨款，銷售部門收到款項后及時開具收款收據(jù)，并將收款信息傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門核對收款金額與銷售合同一致后，進(jìn)行收款賬務(wù)處理，增加銀行存款或現(xiàn)金，并核銷應(yīng)收賬款。其他收入：如租金收入、利息收入等，相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到款項后，按照規(guī)定開具收款憑證，并將收款信息傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門審核后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確認(rèn)收入。2.資金支出業(yè)務(wù)采購付款：財務(wù)部門根據(jù)采購合同和發(fā)票，審核無誤后安排付款。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。付款后及時進(jìn)行賬務(wù)處理，減少銀行存款或現(xiàn)金，并核銷應(yīng)付賬款。費用報銷付款：財務(wù)部門根據(jù)審核通過的費用報銷單，安排資金支付給報銷人。付款后記錄相關(guān)費用支出，沖減相應(yīng)的費用科目。其他支出：如歸還借款、繳納稅費等，按照相關(guān)規(guī)定辦理付款手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。四、賬務(wù)核對與清理（一）賬務(wù)核對1.財務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門、外部客戶及供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對，確保雙方賬務(wù)記錄一致。2.每月末，財務(wù)部門與銷售部門核對應(yīng)收賬款余額，與采購部門核對應(yīng)付賬款余額，與其他相關(guān)部門核對涉及本部門的往來款項。核對過程中發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.對于外部客戶和供應(yīng)商，財務(wù)部門應(yīng)定期發(fā)送對賬單，要求對方核對并簽字確認(rèn)。如對方提出異議，應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行處理。4.財務(wù)部門內(nèi)部各崗位之間應(yīng)定期進(jìn)行賬務(wù)核對，確?？傎~與明細(xì)賬、日記賬相符，財務(wù)報表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（二）往來賬款清理1.財務(wù)部門應(yīng)建立往來賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆往來賬款的發(fā)生時間、金額、結(jié)算方式、賬齡等信息。2.定期對往來賬款進(jìn)行賬齡分析，對于逾期賬款應(yīng)及時發(fā)出催款通知，督促相關(guān)部門采取措施進(jìn)行催收。3.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對本部門的往來賬款進(jìn)行清理，對于確實無法收回的應(yīng)收賬款，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序辦理壞賬核銷手續(xù)；對于確實無法支付的應(yīng)付賬款，應(yīng)及時轉(zhuǎn)為營業(yè)外收入。4.財務(wù)部門應(yīng)定期向公司管理層匯報往來賬款清理情況，提出加強往來賬款管理的建議和措施。五、賬務(wù)往來風(fēng)險防控（一）信用風(fēng)險防控1.在與客戶簽訂銷售合同前，銷售部門應(yīng)進(jìn)行客戶信用評估，了解客戶的信用狀況、經(jīng)營情況、財務(wù)狀況等，評估客戶的信用風(fēng)險。2.根據(jù)客戶信用評估結(jié)果，合理確定信用額度和信用期限，并在銷售合同中明確約定。對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。3.定期對客戶信用狀況進(jìn)行跟蹤評估，根據(jù)客戶經(jīng)營情況和信用表現(xiàn)，及時調(diào)整信用額度和信用期限。如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況惡化，應(yīng)及時采取措施，減少應(yīng)收賬款風(fēng)險。（二）資金風(fēng)險防控1.加強資金預(yù)算管理，合理安排資金收支，確保公司資金鏈安全。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)計劃和財務(wù)狀況，編制年度、月度資金預(yù)算，并嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。2.優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)，合理配置資金，提高資金使用效率。避免資金閑置或過度集中，降低資金成本和風(fēng)險。3.建立資金預(yù)警機制，對公司資金狀況進(jìn)行實時監(jiān)控。當(dāng)資金余額低于設(shè)定的預(yù)警線時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒管理層采取措施，確保公司資金安全。（三）內(nèi)部控制風(fēng)險防控1.完善賬務(wù)往來內(nèi)部控制制度，明確各部門職責(zé)權(quán)限，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，加強對賬務(wù)往來各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理。2.加強對財務(wù)人員的培訓(xùn)和考核，提高財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險意識，確保財務(wù)人員嚴(yán)格按照財務(wù)制度和操作規(guī)程進(jìn)行賬務(wù)處理。3.定期對賬務(wù)往來內(nèi)部控制制度進(jìn)行內(nèi)部審計和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改，不斷完善內(nèi)部控制體系，防范內(nèi)部控制風(fēng)險。六、賬務(wù)往來檔案管理（一）檔案范圍賬務(wù)往來檔案包括但不限于銷售合同、采購合同、發(fā)票、收款收據(jù)、付款憑證、對賬單、往來賬款臺賬、壞賬核銷審批文件等與賬務(wù)往來相關(guān)的各類文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.各部門應(yīng)按照財務(wù)部門的要求，及時將與賬務(wù)往來相關(guān)的文件和資料進(jìn)行整理，并定期移交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對收到的檔案資料進(jìn)行審核、分類、編號和裝訂，確保檔案資料完整、規(guī)范、有序。3.按照檔案管理的要求，將整理好的檔案資料歸檔保存，建立檔案目錄，便于查詢和檢索。（三）檔案保管期限賬務(wù)往來檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，銷售合同、采購合同等重要合同檔案保管期限為[X]年，發(fā)票、收款收據(jù)、付款憑證等會計憑證檔案保管期限為[X]年，往來賬款臺賬、對賬單等其他檔案資料保管期限為[X]年。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱賬務(wù)往來檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司賬務(wù)往來檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門指定專人陪同查閱，并嚴(yán)格登記查閱內(nèi)容和查閱時間。3.因工作需要借閱賬務(wù)往來檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限