銀行文書管理辦法一、總則（一）目的為加強銀行文書管理，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保銀行各項工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本行各部門、各分支機構(gòu)在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文書的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則文書的內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則文書的處理要及時、迅速，避免延誤，提高工作效率。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文書信息的安全，防止泄露。4.集中統(tǒng)一原則文書管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，歸口管理。二、文書的分類與編號（一）文書分類1.行政公文包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文書如信貸文件、財務(wù)報表、風(fēng)險管理報告、客戶資料等。3.事務(wù)文書包括工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、簡報、大事記等。（二）編號規(guī)則1.行政公文編號按照年度、發(fā)文機關(guān)代字、順序號的順序編制。例如：[年份]×行發(fā)[序號]。2.業(yè)務(wù)文書編號根據(jù)業(yè)務(wù)類別和時間順序進(jìn)行編號，如信貸文件可按照貸款種類、年份、順序號編制。3.事務(wù)文書編號由部門代碼、年份、順序號組成，便于分類管理。三、文書的起草與審核（一）起草1.文書起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言簡潔。2.涉及多個部門的文書，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。3.重要文書應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，確保其可行性和有效性。（二）審核1.文書起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文書的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。2.對于重要文書，還應(yīng)提交分管領(lǐng)導(dǎo)或行長進(jìn)行審批。3.審核人應(yīng)簽署明確的審核意見，對不符合要求的文書提出修改建議。四、文書的印發(fā)與傳遞（一）印發(fā)1.經(jīng)審核、審批通過的文書，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印發(fā)。2.印發(fā)前應(yīng)檢查文書的格式、排版、印刷質(zhì)量等，確保無誤后進(jìn)行印刷。3.文書印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，嚴(yán)格控制印刷數(shù)量，避免浪費。（二）傳遞1.文書印發(fā)后，應(yīng)及時傳遞給相關(guān)部門和人員。2.傳遞方式可根據(jù)實際情況選擇紙質(zhì)傳遞、電子傳遞等。3.重要文書應(yīng)采用專人送達(dá)或機要傳遞等方式，確保傳遞安全、及時。五、文書的簽收與登記（一）簽收1.接收文書的部門或人員應(yīng)及時簽收，確認(rèn)收到文書的種類、數(shù)量、日期等信息。2.簽收人應(yīng)在文書傳遞單或簽收簿上簽字，注明簽收時間。（二）登記1.辦公室應(yīng)建立文書登記臺賬，對收到的文書進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括文書的編號、名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、簽收人、處理情況等。3.通過電子系統(tǒng)傳遞的文書，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的登記和記錄。六、文書的辦理與催辦（一）辦理1.各部門收到文書后，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求及時辦理。2.對于需要回復(fù)的文書，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)予以回復(fù)。3.辦理過程中應(yīng)做好記錄，留存相關(guān)資料。（二）催辦1.辦公室負(fù)責(zé)對文書的辦理情況進(jìn)行催辦，確保文書按時辦理完畢。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。3.對逾期未辦理的文書，應(yīng)及時查明原因，并向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報告。七、文書的歸檔與保管（一）歸檔1.文書辦理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的要求及時歸檔。2.歸檔文書應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊。3.歸檔時間一般為次年上半年，特殊情況可適當(dāng)延長。（二）保管1.檔案部門應(yīng)建立專門的檔案室，對歸檔文書進(jìn)行妥善保管。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文書檔案的安全。3.按照檔案保管期限的要求，對文書檔案進(jìn)行分類存放，便于查閱和利用。八、文書的查閱與借閱（一）查閱1.本行員工因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱時應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制文書檔案。3.查閱完畢后，應(yīng)及時歸還文書檔案，并在查閱登記表上簽字。（二）借閱1.外單位人員因特殊原因需要借閱本行文書檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文書檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。九、文書的保密與銷毀（一）保密1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和本行保密制度，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的文書進(jìn)行保密管理。2.接觸和處理涉密文書的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.涉密文書的傳遞、存儲、使用等應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。（二）銷毀1.對已失去保存價值的文書檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3