證照歸還管理辦法一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規(guī)范證照的歸還流程，確保證照的安全與完整，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及證照使用與歸還的部門和人員，包括但不限于業(yè)務部門、行政部門、財務部門等。所涉及的證照包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、資質證書、許可證、合同專用章、財務專用章等各類公司重要證照。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：證照的歸還管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準和規(guī)定。2.責任明確原則：明確證照使用部門和人員的歸還責任，確保每本證照都能及時、準確歸還。3.安全保密原則：在證照歸還過程中，要確保證照的安全，防止證照信息泄露。二、證照的分類與編號（一）證照分類1.經營類證照：如營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等，是公司合法經營的基礎證明文件。2.資質類證照：包括各類行業(yè)資質證書、許可證等，體現(xiàn)公司在特定領域的經營資格和能力。3.印章類證照：合同專用章、財務專用章、法人章等，用于公司對外簽訂合同、辦理財務事務等重要業(yè)務。（二）編號規(guī)則為便于管理和查詢，對每類證照進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號由字母和數(shù)字組成，前兩位字母表示證照類別，如“JY”代表經營類證照，“ZZ”代表資質類證照，“YZ”代表印章類證照。2.中間四位數(shù)字表示年份，如“2023”表示2023年頒發(fā)或使用的證照。3.最后四位數(shù)字為順序號，從0001開始依次遞增。例如，“JY20230001”表示2023年頒發(fā)的第1本經營類證照。三、證照的使用管理（一）使用申請1.公司內部部門或人員因工作需要使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，詳細注明使用證照的名稱、編號、使用用途、使用期限、預計歸還日期等信息。2.《證照使用申請表》需經部門負責人審核簽字，涉及重要事項或金額較大的業(yè)務，還需經分管領導審批簽字。（二）證照領取1.申請人憑審批通過的《證照使用申請表》到證照管理部門領取證照。證照管理部門應建立《證照領取登記表》，詳細記錄領取時間、領取人姓名、部門、證照名稱及編號、預計歸還日期等信息。2.領取人在領取證照時，需當場核對證照的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)證照有損壞、缺失或信息錯誤等情況，應及時向證照管理部門說明并辦理相關手續(xù)。（三）使用要求1.證照使用人應妥善保管所領取的證照，不得轉借、涂改、偽造或擅自復印。2.在證照使用過程中，應嚴格按照申請用途使用，不得超出范圍使用。如需變更使用用途，應重新填寫《證照使用申請表》并按規(guī)定審批。3.使用結束后，應及時將證照歸還證照管理部門。如因特殊情況無法按時歸還，應提前向證照管理部門說明原因，并辦理延期歸還手續(xù)。四、證照的歸還管理（一）歸還申請1.證照使用人在使用期限屆滿或業(yè)務辦理完畢后，應提前[X]個工作日填寫《證照歸還申請表》，通知證照管理部門做好接收準備。2.《證照歸還申請表》應注明歸還證照的名稱、編號、使用情況說明等信息。（二）歸還審核1.證照管理部門收到《證照歸還申請表》后，應及時對歸還的證照進行審核。審核內容包括證照的完整性、有效性、使用情況是否符合申請用途等。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的證照有損壞、缺失或使用情況不符合規(guī)定等問題，證照管理部門應及時與證照使用人溝通核實，并要求其限期整改或承擔相應責任。（三）歸還登記1.經審核無誤后，證照管理部門在《證照領取登記表》上記錄證照的歸還時間，并由歸還人簽字確認。2.同時，將歸還的證照按照類別和編號進行整理歸檔，妥善保管。五、證照的保管與存儲（一）保管責任1.公司指定專人負責證照的保管工作，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.保管人員應定期對所保管的證照進行清查盤點，確保證照的數(shù)量、種類與登記記錄一致。（二）存儲方式1.證照應存放在專門的保險柜或文件柜中，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風。2.對于重要的證照，應進行備份存儲，備份方式可采用電子掃描件存儲或異地存儲等方式，以防止證照原件丟失或損壞。（三）安全防護1.存儲證照的場所應安裝必要的安全防護設施，如監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保證照的安全。2.嚴格限制無關人員進入證照存儲場所，如需進入，必須經過保管人員同意并進行登記。六、證照的遺失與補辦（一）遺失報告1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照使用人或保管人員應立即向所在部門負責人報告，并在[X]個工作日內書面報告證照管理部門。2.報告內容應包括證照名稱、編號、遺失時間、遺失地點、可能遺失的原因等詳細信息。（二）掛失聲明1.證照管理部門在收到遺失報告后，應及時在公司內部發(fā)布掛失聲明，并根據證照類別和相關規(guī)定，在公開發(fā)行的報刊上刊登掛失聲明，聲明內容應包括證照名稱、編號、遺失作廢等信息。2.掛失聲明的費用由遺失責任人承擔。（三）補辦流程1.遺失責任人應填寫《證照補辦申請表》，詳細說明遺失情況及補辦原因，并提交相關證明材料。2.《證照補辦申請表》經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。3.審批通過后，遺失責任人按照相關部門的要求和規(guī)定，準備補辦所需的材料，并配合證照管理部門辦理補辦手續(xù)。4.補辦完成后，證照管理部門應及時更新證照登記信息，并將新證照妥善保管。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對證照歸還管理情況進行審計監(jiān)督，檢查證照的使用、歸還、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.積極配合相關政府部門、行業(yè)協(xié)會等對公司證照的檢查工作，如實提供所需的證照資料。2.對于外部檢查中提出的問題，應認真分析原因，制定整改措施，及時進行整改，并將整改情況報告上級領導。八、責任追究（一）責任界定1.因證照使用人保管不善、違規(guī)使用等原因導致證照遺失、損壞或出現(xiàn)其他問題的，由證照使用人承擔相應責任。2.因證照保管人員失職、未履行好保管職責等原因導致證照遺失、損壞或出現(xiàn)其他問題的，由保管人員承擔相應責任。3.因部門負責人審核把關不嚴、未履行好管理職責等原因導致證照使用和歸還出現(xiàn)問題的，由部門負責人承擔相應責任。（二）責任追究方式1.對于違反本辦法規(guī)定的責任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因責任人的過錯行為給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.構成違法犯罪的，將依法