酒店物質(zhì)管理辦法一、總則（一）目的為加強酒店物質(zhì)管理，保障酒店運營的順利進行，提高物資使用效率，降低成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于酒店內(nèi)所有物資的采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用、盤點及報廢等環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.歸口管理原則：酒店物資管理實行歸口管理，各部門負責(zé)本部門物資的計劃、使用和管理，并接受財務(wù)部和行政部的監(jiān)督與指導(dǎo)。2.預(yù)算控制原則：物資采購應(yīng)納入年度預(yù)算管理，嚴(yán)格控制采購支出，確保預(yù)算的有效執(zhí)行。3.質(zhì)量第一原則：所采購物資必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店經(jīng)營需要，保證物資質(zhì)量。4.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足經(jīng)營需求的前提下，合理降低采購成本和庫存成本，提高經(jīng)濟效益。二、組織與職責(zé)（一）物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立酒店物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由酒店總經(jīng)理擔(dān)任組長，財務(wù)部經(jīng)理、行政部經(jīng)理、采購部經(jīng)理等相關(guān)部門負責(zé)人為成員。物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)審議和決策酒店物資管理的重大事項，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。（二）財務(wù)部1.負責(zé)制定酒店物資采購預(yù)算，審核物資采購計劃和采購合同，監(jiān)督采購資金的使用。2.定期對酒店物資進行成本核算和分析，提供物資成本控制的建議和措施。3.參與物資盤點工作，對盤點結(jié)果進行審核和賬務(wù)處理。（三）行政部1.負責(zé)制定酒店物資管理制度和工作流程，組織實施物資管理工作。2.負責(zé)酒店固定資產(chǎn)的登記、入賬、折舊計提、清查盤點等工作。3.負責(zé)酒店辦公用品、低值易耗品等物資的采購、驗收、存儲、發(fā)放和管理。4.負責(zé)酒店物資采購供應(yīng)商的選擇、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。（四）采購部1.根據(jù)各部門物資需求計劃，負責(zé)物資的采購工作，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.負責(zé)與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理采購過程中的問題。3.負責(zé)收集市場物資價格信息，進行市場調(diào)研和分析，為物資采購提供決策依據(jù)。（五）使用部門1.負責(zé)編制本部門物資需求計劃，提交行政部審核。2.負責(zé)本部門物資的領(lǐng)用、使用和保管，合理使用物資，降低物資消耗。3.配合行政部做好物資盤點工作，及時反饋物資使用過程中的問題和建議。三、物資分類與編碼（一）物資分類酒店物資分為固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、食品飲料、客房用品、工程物資等六大類。具體分類如下：1.固定資產(chǎn)：指單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上，使用年限在一年以上，并且在使用過程中保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，如房屋建筑物、機器設(shè)備、運輸工具等。2.低值易耗品：指單位價值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以下，使用年限在一年以內(nèi)，不能作為固定資產(chǎn)的各種用具物品，如家具、電器、工具等。3.辦公用品：指用于辦公的各種文具、紙張、電腦耗材、辦公設(shè)備等。4.食品飲料：指酒店餐廳、酒吧等經(jīng)營場所提供的各類食品和飲料。5.客房用品：指酒店客房內(nèi)配備的各種用品，如床上用品、洗漱用品、一次性用品等。6.工程物資：指用于酒店工程建設(shè)、維修改造等方面的各種物資，如建筑材料、裝修材料、機電設(shè)備等。（二）物資編碼為便于物資管理和計算機系統(tǒng)操作，對各類物資進行統(tǒng)一編碼。物資編碼采用八位數(shù)字編碼結(jié)構(gòu)，具體如下：1.第一位數(shù)字表示物資大類，如“1”表示固定資產(chǎn)，“2”表示低值易耗品，“3”表示辦公用品，“4”表示食品飲料，“5”表示客房用品，“6”表示工程物資。2.第二、三位數(shù)字表示物資中類，根據(jù)物資的具體性質(zhì)和用途進行細分。3.第四、五位數(shù)字表示物資小類，進一步明確物資的具體品種。4.第六、七、八位數(shù)字表示物資順序號，按照物資的采購時間或入庫時間順序排列。例如，編碼“10100101”表示固定資產(chǎn)中的房屋建筑物類中的酒店主樓，順序號為01。四、物資采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的經(jīng)營情況、物資庫存狀況和實際需求，每月末編制次月物資需求計劃，提交行政部審核。2.行政部對各部門提交的物資需求計劃進行匯總、分析和審核，結(jié)合酒店庫存情況和預(yù)算安排，編制酒店月度物資采購計劃，報財務(wù)部審核后，提交采購部執(zhí)行。3.采購計劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等內(nèi)容，確保采購計劃的準(zhǔn)確性和合理性。（二）采購審批1.采購金額在[X]元以下的物資采購，由采購部經(jīng)理審批后實施采購。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的物資采購，經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，報行政部經(jīng)理審批。3.采購金額在[X]元以上的物資采購，經(jīng)采購部經(jīng)理、行政部經(jīng)理審核后，報酒店總經(jīng)理審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行評估和篩選。2.選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商，并與之簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.采購部應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的供貨質(zhì)量和服務(wù)水平。（四）采購實施1.采購部根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求及時組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并將貨物運至酒店指定地點。采購部應(yīng)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.物資到貨后，采購部應(yīng)及時通知行政部和使用部門進行驗收。五、物資驗收管理（一）驗收標(biāo)準(zhǔn)1.物資驗收應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和采購合同的要求進行，確保物資質(zhì)量符合規(guī)定。2.對于食品飲料、客房用品等直接影響酒店服務(wù)質(zhì)量的物資，應(yīng)嚴(yán)格按照食品安全標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)等進行驗收。（二）驗收程序1.物資到貨后，采購部應(yīng)及時通知行政部和使用部門共同進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、送貨清單等資料，對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行逐一核對。2.對于數(shù)量較多、規(guī)格復(fù)雜的物資，可采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例不得低于[X]%。3.驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。（三）驗收記錄驗收人員應(yīng)做好物資驗收記錄，記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗收時間、驗收結(jié)果等。驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。六、物資存儲管理（一）倉庫設(shè)置1.酒店應(yīng)設(shè)置專門的倉庫，用于存放各類物資。倉庫應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)和用途進行分類分區(qū)存放，確保物資存放安全、有序。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防、通風(fēng)、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，保證倉庫環(huán)境符合物資存儲要求。（二）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)建立物資庫存臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、領(lǐng)用部門等信息。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，每年進行一次全面盤點。3.對于庫存物資，應(yīng)按照先進先出的原則進行發(fā)放，避免物資積壓過期。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行檢查，發(fā)現(xiàn)物資損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時報告行政部，并采取相應(yīng)的處理措施。（三）庫存控制1.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)酒店經(jīng)營情況和物資庫存狀況，制定合理的庫存定額，對庫存物資進行監(jiān)控和管理。2.行政部應(yīng)定期對庫存物資進行分析，對于庫存積壓物資，應(yīng)及時與使用部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、調(diào)劑、報廢等措施進行處理，降低庫存成本。七、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.物資發(fā)放應(yīng)遵循“以舊換新、交舊領(lǐng)新”的原則，對于可回收利用的物資，應(yīng)要求使用部門交回舊物資后，方可領(lǐng)取新物資。2.物資發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的物資需求計劃進行，不得超計劃發(fā)放。（二）發(fā)放程序1.使用部門根據(jù)實際需求填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交行政部審核。2.行政部對物資領(lǐng)用申請表進行審核，審核通過后，開具物資發(fā)放單，并通知倉庫管理人員發(fā)放物資。3.倉庫管理人員根據(jù)物資發(fā)放單，對物資進行發(fā)放，并在物資發(fā)放單上簽字確認。物資發(fā)放單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交使用部門，一聯(lián)交財務(wù)部記賬。（三）發(fā)放記錄倉庫管理人員應(yīng)做好物資發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。八、物資使用管理（一）使用部門職責(zé)1.使用部門應(yīng)合理使用物資，降低物資消耗，提高物資使用效率。2.使用部門應(yīng)建立物資使用臺賬，詳細記錄物資的使用情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時間、使用人等信息。3.使用部門應(yīng)定期對物資使用情況進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取改進措施，不斷提高物資管理水平。（二）監(jiān)督檢查1.行政部應(yīng)定期對各部門物資使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資領(lǐng)用、使用、保管等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部應(yīng)及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。九、物資盤點管理（一）盤點計劃1.行政部應(yīng)制定年度物資盤點計劃，明確盤點時間、范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。2.年度物資盤點計劃應(yīng)報酒店總經(jīng)理審批后實施。（二）盤點實施1.物資盤點應(yīng)采用實地盤點的方法，對庫存物資進行逐一清點。2.盤點人員應(yīng)認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實相符。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫物資盤點盈虧表，報行政部審核。（三）盤點結(jié)果處理1.行政部根據(jù)物資盤點盈虧表，對盤點結(jié)果進行審核，并提出處理意見。2.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因后，按照相關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)處理；對于盤虧的物資，應(yīng)根據(jù)不同情況，分別由責(zé)任人賠償、計入成本費用等方式進行處理。3.物資盤點結(jié)束后，行政部應(yīng)編寫物資盤點報告，總結(jié)盤點工作情況，分析存在的問題，提出改進措施和建議，報酒店總經(jīng)理審閱。十、物資報廢管理（一）報廢條件1.物資已超過使用年限，且無法正常使用的。2.物資因損壞、變質(zhì)等原因，無法修復(fù)或無修復(fù)價值的。3.因酒店經(jīng)營結(jié)構(gòu)調(diào)整、設(shè)備更新?lián)Q代等原因，不再使用的物資。（二）報廢審批1.使用部門或倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)物資符合報廢條件后，應(yīng)填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等內(nèi)容，提交行政部審核。2.行政部對物資報廢申請表