重要物品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司重要物品的管理，確保重要物品的安全、完整，保障公司正常運營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各類重要物品的管理，包括但不限于文件資料、印章證照、貴重設(shè)備、庫存現(xiàn)金、票據(jù)等。（三）管理原則1.安全性原則：確保重要物品的存儲、使用和保管安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.規(guī)范性原則：嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準進行管理，規(guī)范操作流程。3.責任性原則：明確各部門和人員在重要物品管理中的職責，做到責任到人。4.保密性原則：對于涉及公司機密的重要物品，嚴格保密，防止信息泄露。二、文件資料管理（一）文件資料分類1.行政文件：包括公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、報告、報表等。3.技術(shù)文件：技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。4.其他文件：如員工檔案、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。（二）文件資料的起草與審核1.各部門負責本部門相關(guān)文件資料的起草工作，確保內(nèi)容準確、完整、清晰。2.重要文件資料需經(jīng)部門負責人審核，涉及多個部門的文件資料需會簽相關(guān)部門。3.需公司領(lǐng)導(dǎo)審批的文件資料，按照公司審批流程進行審批。（三）文件資料的編號與歸檔1.文件資料起草完成后，由行政部門統(tǒng)一進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.按照分類標準，定期將文件資料進行歸檔，歸檔時應(yīng)確保資料齊全、完整。3.建立電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的歸檔方式，便于查詢和使用。（四）文件資料的借閱與使用1.因工作需要借閱文件資料的，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管文件資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失。4.文件資料使用完畢后，應(yīng)及時歸還行政部門，行政部門應(yīng)對歸還的文件資料進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責任。（五）文件資料的銷毀1.對于已失效、無保存價值的文件資料，由行政部門定期進行清理，填寫銷毀清單。2.銷毀清單需經(jīng)部門負責人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件資料名稱、數(shù)量等，記錄保存[X]年。三、印章證照管理（一）印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力的印章。2.法人章：法定代表人的印章。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算等業(yè)務(wù)的印章。4.合同專用章：簽訂合同等業(yè)務(wù)使用的印章。5.部門印章：各部門內(nèi)部使用的印章。（二）印章的刻制與啟用1.公司印章的刻制需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，由行政部門統(tǒng)一辦理。2.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)進行登記，并填寫印章啟用申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后啟用。3.印章啟用時，應(yīng)在印章使用登記簿上記錄啟用時間、印章名稱、編號等信息。（三）印章的保管1.公司公章、法人章由行政部門指定專人保管，財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管，合同專用章由業(yè)務(wù)部門指定專人保管，部門印章由各部門負責人指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章交他人使用或帶出公司。3.印章保管人員因事請假時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，由部門負責人指定臨時保管人員。（四）印章的使用1.使用印章時，需填寫印章使用申請表，注明使用事由、文件名稱、蓋章位置等信息。2.申請表需經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，按照公司審批流程進行審批。3.印章保管人員應(yīng)嚴格按照審批后的申請表使用印章，在蓋章前應(yīng)仔細核對文件內(nèi)容，確保無誤。4.印章使用后，應(yīng)在印章使用登記簿上記錄使用時間、文件名稱、蓋章位置、蓋章人等信息。（五）證照管理1.公司各類證照包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書等，由行政部門統(tǒng)一保管。2.證照保管人員應(yīng)建立證照臺賬，記錄證照名稱、編號、頒發(fā)日期、有效期等信息。3.因工作需要借用證照的，需填寫借用申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到行政部門辦理借用手續(xù)。4.借用期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.證照使用完畢后，應(yīng)及時歸還行政部門，行政部門應(yīng)對歸還的證照進行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借用人員的責任。四、貴重設(shè)備管理（一）設(shè)備分類1.辦公設(shè)備：電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等。2.生產(chǎn)設(shè)備：生產(chǎn)線上的各類機器設(shè)備。3.檢測設(shè)備：用于產(chǎn)品質(zhì)量檢測的儀器設(shè)備。4.其他設(shè)備：如空調(diào)、電梯等。（二）設(shè)備的采購與驗收1.各部門根據(jù)工作需要提出設(shè)備采購申請，經(jīng)部門負責人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由采購部門負責采購。2.采購設(shè)備時，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的供應(yīng)商，簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、型號、價格、交貨期等條款。3.設(shè)備到貨后，由使用部門、采購部門和質(zhì)量管理部門共同進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（三）設(shè)備的登記與入賬1.設(shè)備驗收合格后，行政部門應(yīng)建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門等信息。2.財務(wù)部門根據(jù)設(shè)備采購發(fā)票和驗收報告進行入賬，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行折舊計提。（四）設(shè)備的使用與維護1.使用部門負責設(shè)備的日常使用和維護，制定設(shè)備操作規(guī)程，確保設(shè)備正常運行。2.設(shè)備維護人員應(yīng)定期對設(shè)備進行巡檢和保養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)和排除設(shè)備故障。3.對于大型設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)制定專門的維護計劃和應(yīng)急預(yù)案，確保設(shè)備在出現(xiàn)故障時能夠及時修復(fù)，減少對生產(chǎn)經(jīng)營的影響。（五）設(shè)備的報廢與處置1.設(shè)備因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用時，由使用部門提出報廢申請，填寫設(shè)備報廢申請表。2.申請表需經(jīng)設(shè)備維護人員、部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，方可進行報廢處理。3.設(shè)備報廢后，行政部門應(yīng)及時進行清理，填寫設(shè)備處置清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照相關(guān)規(guī)定進行處置，處置收入應(yīng)及時入賬。五、庫存現(xiàn)金與票據(jù)管理（一）庫存現(xiàn)金管理1.公司庫存現(xiàn)金限額由開戶銀行根據(jù)公司實際情況核定，一般不超過[X]天的日常零星開支所需現(xiàn)金。2.財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照庫存現(xiàn)金限額管理現(xiàn)金，不得超限額存放現(xiàn)金。3.現(xiàn)金收支應(yīng)嚴格按照國家現(xiàn)金管理規(guī)定進行，確?，F(xiàn)金收支合法、合規(guī)。4.財務(wù)人員應(yīng)每日對庫存現(xiàn)金進行盤點，做到賬實相符，如發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金短缺或溢余，應(yīng)及時查明原因，進行處理。（二）票據(jù)管理1.公司涉及的票據(jù)包括支票、匯票、本票、發(fā)票等，由財務(wù)部門統(tǒng)一管理。2.財務(wù)人員應(yīng)建立票據(jù)臺賬，記錄票據(jù)種類、號碼、出票日期、金額、用途等信息。3.票據(jù)的購買、使用和保管應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行，確保票據(jù)安全。4.支票的簽發(fā)應(yīng)嚴格按照公司審批流程進行，填寫支票時應(yīng)注明收款人、金額、用途等信息，不得簽發(fā)空頭支票。5.發(fā)票的開具應(yīng)真實、準確、完整，按照稅務(wù)部門的規(guī)定進行開具和保管。6.票據(jù)使用完畢后，應(yīng)及時進行核銷，確保票據(jù)的使用和管理規(guī)范。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門應(yīng)定期對公司重要物品進行檢查，包括文件資料的歸檔情況、印章證照的保管與使用情況、貴重設(shè)備的維護與使用情況等。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對庫存現(xiàn)金和票據(jù)進行盤點，確保賬實相符。3.檢查結(jié)果應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，及時督促相關(guān)部門進行整改。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要對重要物品管理情況進行