培訓公司離職面談管理規(guī)章

一、總則本公司秉持“以人為本，追求卓越”的企業(yè)文化，注重員工的發(fā)展與體驗。離職面談作為公司與離職員工溝通的重要環(huán)節(jié)，旨在深入了解員工離職原因，收集對公司管理、業(yè)務發(fā)展等方面的意見和建議，同時傳遞公司的人文關懷，維護良好的雇主品牌形象。通過規(guī)范的離職面談流程，促進公司持續(xù)改進與發(fā)展，實現(xiàn)公司與員工的共同成長，更好地踐行社會效益。二、適用范圍本規(guī)章適用于本培訓公司所有離職員工，包括主動離職和被動離職（如辭退、合同期滿不再續(xù)簽等情況）。三、組織架構與職責分工1.人力資源部門-負責離職面談的整體組織與協(xié)調工作，制定面談計劃，確定面談人員。-設計并優(yōu)化離職面談問卷，收集、整理和分析面談反饋信息。-跟進面談后續(xù)工作，如將相關建議反饋給各部門，監(jiān)督改進措施的落實情況。2.面談人員-通常由人力資源部門相關人員和離職員工的直屬上級擔任。人力資源部門人員負責從公司整體層面了解情況，直屬上級從工作實際和團隊管理角度進行溝通。-面談人員需提前熟悉離職員工的基本信息、工作表現(xiàn)等資料，確保面談順利進行。-認真記錄面談內容，客觀、準確地反映離職員工的意見和想法。3.其他相關部門-根據(jù)人力資源部門的反饋，對離職員工提出的涉及本部門的問題和建議進行分析，制定改進措施并執(zhí)行。四、管理內容與流程1.面談準備階段-當員工提出離職申請或公司決定辭退員工時，人力資源部門在[具體時間]內啟動離職面談程序。-確定面談人員后，提前[X]個工作日與離職員工預約面談時間、地點，并以正式郵件或書面通知的形式告知員工面談相關事宜，包括面談目的、大致時長等。-面談人員收集離職員工的崗位說明書、績效考核記錄、培訓經歷等資料，熟悉員工工作情況。同時，準備好面談問卷，問卷內容涵蓋離職原因、對公司文化與管理的看法、對工作環(huán)境與團隊氛圍的評價等方面。2.面談實施階段-面談應選擇安靜、舒適的環(huán)境，避免外界干擾，營造輕松、開放的溝通氛圍。-面談人員開場向離職員工說明面談的目的和保密性原則，消除員工顧慮。-按照面談問卷的內容，逐步引導離職員工進行回答，鼓勵其充分表達真實想法和感受。在溝通中，面談人員要注意傾聽，不打斷員工發(fā)言，通過適當?shù)奶釂栠M一步挖掘信息。-除問卷內容外，面談人員可根據(jù)實際情況與離職員工進行自由交流，了解一些問卷未涉及但對公司有價值的信息。-詳細記錄面談內容，可采用筆記或錄音的方式（需提前征得離職員工同意）。面談結束后，對面談記錄進行整理和總結。3.面談結果整理與反饋階段-面談結束后[X]個工作日內，面談人員將面談記錄進行梳理，提取關鍵信息，形成離職面談報告。報告內容包括離職員工基本信息、離職原因分析、對公司的意見和建議等。-將離職面談報告提交給人力資源部門負責人，人力資源部門進行匯總分析，篩選出具有普遍性和重要性的問題。-人力資源部門將相關問題和建議反饋給各責任部門，組織召開溝通會議，共同商討改進措施。4.跟進與監(jiān)督階段-各責任部門在接到反饋后的[X]個工作日內制定詳細的改進計劃，并提交給人力資源部門。-人力資源部門對改進計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查進展情況。對于未能按時完成或執(zhí)行不力的部門，進行督促和協(xié)調。五、權利與義務1.離職員工的權利-有權利在面談中真實、自由地表達自己的想法和感受，不受任何形式的干擾和限制。-有權要求面談人員對涉及個人隱私的內容進行保密。-有權了解面談結果的反饋和處理情況。2.離職員工的義務-應積極配合面談工作，按時參加面談，如實回答面談人員的問題。-不得在面談中故意提供虛假信息或惡意詆毀公司形象。3.公司的權利-有權了解員工離職的真實原因及對公司各方面的看法和建議。-對于離職員工提出的不合理要求或建議，有權進行合理的解釋和拒絕。4.公司的義務-為離職員工提供良好的面談環(huán)境和溝通氛圍，保障員工的合法權益。-認真對待離職員工提出的意見和建議，及時進行分析和處理，并將處理結果反饋給員工。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-人力資源部門定期檢查離職面談工作的執(zhí)行情況，包括面談計劃的落實、面談記錄的完整性等。-設立員工反饋渠道，如專門的郵箱或意見箱，接受離職員工對離職面談過程中存在問題的反饋。對于反饋的問題，及時進行調查和處理。2.考核機制-將離職面談工作納入面談人員的績效考核指標體系，考核內容包括面談的及時性、面談記錄的質量、反饋信息的有效性等。-對于在離職面談工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的面談人員，給予適當?shù)莫剟?，如績效加分、榮譽證書等。對于未能履行職責，導致面談工作出現(xiàn)問題的人員，進行相應的績效扣分或批評教育。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)