莆田采購管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織在莆田地區(qū)的采購管理工作，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在莆田地區(qū)內(nèi)進(jìn)行的各類物資、服務(wù)的采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、外包服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及莆田地區(qū)的相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商一視同仁，不得偏袒任何一方。3.公開透明原則：除涉及商業(yè)秘密等特殊情況外，采購信息應(yīng)盡量公開透明，接受公司/組織內(nèi)部監(jiān)督及相關(guān)部門的檢查。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)莆田地區(qū)的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可進(jìn)一步細(xì)分為不同的采購小組，如物資采購組、設(shè)備采購組、服務(wù)采購組等，以提高采購工作的專業(yè)性和效率。（二）采購部門職責(zé)1.制定和完善莆田地區(qū)采購管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.根據(jù)公司/組織的需求，編制采購計劃，明確采購項目、數(shù)量、時間等要求。3.開展供應(yīng)商開發(fā)、評估與管理工作，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽符合要求。4.組織采購活動，包括招標(biāo)、詢價、談判等，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購合同。5.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。6.參與采購物資和服務(wù)的驗收工作，對不符合要求的及時與供應(yīng)商溝通處理。7.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議，不斷優(yōu)化采購流程和降低采購成本。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購需求，包括物資規(guī)格、技術(shù)要求、服務(wù)內(nèi)容等，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗收和評價。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、合同付款條款，監(jiān)督采購資金的使用，確保資金安全。3.法務(wù)部門：為采購活動提供法律支持，審核采購合同，防范法律風(fēng)險。三、采購計劃管理（一）采購計劃編制依據(jù)1.公司/組織的年度經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃、項目計劃等，明確所需采購的物資和服務(wù)。2.庫存狀況，根據(jù)現(xiàn)有庫存水平，合理確定采購數(shù)量，避免積壓或缺貨。3.市場供應(yīng)情況，關(guān)注莆田地區(qū)及相關(guān)行業(yè)的市場動態(tài)，了解物資和服務(wù)的供應(yīng)狀況、價格走勢等。（二）采購計劃編制流程1.需求部門每月/季度末向采購部門提交采購需求申請表，詳細(xì)說明需求物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等信息。2.采購部門匯總各需求部門的采購需求，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制月度/季度采購計劃初稿。3.采購計劃初稿提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，包括財務(wù)部門審核預(yù)算、需求部門確認(rèn)需求合理性、其他相關(guān)部門提出意見和建議。4.根據(jù)審核意見，采購部門對采購計劃進(jìn)行修訂和完善，形成最終的采購計劃，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整、需求變更等原因，需要對采購計劃進(jìn)行調(diào)整的，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出書面申請，說明調(diào)整原因和內(nèi)容。采購部門審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對采購計劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.通過多種渠道收集莆田地區(qū)潛在供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其基本資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，確定符合基本要求的供應(yīng)商名單。3.向初選供應(yīng)商發(fā)放供應(yīng)商調(diào)查表，要求其提供詳細(xì)的公司資料、產(chǎn)品信息、業(yè)績情況等，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的綜合實力。4.采購部門會同相關(guān)部門對初選供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，重點考察供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等，形成考察報告。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面的指標(biāo)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估。2.采購部門根據(jù)采購業(yè)務(wù)情況，收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品檢驗報告、交貨記錄、售后服務(wù)反饋等，作為評估依據(jù)。3.組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，按照評估指標(biāo)體系進(jìn)行打分，確定供應(yīng)商的等級。4.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多的合作機(jī)會，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商日常管理1.與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，傳達(dá)公司/組織的采購政策和需求信息，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等，實行動態(tài)管理。3.對供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不合格等。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，收集公司/組織內(nèi)部對供應(yīng)商產(chǎn)品和服務(wù)的反饋意見，不斷改進(jìn)供應(yīng)商管理工作。五、采購方式與流程（一）采購方式1.招標(biāo)采購：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項目。通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商投標(biāo)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.詢價采購：對于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足、價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價，選擇價格合理、信譽良好的供應(yīng)商成交。3.談判采購：對于一些特殊采購項目，如獨家代理產(chǎn)品、定制化產(chǎn)品等，可與供應(yīng)商進(jìn)行談判采購。通過與供應(yīng)商進(jìn)行一對一的談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（二）采購流程1.采購申請：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等信息，并提交給采購部門。2.采購審批：采購部門收到采購申請單后，對其進(jìn)行初步審核，審核通過后提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批通過的采購申請單進(jìn)入采購流程，未通過的返回需求部門說明原因。3.采購實施招標(biāo)采購流程：采購部門制定招標(biāo)文件，明確招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標(biāo)。對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，確定符合要求的投標(biāo)供應(yīng)商名單。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。公示中標(biāo)候選人，無異議后發(fā)出中標(biāo)通知書，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。詢價采購流程：采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。收集供應(yīng)商的報價單，進(jìn)行比較分析，選擇價格合理、信譽良好的供應(yīng)商。與選定供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終采購價格、交貨期等條款。簽訂采購合同。談判采購流程：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行前期溝通，了解其產(chǎn)品和服務(wù)情況。組織談判會議，與供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同。單一來源采購流程：需求部門提出單一來源采購申請，說明采用單一來源采購的原因和依據(jù)。采購部門進(jìn)行審核，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。4.合同簽訂與執(zhí)行采購部門根據(jù)采購結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購部門將采購合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門按照合同要求履行各自職責(zé)。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.驗收付款采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，按照合同要求對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗。驗收合格后，需求部門填寫驗收報告，提交給采購部門。采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。財務(wù)部門審核付款申請，按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括市場價格波動、供應(yīng)短缺、供應(yīng)商壟斷等風(fēng)險，可能導(dǎo)致采購成本增加、物資供應(yīng)不及時等問題。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司/組織的生產(chǎn)經(jīng)營活動，甚至造成損失。3.合同風(fēng)險：采購合同條款不明確、不合理，或供應(yīng)商不履行合同義務(wù)，可能引發(fā)合同糾紛，給公司/組織帶來法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。4.內(nèi)部管理風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、審批不嚴(yán)、信息溝通不暢等內(nèi)部管理問題，可能導(dǎo)致采購效率低下、腐敗現(xiàn)象發(fā)生等。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級。3.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)，避免價格波動帶來的損失。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散采購渠道，降低對單一供應(yīng)商的依賴，防范供應(yīng)短缺和供應(yīng)商壟斷風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強(qiáng)采購物資的檢驗和驗收工作，確保質(zhì)量合格。3.合同風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購合同管理，制定規(guī)范的合同模板，明確合同條款，避免合同漏洞。在簽訂合同前，組織法務(wù)部門等相關(guān)人員對合同進(jìn)行審核，防范法律風(fēng)險。加強(qiáng)對供應(yīng)商合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中的問題。4.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對完善采購管理制度和流程，加強(qiáng)內(nèi)部審計和監(jiān)督，確保采購工作規(guī)范、透明。加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，防止腐敗現(xiàn)象發(fā)生。建立有效的信息溝通機(jī)制，加強(qiáng)采購部門與需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等之間的信息交流，提高采購工作效率。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，由財務(wù)部門、審計部門、紀(jì)檢部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督。2.采購監(jiān)督小組定期對采購項目進(jìn)行檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核制度1.建立采購工作考