被裝采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司被裝采購管理，規(guī)范采購行為，確保被裝質量，提高采購效益，滿足公司工作需要，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)各類被裝的采購活動，包括但不限于工作服、工作鞋、防護用品等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：以滿足工作需求為前提，優(yōu)先選擇質量可靠、性能優(yōu)良的被裝產(chǎn)品。3.效益原則：在保證質量的基礎上，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保公正評標。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定被裝采購計劃，組織實施采購活動。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。3.與供應商進行商務談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.根據(jù)工作實際需求，提出被裝采購申請，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。2.參與對供應商的評估和選擇，提供技術支持和質量驗收標準。3.負責對采購的被裝進行驗收，反饋使用過程中的問題。（三）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，監(jiān)督采購資金的支付。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務建議。（四）審計部門1.對被裝采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性。2.審查采購合同的合法性、完整性，防范采購風險。3.對采購項目的經(jīng)濟效益進行評價，提出審計意見和建議。三、采購計劃（一）計劃制定1.需求部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)下一年度工作任務和人員變動情況，編制被裝采購需求計劃，提交至采購部門。2.采購部門結合公司預算安排和庫存情況，對需求計劃進行匯總、分析和調整，制定年度被裝采購計劃，報公司領導審批。（二）計劃調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，因工作任務變化、人員增減等原因導致需求發(fā)生變動時，需求部門應及時提出調整申請，說明調整原因、調整內(nèi)容等。2.采購部門對調整申請進行審核，報公司領導批準后，對采購計劃進行相應調整。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購需求和供應商評價標準，對供應商進行篩選和評估，選擇合格的供應商。3.對新入選的供應商，采購部門應要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、產(chǎn)品質量認證等相關資質證明文件，并進行實地考察。（二）供應商評價1.采購部門定期對供應商的產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務、價格等方面進行評價，評價結果作為供應商繼續(xù)合作或淘汰的依據(jù)。2.需求部門應積極配合采購部門開展供應商評價工作，及時反饋供應商產(chǎn)品在使用過程中的問題。（三）供應商淘汰1.對于出現(xiàn)產(chǎn)品質量問題、交貨期嚴重延誤、售后服務不到位等情況的供應商，采購部門應及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.若供應商在規(guī)定期限內(nèi)未完成整改或整改后仍不符合要求，采購部門應將其列入淘汰名單，停止與其合作。五、采購流程（一）采購申請需求部門根據(jù)工作需要，填寫《被裝采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審核后提交至采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，報公司領導審批。對于金額較大或涉及重要物資的采購項目，應按照公司相關規(guī)定進行集體決策。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，在合格供應商范圍內(nèi)選擇供應商，并向其發(fā)送采購詢價單或招標邀請書。2.供應商應在規(guī)定時間內(nèi)報價或投標，采購部門對供應商的報價或投標文件進行評審，選擇最優(yōu)供應商。3.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。（四）合同執(zhí)行1.供應商應按照合同約定的時間、地點和方式交付貨物，采購部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保貨物按時、按質、按量交付。2.需求部門在收到貨物后，應按照合同約定的質量標準進行驗收。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質量問題或與合同約定不符，應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決。（五）付款結算1.采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上相關發(fā)票、驗收報告等資料，報財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。六、質量控制（一）質量標準制定1.需求部門應根據(jù)工作實際需求，制定被裝的質量標準，包括產(chǎn)品的材質、規(guī)格、尺寸、性能、外觀等方面的要求。2.質量標準應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，并在采購合同中明確約定。（二）檢驗驗收1.采購的被裝到貨后，需求部門應按照質量標準進行檢驗驗收。檢驗驗收可采用抽檢、全檢等方式，確保產(chǎn)品質量符合要求。2.對于重要物資或質量要求較高的被裝，可邀請專業(yè)機構或第三方檢測單位進行檢驗。3.驗收合格的被裝應辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的被裝應及時與供應商協(xié)商退換貨事宜。（三）質量問題處理1.在被裝使用過程中，如發(fā)現(xiàn)質量問題，需求部門應及時向采購部門反饋，采購部門負責與供應商溝通協(xié)調，要求其采取相應的解決措施。2.對于因質量問題給公司造成損失的，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。七、價格管理（一）價格調研采購部門應定期收集市場價格信息，了解被裝產(chǎn)品的價格動態(tài)，為采購定價提供參考依據(jù)。（二）價格談判1.在采購過程中，采購部門應與供應商進行充分的價格談判，爭取合理的采購價格。2.價格談判應綜合考慮產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務等因素，確保公司利益最大化。（三）價格審批采購合同中的價格應報公司領導審批，對于超出預算或價格過高的采購項目，應進行專項說明和審批。八、庫存管理（一）庫存計劃1.采購部門應根據(jù)采購計劃和歷史采購數(shù)據(jù)，結合公司實際需求，制定被裝庫存計劃，合理控制庫存水平。2.庫存計劃應明確各類被裝的安全庫存、最高庫存和最低庫存標準。（二）庫存盤點1.定期對被裝庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點工作可由采購部門、需求部門和財務部門共同參與。2.對于盤盈、盤虧的情況，應及時查明原因，進行相應的賬務處理和調整。（三）庫存處置1.對于積壓、過期、損壞等不再使用的被裝，采購部門應及時進行清理和處置，可采取報廢、變賣、捐贈等方式。2.庫存處置應按照公司相關規(guī)定進行審批和操作，確保資產(chǎn)安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對被裝采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、資金使用的合理性等。2.公司內(nèi)部設立舉報渠道，接受員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核評價1.建立采購部門和需求部門的考核評價機制，對采購工