行政總務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政總務(wù)管理，規(guī)范行政總務(wù)工作流程，提高行政總務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)的行政總務(wù)管理工作。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則：行政總務(wù)工作要以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項行政總務(wù)管理制度和流程，確保工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。3.勤儉節(jié)約原則：合理利用公司資源，降低行政總務(wù)成本，杜絕浪費。4.安全第一原則：加強公司安全管理，確保公司員工生命財產(chǎn)安全和公司正常運營。二、行政管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域規(guī)劃根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃辦公區(qū)域，確保各部門之間工作聯(lián)系緊密，提高工作效率。2.辦公設(shè)施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施正常使用。3.環(huán)境衛(wèi)生管理制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確清潔標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任分工，定期進行清潔消毒，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。4.綠化管理在辦公區(qū)域適當(dāng)擺放綠色植物，美化辦公環(huán)境，營造舒適的工作氛圍。（二）辦公用品管理1.辦公用品采購根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保辦公用品質(zhì)量和供應(yīng)及時性。2.辦公用品庫存管理建立辦公用品庫存管理制度，定期盤點庫存，及時補充短缺物品，避免積壓浪費。3.辦公用品發(fā)放制定辦公用品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和流程，員工憑領(lǐng)用單領(lǐng)取辦公用品，嚴(yán)格控制辦公用品的發(fā)放數(shù)量和范圍。（三）文件檔案管理1.文件收發(fā)設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，負責(zé)公司文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全。2.文件歸檔按照文件類別和時間順序，對文件進行分類整理、編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查閱和管理。3.檔案保管加強檔案保管設(shè)施建設(shè)，確保檔案存放安全，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失。4.檔案查閱制定檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案查閱范圍和權(quán)限，查閱檔案需填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（四）會議管理1.會議組織根據(jù)會議主題和參會人員范圍，確定會議時間、地點、議程等，提前通知參會人員，并做好會議準(zhǔn)備工作。2.會議記錄安排專人負責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議和要求，會后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會人員。3.會議跟進對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時反饋執(zhí)行結(jié)果，確保會議決議得到有效落實。（五）印章管理1.印章刻制公司印章的刻制需經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，由專人負責(zé)辦理，確保印章刻制的合法性和安全性。2.印章保管設(shè)立專門的印章保管崗位，配備保險柜等保管設(shè)施，嚴(yán)格按照印章管理制度保管印章，確保印章安全。3.印章使用建立印章使用審批制度，使用印章需填寫印章使用申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用，使用印章時需登記使用時間、用途、使用人等信息。（六）證照管理1.證照辦理負責(zé)公司各類證照的辦理、年檢、換證等工作，確保公司證照合法有效。2.證照保管設(shè)立專門的證照保管崗位，配備保險柜等保管設(shè)施，嚴(yán)格按照證照管理制度保管證照，確保證照安全。3.證照使用建立證照使用審批制度，使用證照需填寫證照使用申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用，使用證照時需登記使用時間、用途、使用人等信息。三、總務(wù)管理（一）車輛管理1.車輛配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置車輛，確保車輛數(shù)量和類型滿足公司工作需要。2.車輛調(diào)度建立車輛調(diào)度管理制度，根據(jù)工作任務(wù)和員工需求，合理調(diào)度車輛，提高車輛使用效率。3.車輛維修保養(yǎng)制定車輛維修保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保車輛性能良好，安全行駛。4.車輛安全管理加強車輛安全管理，定期對駕駛員進行安全教育培訓(xùn)，提高駕駛員安全意識，確保車輛行駛安全。（二）食堂管理1.食堂規(guī)劃與建設(shè)根據(jù)公司員工人數(shù)和就餐需求，合理規(guī)劃食堂布局，建設(shè)符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的食堂設(shè)施。2.食堂食材采購選擇優(yōu)質(zhì)食材供應(yīng)商，建立食材采購驗收制度，確保食材質(zhì)量安全。3.食堂餐飲服務(wù)制定食堂餐飲服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提供營養(yǎng)均衡、口味多樣的餐飲服務(wù)，滿足員工就餐需求。4.食堂衛(wèi)生管理加強食堂衛(wèi)生管理，定期對食堂進行清潔消毒，確保食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生，食品符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。（三）宿舍管理1.宿舍規(guī)劃與建設(shè)根據(jù)公司員工住宿需求，合理規(guī)劃宿舍布局，建設(shè)安全、舒適、整潔的宿舍設(shè)施。2.宿舍入住與退房管理制定宿舍入住與退房管理制度，員工憑申請入住宿舍，離職時需辦理退房手續(xù)。3.宿舍安全管理加強宿舍安全管理，定期對宿舍進行安全檢查，確保宿舍設(shè)施安全，員工人身財產(chǎn)安全。4.宿舍衛(wèi)生管理制定宿舍衛(wèi)生管理制度，明確清潔標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任分工，定期進行清潔消毒，保持宿舍環(huán)境整潔衛(wèi)生。（四）物業(yè)管理1.物業(yè)服務(wù)采購選擇專業(yè)的物業(yè)服務(wù)公司，簽訂物業(yè)服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和費用等。2.物業(yè)服務(wù)監(jiān)督建立物業(yè)服務(wù)監(jiān)督機制，定期對物業(yè)服務(wù)公司的服務(wù)質(zhì)量進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.物業(yè)設(shè)施維護加強物業(yè)設(shè)施維護管理，定期對物業(yè)設(shè)施進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保物業(yè)設(shè)施正常使用。（五）安全保衛(wèi)管理1.安全保衛(wèi)制度建設(shè)建立健全公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)職責(zé)和工作流程，確保公司安全保衛(wèi)工作有章可循。2.安全保衛(wèi)人員配備根據(jù)公司實際情況，配備足夠的安全保衛(wèi)人員，負責(zé)公司門禁管理、巡邏檢查、安全監(jiān)控等工作。3.安全保衛(wèi)設(shè)施建設(shè)加強公司安全保衛(wèi)設(shè)施建設(shè)，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等安全保衛(wèi)設(shè)施，確保公司安全。4.安全保衛(wèi)培訓(xùn)與演練定期對安全保衛(wèi)人員進行培訓(xùn)，提高安全保衛(wèi)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和應(yīng)急處置能力，同時組織安全保衛(wèi)演練，檢驗和完善應(yīng)急預(yù)案。四、費用管理（一）費用預(yù)算管理1.預(yù)算編制行政總務(wù)部門根據(jù)公司年度工作計劃和實際需求，編制行政總務(wù)費用預(yù)算，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核后報財務(wù)部門匯總。2.預(yù)算執(zhí)行嚴(yán)格按照行政總務(wù)費用預(yù)算執(zhí)行，控制費用支出，確保費用不超預(yù)算。3.預(yù)算調(diào)整如因工作需要確需調(diào)整行政總務(wù)費用預(yù)算，需提前提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行調(diào)整。（二）費用報銷管理1.報銷流程員工發(fā)生行政總務(wù)費用支出后，按照公司費用報銷制度填寫報銷申請表，附上相關(guān)發(fā)票、憑證等，經(jīng)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后報銷。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)明確行政總務(wù)費用報銷標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行報銷，杜絕不