物資購置管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資購置管理，規(guī)范物資購置行為，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，提高物資使用效益，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構以及所屬全資、控股子公司的物資購置活動。物資包括但不限于原材料、輔助材料、設備、辦公用品、勞保用品等各類用于生產(chǎn)經(jīng)營和管理的物品。（三）基本原則1.合法性原則：物資購置活動必須遵守國家法律法規(guī)，符合相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要的前提下，充分考慮物資的性價比，追求經(jīng)濟效益最大化，同時注重物資的質量和使用效益。3.公開透明原則：物資購置過程應公開、公平、公正，接受公司內部監(jiān)督和外部相關部門的監(jiān)督檢查。4.歸口管理原則：物資購置實行歸口管理，明確各部門在物資購置中的職責和權限，避免多頭采購和管理混亂。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定物資采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施物資采購工作，選擇合格的供應商，進行采購談判，簽訂采購合同。3.負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質、按量供應。4.建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理，定期更新供應商信息。（二）需求部門1.根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營和管理需要，提出物資購置申請，詳細說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.參與物資采購的選型、技術談判等工作，提供技術支持和質量要求。3.負責對采購物資進行驗收，確保物資符合本部門需求和質量標準。4.配合采購部門進行供應商管理，反饋使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進建議。（三）財務部門1.負責審核物資購置預算，確保購置資金的合理安排和有效使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關。3.負責物資購置款項的支付結算，按照財務制度和合同約定辦理付款手續(xù)。4.對物資購置成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持和成本控制建議。（四）審計部門1.對物資購置活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.對物資采購過程中的違規(guī)行為進行調查和處理，提出審計意見和建議，促進公司規(guī)范物資購置管理。（五）其他部門1.行政部門負責辦公用品、勞保用品等通用物資的歸口管理，制定相關物資的配置標準和管理制度。2.設備管理部門負責設備的選型、安裝調試、驗收、維護保養(yǎng)等工作，參與設備采購合同的簽訂和執(zhí)行監(jiān)督。3.質量部門負責對采購物資的質量進行檢驗和監(jiān)督，確保物資符合質量標準和公司要求。三、采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目預算等。2.各部門物資需求預測和實際消耗情況。3.物資庫存狀況，包括現(xiàn)有庫存數(shù)量、庫存周轉率等。4.市場供應情況，如物資價格波動、供應商供貨能力等。（二）計劃編制流程1.各部門應在每年末或規(guī)定時間內，根據(jù)本部門下一年度或特定時期的生產(chǎn)經(jīng)營和管理需求，編制物資需求計劃，并提交至歸口管理部門。2.歸口管理部門對各部門提交的物資需求計劃進行匯總、審核和平衡，結合庫存情況，編制年度或季度物資采購計劃草案。3.采購計劃草案經(jīng)財務部門審核資金預算后，報公司分管領導審批。4.經(jīng)審批后的采購計劃下達至采購部門，采購部門按照計劃組織實施采購工作。（三）計劃調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，因生產(chǎn)經(jīng)營任務變化、市場供應變化、突發(fā)事件等原因，需要調整采購計劃的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因和調整內容。2.申請經(jīng)歸口管理部門審核、財務部門審核資金預算后，報公司分管領導審批。3.采購部門根據(jù)審批后的調整申請，及時調整采購計劃，并通知相關部門。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等。2.根據(jù)物資采購需求和供應商信息庫，采購部門篩選出潛在供應商名單，并組織相關部門對潛在供應商進行實地考察和評估。3.評估內容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質量管理體系、技術水平、價格競爭力、售后服務能力等。評估可采用問卷調查、實地考察、樣品檢驗、業(yè)績評價等方式進行。4.根據(jù)評估結果，采購部門確定合格供應商名單，并報公司審批。合格供應商應與公司簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務。（二）供應商評價與考核1.采購部門應定期對供應商進行評價和考核，評價周期一般為每年一次。評價內容包括物資質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.采購部門可通過收集使用部門反饋意見、檢查到貨物資質量、統(tǒng)計交貨準時率、核算采購成本等方式獲取評價數(shù)據(jù)。3.根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優(yōu)秀供應商，可給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應商，應及時采取措施進行整改，如警告、減少訂單量、暫停合作等，直至取消其合格供應商資格。（三）供應商淘汰與更新1.對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，采購部門應及時提出淘汰建議，并報公司審批：提供的物資質量嚴重不符合合同要求，給公司造成重大損失的。交貨期經(jīng)常延誤，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的。價格不合理，嚴重高于市場同類產(chǎn)品價格的。售后服務差，不能及時解決公司反饋問題的。出現(xiàn)違法違規(guī)行為的。2.采購部門應及時更新供應商信息庫，補充新的潛在供應商，保持供應商隊伍的活力和競爭力。五、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)物資需求計劃，填寫物資購置申請表，詳細說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預算金額等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.對于金額較大或重要物資的購置申請，還應附上技術方案、市場調研報告等相關資料。3.物資購置申請表提交至歸口管理部門，歸口管理部門對申請進行初步審核，審核內容包括申請的合理性、必要性、預算的準確性等。（二）采購審批1.經(jīng)歸口管理部門初步審核后的物資購置申請表，按照公司審批權限規(guī)定，報公司領導審批。2.審批流程一般為：部門負責人審核→歸口管理部門審核→財務部門審核資金預算→分管領導審批→總經(jīng)理審批（根據(jù)金額大小和重要程度確定是否需要總經(jīng)理審批）。3.對于緊急采購事項，可按照公司規(guī)定的緊急采購流程進行特批，但事后應及時補辦相關審批手續(xù)。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的物資購置申請表，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.招標采購應按照國家有關法律法規(guī)和公司招標管理辦法的規(guī)定進行，發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標評標、確定中標供應商等。3.競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等應按照相關采購程序進行，組織談判小組或詢價小組，與供應商進行談判或詢價，確定成交供應商。4.采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。（四）采購驗收1.物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.需求部門和質量部門按照合同要求和質量標準對到貨物資進行驗收，驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質量等。3.對于重要物資或技術復雜的物資，可邀請專業(yè)技術人員或第三方檢測機構進行驗收。4.驗收合格的物資，由需求部門在驗收單上簽字確認；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施解決問題。（五）采購付款1.采購部門應在物資驗收合格后，按照采購合同約定的付款方式和時間，填寫付款申請單，并附上驗收單、發(fā)票等相關資料。2.付款申請單經(jīng)需求部門、歸口管理部門、財務部門審核后，報公司分管領導審批。3.財務部門按照審批后的付款申請單，辦理付款手續(xù)，將款項支付給供應商。六、物資庫存管理（一）庫存計劃與控制1.物資管理部門應根據(jù)采購計劃、生產(chǎn)經(jīng)營需求和庫存狀況，制定合理的物資庫存計劃，確定各類物資的安全庫存、最高庫存和最低庫存水平。2.物資管理部門應定期對庫存物資進行盤點，及時掌握庫存動態(tài)，對庫存積壓物資進行清理和處理，對短缺物資及時補貨。3.通過庫存周轉率、庫存占用資金等指標，對物資庫存管理效果進行評估和分析，不斷優(yōu)化庫存結構，降低庫存成本。（二）庫存保管與維護1.物資管理部門應按照物資的特性和保管要求，合理安排庫存場地和存儲方式，確保物資安全存放。2.對庫存物資進行分類標識，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息。3.定期對庫存物資進行檢查和維護，防止物資損壞、變質、丟失等情況發(fā)生。對于易損、易腐、易燃易爆等特殊物資，應采取特殊的保管措施。（三）庫存盤點1.物資管理部門應定期組織庫存盤點工作，盤點周期一般為每年至少一次，也可根據(jù)實際情況增加盤點次數(shù)。2.盤點工作應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，應如實記錄盤點結果，對盤盈、盤虧情況進行詳細說明。3.盤點結束后，物資管理部門應編制盤點報告，分析盤點差異原因，提出處理意見和改進措施。盤點報告經(jīng)審核后報公司領導審批。4.根據(jù)審批后的盤點報告，對盤盈、盤虧物資進行賬務處理，調整庫存賬目，確保賬實相符。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門應定期對物資購置活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況、物資庫存管理情況等。2.審計部門可通過查閱文件資料、實地查看、訪談相關人員等方式進行審計檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司內部其他部門