衡器采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司衡器采購管理，規(guī)范采購行為，確保所采購的衡器符合公司生產(chǎn)、經(jīng)營及管理需求，保障產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有衡器的采購活動，包括但不限于各類電子秤、地磅、天平及相關(guān)配套設備等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合行業(yè)標準的衡器產(chǎn)品，以滿足公司實際使用要求。3.性價比原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略實現(xiàn)性價比最優(yōu)。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，確保所有潛在供應商享有平等參與機會。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量控制等工作需要，填寫《衡器采購申請表》，詳細說明所需衡器的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預計使用時間等信息。2.申請表應經(jīng)部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于涉及重大采購項目或特殊規(guī)格衡器的需求，需報公司主管領導審批。（二）需求評估1.采購部門收到《衡器采購申請表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員等對需求進行評估。2.評估內(nèi)容包括衡器的技術(shù)可行性、質(zhì)量可靠性、與現(xiàn)有設備的兼容性、成本效益等方面。對于復雜或特殊需求的衡器，必要時可邀請外部專家進行技術(shù)論證。3.根據(jù)評估結(jié)果，對采購需求進行調(diào)整和優(yōu)化，確保最終確定的采購需求準確、合理、可行。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集衡器供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。信息來源包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、參加行業(yè)展會等。2.對潛在供應商進行資格審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、售后服務能力等。只有符合要求的供應商才能進入公司合格供應商名錄。3.根據(jù)采購需求，從合格供應商名錄中選擇若干家供應商進行詢價或招標。詢價或招標應至少邀請三家以上供應商參與，確保充分競爭。（二）供應商評價1.建立供應商評價體系，定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格水平等方面進行評價。評價方式包括實地考察、樣品檢驗、用戶反饋、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會；對于不符合要求的供應商，及時進行整改或淘汰。3.每年度對供應商進行綜合評價，評選出優(yōu)秀供應商，并給予表彰和獎勵；同時，對不合格供應商進行公示，警示其他部門謹慎選擇合作。（三）供應商關(guān)系維護1.采購部門與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量動態(tài)等信息，確保雙方合作順暢。2.對于供應商提出的合理訴求，應積極協(xié)調(diào)解決；對于供應商在合作過程中出現(xiàn)的問題，應及時反饋并督促其整改。3.定期組織供應商會議，總結(jié)合作經(jīng)驗，共同探討解決合作中存在的問題，尋求進一步優(yōu)化合作的機會。四、采購流程（一）采購計劃制定1.根據(jù)需求評估結(jié)果和公司采購預算，采購部門制定衡器采購計劃。采購計劃應明確采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間、采購預算等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司主管領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)。（二）采購實施1.詢價采購對于金額較小、技術(shù)要求相對簡單的衡器采購項目，可采用詢價采購方式。采購部門向至少三家合格供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應商的報價進行比較分析，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應商，并與其簽訂采購合同。2.招標采購對于金額較大、技術(shù)要求復雜或?qū)旧a(chǎn)經(jīng)營有重大影響的衡器采購項目，應采用招標采購方式。采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對投標文件進行評審，按照評標標準確定中標供應商，并與其簽訂采購合同。（三）合同簽訂1.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務、付款方式等條款。2.采購合同由采購部門起草，經(jīng)公司法務部門審核后，報公司主管領導審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂合同。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如使用部門、財務部門等，以便各部門做好后續(xù)工作。（四）交貨驗收1.供應商應按照合同約定的交貨期將衡器送達指定地點。采購部門提前通知使用部門做好收貨準備。2.到貨后，使用部門會同質(zhì)量檢驗部門對衡器進行驗收。驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品外觀、數(shù)量、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量證明文件等方面。3.對于驗收合格的衡器，由使用部門在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的衡器，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其限期整改或更換產(chǎn)品，直至驗收合格為止。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫付款申請單，附上驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，報財務部門審核。2.財務部門按照公司財務管理制度和合同約定進行付款審批。審批通過后，辦理付款手續(xù)，支付貨款給供應商。3.對于因質(zhì)量問題或其他原因需要扣除貨款的情況，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并在付款時予以扣除。同時，應將相關(guān)情況書面通知供應商。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門對衡器采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于質(zhì)量風險、價格風險、交貨期風險、合同風險、供應商違約風險等。2.定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險應對1.質(zhì)量風險應對：加強供應商管理，嚴格把控產(chǎn)品質(zhì)量驗收環(huán)節(jié)，要求供應商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務承諾。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的產(chǎn)品，及時按照合同約定進行處理，保障公司利益。2.價格風險應對：建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集衡器市場價格信息，分析價格走勢。在采購談判中，充分利用市場信息，爭取合理的采購價格。同時，與供應商簽訂價格調(diào)整條款，以應對市場價格波動。3.交貨期風險應對：在采購合同中明確交貨期違約責任，要求供應商制定詳細的生產(chǎn)計劃和交貨時間表。采購部門定期跟蹤供應商的生產(chǎn)進度，及時協(xié)調(diào)解決可能影響交貨期的問題。對于因供應商原因?qū)е陆回浹舆t的情況，按照合同約定追究其責任。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確清晰。在合同執(zhí)行過程中，密切關(guān)注合同履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同糾紛。如有必要，可尋求公司法務部門的支持。5.供應商違約風險應對：建立供應商違約預警機制，對供應商的經(jīng)營狀況、信用記錄等進行實時監(jiān)控。對于出現(xiàn)違約跡象的供應商，及時采取措施，如暫停合作、要求提供擔保等。同時，在選擇供應商時，優(yōu)先選擇信用良好、實力雄厚的企業(yè)，降低供應商違約風險。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對衡器采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等情況。2.采購部門應定期向公司主管領導匯報衡器采購工作進展情況，接受領導的監(jiān)督和指導。3.設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵公司員工對采購活動中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核制度1.建立衡器采購工作考核制度，對采購部門及相關(guān)人員的采購工作進行考核評價?？己藘?nèi)容包括采購任務完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應商管理、合同執(zhí)行情況等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對未完成采購任務、采購質(zhì)量不達標、采購成本超支等情況的部門和個人進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。