涉外工作管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司涉外工作的管理，確保涉外活動(dòng)的順利開(kāi)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高公司的國(guó)際形象和競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與境外機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人開(kāi)展的各類涉外業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于商務(wù)合作、技術(shù)交流、人員往來(lái)、文化交流等。（三）基本原則1.遵守法律法規(guī)原則：嚴(yán)格遵守中華人民共和國(guó)及相關(guān)國(guó)家和地區(qū)的法律法規(guī)、國(guó)際條約和慣例。2.維護(hù)公司利益原則：在涉外工作中，始終以維護(hù)公司的利益為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，確保公司的合法權(quán)益不受侵害。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：秉持誠(chéng)實(shí)守信的態(tài)度，與境外合作伙伴建立良好的合作關(guān)系，履行合同義務(wù)，樹(shù)立公司的良好形象。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：充分認(rèn)識(shí)涉外工作中的各種風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，確保涉外活動(dòng)的安全、穩(wěn)定進(jìn)行。二、涉外工作管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）公司涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃公司的涉外工作，制定涉外工作戰(zhàn)略和政策，審議重大涉外項(xiàng)目和決策，協(xié)調(diào)解決涉外工作中的重大問(wèn)題。（二）國(guó)際業(yè)務(wù)部國(guó)際業(yè)務(wù)部作為公司涉外工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施公司的涉外工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善涉外工作管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)涉外項(xiàng)目的前期調(diào)研、商務(wù)談判、合同簽訂等工作。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作，確保涉外項(xiàng)目的順利推進(jìn)。4.負(fù)責(zé)與境外合作伙伴的溝通與聯(lián)絡(luò)，及時(shí)處理涉外工作中的各類問(wèn)題。5.收集、整理和分析國(guó)際市場(chǎng)信息，為公司的涉外工作提供決策支持。（三）其他相關(guān)部門各相關(guān)部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)配合國(guó)際業(yè)務(wù)部開(kāi)展涉外工作。具體職責(zé)如下：1.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)涉外項(xiàng)目的資金預(yù)算、核算和結(jié)算工作，確保資金的安全和合理使用。2.人力資源部：負(fù)責(zé)涉外人員的招聘、培訓(xùn)、考核和薪酬福利等工作，為涉外工作提供人力資源支持。3.法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核涉外合同、協(xié)議等法律文件，提供法律咨詢和法律風(fēng)險(xiǎn)防控建議，確保公司的涉外工作合法合規(guī)。4.技術(shù)研發(fā)部：負(fù)責(zé)涉外技術(shù)交流與合作項(xiàng)目的技術(shù)支持和研發(fā)工作，推動(dòng)公司技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品升級(jí)。5.市場(chǎng)營(yíng)銷部：負(fù)責(zé)涉外市場(chǎng)的開(kāi)拓和推廣工作，制定市場(chǎng)營(yíng)銷策略，提高公司產(chǎn)品和服務(wù)的國(guó)際市場(chǎng)份額。三、涉外業(yè)務(wù)管理（一）商務(wù)合作1.項(xiàng)目立項(xiàng)國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和市場(chǎng)需求，對(duì)潛在的涉外商務(wù)合作項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研和分析，提出項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目背景、合作方情況、合作方式、預(yù)期收益等。經(jīng)公司涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)后，方可立項(xiàng)。2.商務(wù)談判立項(xiàng)后的項(xiàng)目，由國(guó)際業(yè)務(wù)部牽頭組織相關(guān)部門成立談判小組，負(fù)責(zé)與境外合作方進(jìn)行商務(wù)談判。談判小組應(yīng)制定詳細(xì)的談判方案，明確談判目標(biāo)、策略和底線。在談判過(guò)程中，要充分了解合作方的需求和意圖，維護(hù)公司的利益，確保談判結(jié)果符合公司的預(yù)期。3.合同簽訂商務(wù)談判達(dá)成一致后，由法務(wù)部對(duì)合作合同進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、權(quán)利義務(wù)對(duì)等。審核通過(guò)后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂后，國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并跟蹤合同的履行情況。（二）技術(shù)交流與合作1.技術(shù)交流活動(dòng)公司鼓勵(lì)開(kāi)展國(guó)際技術(shù)交流活動(dòng)，以促進(jìn)公司技術(shù)水平的提升。國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)組織技術(shù)交流活動(dòng)的策劃和實(shí)施，邀請(qǐng)境外專家或技術(shù)團(tuán)隊(duì)來(lái)公司進(jìn)行技術(shù)講座、培訓(xùn)或合作研究。相關(guān)部門應(yīng)積極配合，提供技術(shù)支持和交流平臺(tái)。2.技術(shù)合作項(xiàng)目對(duì)于涉及技術(shù)合作的項(xiàng)目，國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)按照商務(wù)合作項(xiàng)目的管理流程進(jìn)行操作。在技術(shù)合作過(guò)程中，要注重知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，明確雙方的技術(shù)權(quán)益和保密義務(wù)。技術(shù)研發(fā)部應(yīng)負(fù)責(zé)技術(shù)合作項(xiàng)目的技術(shù)指導(dǎo)和研發(fā)工作，確保項(xiàng)目的技術(shù)可行性和創(chuàng)新性。（三）人員往來(lái)1.因公出國(guó)（境）公司員工因公出國(guó)（境）應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。國(guó)際業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)收集員工出國(guó)（境）申請(qǐng)材料，審核出國(guó)（境）事由、行程安排等內(nèi)容。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，報(bào)外事部門審批。員工出國(guó)（境）期間，應(yīng)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和公司的外事紀(jì)律，及時(shí)向公司匯報(bào)工作進(jìn)展情況。2.境外人員來(lái)訪境外人員來(lái)訪應(yīng)提前向公司國(guó)際業(yè)務(wù)部提交來(lái)訪申請(qǐng)，說(shuō)明來(lái)訪目的、行程安排等信息。國(guó)際業(yè)務(wù)部審核通過(guò)后，通知相關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備工作。在接待過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守外事禮儀和公司的接待規(guī)定，確保接待工作的順利進(jìn)行。（四）文化交流公司積極開(kāi)展國(guó)際文化交流活動(dòng)，增進(jìn)與境外合作伙伴的相互了解和友誼。國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)文化交流活動(dòng)的策劃和組織，相關(guān)部門應(yīng)配合提供文化資源和支持。文化交流活動(dòng)應(yīng)注重傳播公司的企業(yè)文化和價(jià)值觀，展示公司的良好形象。四、涉外安全管理（一）安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)在涉外項(xiàng)目實(shí)施前，對(duì)項(xiàng)目可能面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，包括政治風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、文化風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，并報(bào)公司涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組備案。（二）安全保障措施1.人員安全保障為涉外人員購(gòu)買必要的人身意外傷害保險(xiǎn)，提供安全培訓(xùn)和教育，提高涉外人員的安全意識(shí)和自我保護(hù)能力。在涉外人員出國(guó)（境）前，應(yīng)向其介紹當(dāng)?shù)氐陌踩蝿?shì)和注意事項(xiàng)，提醒其遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和風(fēng)俗習(xí)慣。2.信息安全保障加強(qiáng)對(duì)涉外工作中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和國(guó)家機(jī)密等信息的保護(hù)，建立健全信息安全管理制度和保密制度。對(duì)重要信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，限制訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。3.財(cái)產(chǎn)安全保障加強(qiáng)對(duì)涉外項(xiàng)目資金、資產(chǎn)等財(cái)產(chǎn)的管理，建立健全財(cái)務(wù)管理制度和資產(chǎn)管理制度。定期對(duì)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保財(cái)產(chǎn)的安全和完整。（三）突發(fā)事件應(yīng)急處置制定涉外突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效的應(yīng)急措施，確保人員生命安全和公司財(cái)產(chǎn)損失最小化。同時(shí)，要及時(shí)向上級(jí)主管部門和外事部門報(bào)告事件情況，并配合相關(guān)部門做好后續(xù)處置工作。五、涉外知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)加強(qiáng)對(duì)公司員工的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)教育，提高員工對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)重要性的認(rèn)識(shí)。在涉外工作中，要注重保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，尊重他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，避免因知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題引發(fā)糾紛。（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬與管理明確涉外項(xiàng)目中涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，簽訂相關(guān)協(xié)議，確保公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到有效保護(hù)。國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)涉外項(xiàng)目中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行管理，建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，跟蹤知識(shí)產(chǎn)權(quán)的申請(qǐng)、維護(hù)和使用情況。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)防范與應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為的防范，密切關(guān)注國(guó)際知識(shí)產(chǎn)權(quán)動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)糾紛，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)對(duì)機(jī)制，收集相關(guān)證據(jù)，通過(guò)協(xié)商、仲裁或訴訟等方式維護(hù)公司的合法權(quán)益。六、涉外財(cái)務(wù)管理（一）預(yù)算管理國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)根據(jù)涉外項(xiàng)目的工作計(jì)劃和目標(biāo)，編制詳細(xì)的財(cái)務(wù)預(yù)算，包括項(xiàng)目收入、成本、費(fèi)用等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核預(yù)算的合理性和可行性，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，要嚴(yán)格按照預(yù)算控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保項(xiàng)目資金的合理使用。（二）資金管理加強(qiáng)對(duì)涉外項(xiàng)目資金的管理，確保資金的安全和及時(shí)到位。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和資金需求，合理安排資金，確保項(xiàng)目順利推進(jìn)。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督和審計(jì)，防止資金挪用和浪費(fèi)。（三）稅務(wù)管理了解和掌握國(guó)家及相關(guān)國(guó)家和地區(qū)的稅收政策，合理安排涉外項(xiàng)目的稅務(wù)籌劃，降低稅務(wù)成本。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照稅收法律法規(guī)的要求，及時(shí)申報(bào)和繳納稅款，確保公司的稅務(wù)合規(guī)。七、涉外檔案管理（一）檔案收集與整理國(guó)際業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)收集和整理涉外項(xiàng)目過(guò)程中形成的各類文件、資料、合同、協(xié)議等檔案材料。檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)和裝訂。（二）檔案保管與利用建立健全涉外檔案保管制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。同時(shí)，要建立檔案利用制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱權(quán)限，確保檔案的合理利用。（三）檔案銷毀按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)已超過(guò)保管期限或無(wú)保存價(jià)值的涉外檔案進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)制定詳細(xì)的銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司涉外工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)公司的涉外工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查涉外工作管理制度的執(zhí)行情況、項(xiàng)目進(jìn)展情況、安全管理情況、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)情況等。國(guó)際業(yè)務(wù)部應(yīng)定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)涉外工作進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)