行政外包管理辦法總則目的為規(guī)范公司行政外包管理工作，提高行政服務(wù)效率和質(zhì)量，降低行政運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司行政外包服務(wù)的選擇、實(shí)施、監(jiān)督及評(píng)估等相關(guān)活動(dòng)。基本原則1.合法合規(guī)原則：行政外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求和提高行政服務(wù)質(zhì)量為首要目標(biāo)，選擇具備專業(yè)能力和良好信譽(yù)的外包商。3.成本效益原則：在保證行政服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制外包成本，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)外包過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分評(píng)估和有效控制，保障公司利益。外包服務(wù)內(nèi)容及要求常見(jiàn)外包服務(wù)內(nèi)容1.辦公場(chǎng)地租賃及管理：包括辦公場(chǎng)地的選址、租賃談判、合同簽訂、場(chǎng)地裝修及日常維護(hù)等。2.物業(yè)管理：涵蓋安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備維護(hù)、綠化養(yǎng)護(hù)等。3.餐飲服務(wù)：提供員工食堂餐飲供應(yīng)或外賣(mài)配送服務(wù)。4.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議場(chǎng)地布置、會(huì)議設(shè)備支持、會(huì)議接待及會(huì)議記錄等。5.辦公用品采購(gòu)與管理：根據(jù)公司需求采購(gòu)各類辦公用品，并進(jìn)行庫(kù)存管理和發(fā)放。6.車輛租賃與調(diào)度：提供公務(wù)用車租賃服務(wù)，并負(fù)責(zé)車輛調(diào)度和日常管理。外包服務(wù)要求1.服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：外包商應(yīng)制定明確的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)行政服務(wù)達(dá)到或超過(guò)行業(yè)平均水平。服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)、響應(yīng)時(shí)間等方面的詳細(xì)規(guī)定。2.人員資質(zhì)：從事行政外包服務(wù)的人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)技能和資質(zhì)證書(shū)，如物業(yè)管理從業(yè)人員應(yīng)持有相關(guān)職業(yè)資格證書(shū)，餐飲服務(wù)人員應(yīng)具備健康證等。外包商應(yīng)定期對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，確保其服務(wù)水平和素質(zhì)符合要求。3.安全保障：外包商應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)辦公場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備、人員等方面的安全管理，確保公司行政運(yùn)營(yíng)安全。對(duì)于涉及重要信息和資產(chǎn)的區(qū)域，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全防范措施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、數(shù)據(jù)加密等。4.應(yīng)急處理：制定完善的應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、公共衛(wèi)生事件等，能夠迅速響應(yīng)并采取有效的應(yīng)對(duì)措施，保障公司正常運(yùn)營(yíng)和員工生命財(cái)產(chǎn)安全。外包商選擇與評(píng)估外包商選擇流程1.需求分析：根據(jù)公司行政服務(wù)需求，明確外包服務(wù)的具體內(nèi)容、質(zhì)量要求、預(yù)算范圍等。2.供應(yīng)商篩選：通過(guò)多種渠道收集外包商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺(tái)等，建立外包商候選名單。對(duì)候選外包商進(jìn)行初步篩選，主要考察其公司資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、服務(wù)能力、信譽(yù)口碑等方面。3.招標(biāo)或談判：對(duì)于重要的行政外包項(xiàng)目，采用招標(biāo)方式選擇外包商。制定詳細(xì)的招標(biāo)文件，明確招標(biāo)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)會(huì)議，按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)審，確定中標(biāo)候選人。對(duì)于一些相對(duì)簡(jiǎn)單的外包項(xiàng)目，也可采用談判方式選擇外包商，與候選外包商進(jìn)行一對(duì)一談判，綜合比較其報(bào)價(jià)、服務(wù)方案、服務(wù)承諾等因素，確定最終合作對(duì)象。4.合同簽訂：與選定的外包商簽訂正式合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，確保雙方權(quán)益得到有效保障。外包商評(píng)估指標(biāo)體系1.服務(wù)質(zhì)量：包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果、服務(wù)投訴處理情況等。2.成本控制：實(shí)際服務(wù)費(fèi)用與預(yù)算的對(duì)比情況，是否存在超支現(xiàn)象，以及成本節(jié)約措施的實(shí)施效果。3.合同履行：按時(shí)履行合同約定的服務(wù)內(nèi)容，是否存在違約行為，如服務(wù)延遲、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等。4.創(chuàng)新能力：外包商在服務(wù)過(guò)程中是否能夠提出創(chuàng)新性的解決方案，提高行政服務(wù)效率和質(zhì)量。5.團(tuán)隊(duì)管理：外包商的團(tuán)隊(duì)組織架構(gòu)是否合理，人員配備是否充足，團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)作是否順暢，以及團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃的執(zhí)行情況。定期評(píng)估與動(dòng)態(tài)管理1.定期評(píng)估：建立定期評(píng)估機(jī)制，每季度或每半年對(duì)外包商進(jìn)行一次全面評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、成本控制、合同履行等方面的實(shí)際情況，與評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行對(duì)比分析，形成評(píng)估報(bào)告。2.動(dòng)態(tài)管理：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)外包商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)措施，如續(xù)簽合同、增加服務(wù)項(xiàng)目等；對(duì)于存在問(wèn)題的外包商，及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可采取警告、罰款、暫停合作直至終止合同等措施。外包服務(wù)合同管理合同簽訂1.合同起草：由公司相關(guān)部門(mén)根據(jù)外包服務(wù)需求和談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、違約責(zé)任等核心條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.合同審核：合同文本起草完成后，提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，以及合同雙方的權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等。審核通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與外包商簽訂合同。合同執(zhí)行與監(jiān)督1.服務(wù)跟蹤：建立服務(wù)跟蹤機(jī)制，定期對(duì)外包商的服務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。及時(shí)了解外包服務(wù)的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與外包商溝通協(xié)調(diào)，確保服務(wù)按照合同約定順利進(jìn)行。2.付款管理：嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門(mén)在付款前，應(yīng)審核外包商提交的服務(wù)發(fā)票、服務(wù)報(bào)告等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。3.變更管理：如因公司業(yè)務(wù)需求變化或其他原因需要對(duì)外包服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用等合同條款進(jìn)行變更，應(yīng)按照合同約定的變更程序進(jìn)行操作。變更申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。合同終止與后續(xù)處理1.合同終止條件：合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，合同終止。如外包商違反合同約定，公司有權(quán)單方面解除合同。2.終止程序：合同終止前，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理。公司應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)外包商的服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理結(jié)算手續(xù)。外包商應(yīng)在合同終止后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)資產(chǎn)、資料等移交給公司。3.后續(xù)處理：合同終止后，公司應(yīng)對(duì)外包服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的外包管理工作提供參考。同時(shí)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的處理情況進(jìn)行檢查，確保信息安全。信息管理與保密信息共享與溝通機(jī)制1.建立信息共享平臺(tái)：搭建公司與外包商之間的信息共享平臺(tái)，如內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、即時(shí)通訊工具等，方便雙方及時(shí)溝通交流行政服務(wù)相關(guān)信息。2.定期溝通會(huì)議：定期召開(kāi)溝通會(huì)議，由公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和外包商項(xiàng)目經(jīng)理參加，通報(bào)行政服務(wù)工作進(jìn)展情況、存在的問(wèn)題及解決方案，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的矛盾和糾紛。3.信息報(bào)告制度：外包商應(yīng)定期向公司提交服務(wù)報(bào)告，內(nèi)容包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)質(zhì)量、成本支出、客戶反饋等方面的情況。公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)服務(wù)報(bào)告進(jìn)行分析和評(píng)估，為決策提供依據(jù)。保密要求與措施1.保密協(xié)議簽訂：在與外包商簽訂合同的同時(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確雙方在信息保密方面的權(quán)利義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.人員培訓(xùn)與教育：對(duì)外包商及其服務(wù)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和法律責(zé)任意識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)措施等方面的知識(shí)。3.技術(shù)防范措施：采取必要的技術(shù)防范措施，如數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、防火墻等，對(duì)外包服務(wù)過(guò)程中涉及的公司信息進(jìn)行保護(hù)，防止信息泄露。4.監(jiān)督與檢查：定期對(duì)外包商的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求其整改。如外包商違反保密協(xié)議，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：對(duì)行政外包過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別，包括但不限于服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、成本風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、人員管理風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于一些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高且影響程度較大的情況，如外包商信譽(yù)嚴(yán)重受損、存在重大法律糾紛等，應(yīng)考慮終止合作，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)減輕：通過(guò)加強(qiáng)合同管理、監(jiān)督檢查、人員培訓(xùn)等措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)影響程度。如要求外包商提供履約保證金，加強(qiáng)對(duì)服務(wù)過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)控等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于一些可以通過(guò)保險(xiǎn)、擔(dān)保等方式轉(zhuǎn)移的風(fēng)險(xiǎn)，如財(cái)產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)、人員傷亡風(fēng)險(xiǎn)等，可考慮購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的保險(xiǎn)或要求外包商提供擔(dān)保，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于一些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低且影響程度較小的情況，如日常服務(wù)中的一些小瑕疵等，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受的策略，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)測(cè)，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控范圍內(nèi)。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司設(shè)立專門(mén)的行政外包管理監(jiān)督小組，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，定期對(duì)外包服務(wù)進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等，確保監(jiān)督工作的有效性。2.客戶監(jiān)督：鼓勵(lì)公司員工對(duì)行政外包服務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)反饋服務(wù)過(guò)程中存在的問(wèn)題。同時(shí)，通過(guò)客戶滿意度調(diào)查等方式，收集員工對(duì)行政外包服務(wù)的意見(jiàn)和建議，作為改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量的依據(jù)?？己宿k法1.考核指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)外包服務(wù)內(nèi)容和要求，設(shè)定具體的考核指標(biāo)，如服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)、成本控制指標(biāo)、合同履行指標(biāo)等?？己酥笜?biāo)應(yīng)具有可量化、可操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，便于考核評(píng)價(jià)。2.考核周期：考核周期與外包服務(wù)合同期限一致，一般為一年。在考