投資公司部門會議管理制度

一、總則本制度旨在規(guī)范投資公司各部門會議的組織、召開與管理，提高會議效率和質(zhì)量，促進信息溝通、決策制定以及團隊協(xié)作，確保公司各項業(yè)務的順利開展，更好地服務客戶，實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標。公司秉持“創(chuàng)新、專業(yè)、共贏、責任”的企業(yè)文化，致力于通過高效的會議管理，凝聚團隊智慧，提升公司整體運營水平，同時兼顧社會效益，在為客戶創(chuàng)造價值的過程中，推動行業(yè)的健康發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于投資公司全體員工。涉及與客戶共同參與的會議，在遵循本制度基本原則的基礎上，可根據(jù)實際情況進行適當調(diào)整，以滿足客戶需求并維護良好的合作關系。三、組織架構與職責分工1.會議發(fā)起者各部門員工根據(jù)工作需要發(fā)起會議，明確會議目的、主題、參會人員范圍等關鍵信息。會議發(fā)起者負責提前預約會議場地（如有需要），并準備相關會議資料。在扁平化管理模式下，鼓勵各級員工積極發(fā)起與工作相關的會議，及時解決問題，促進信息流通。2.會議組織者一般由發(fā)起者擔任會議組織者，負責會議的具體安排，包括確定會議時間、通知參會人員、準備會議設備（如投影儀、音響等）。對于重要會議，組織者應提前檢查設備運行情況，確保會議順利進行。3.參會人員根據(jù)會議主題和要求確定參會人員，所有參會人員應按時參加會議，積極參與討論，認真聽取他人發(fā)言，遵守會議紀律。參會人員在會議中有義務提供真實、準確的信息，為會議決策提供支持。4.會議記錄者會議記錄者可由組織者指定或參會人員輪流擔任，負責準確記錄會議內(nèi)容，包括會議討論要點、決策結(jié)果、任務分配等。會議記錄應及時整理并發(fā)送給相關人員，確保信息的準確傳達。四、管理內(nèi)容與流程1.會議計劃與發(fā)起-各部門應根據(jù)工作安排制定月度會議計劃，明確會議主題、時間、參會人員等信息，并提交行政部門備案。臨時性會議由發(fā)起者提前向行政部門報備。-會議發(fā)起者需填寫《會議發(fā)起申請表》，詳細說明會議目的、主題、預計時長、參會人員等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人審批后發(fā)起會議。2.會議通知-會議組織者在確定會議時間和場地后，應提前通過公司內(nèi)部郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的資料等信息。-對于重要會議，組織者應提前提醒參會人員，確保參會人員能夠按時參加會議。3.會議準備-參會人員應根據(jù)會議通知要求，提前準備相關資料和發(fā)言內(nèi)容。會議組織者需提前檢查會議設備是否正常運行，確保會議所需的資料、文具等準備齊全。-如涉及外部嘉賓或客戶參會，組織者應提前與對方溝通，了解其需求并做好相應的接待準備工作。4.會議召開-會議應嚴格按照預定時間開始，參會人員不得無故遲到、早退。如有特殊情況無法參加會議，需提前向會議組織者請假。-會議主持人應把控會議節(jié)奏，引導參會人員圍繞會議主題進行討論，避免偏離主題。鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達自己的觀點和意見，但應注意發(fā)言時間和秩序。-在會議討論過程中，應尊重他人意見，保持良好的溝通氛圍。對于不同觀點，應通過理性分析和討論達成共識。5.會議記錄與紀要整理-會議記錄者應認真記錄會議過程中的重要發(fā)言、討論要點、決策結(jié)果等信息。會議結(jié)束后，記錄者應及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。-會議紀要應明確會議決策事項、責任人和完成時間，確保各項工作能夠得到有效落實。6.會議決策執(zhí)行與跟進-參會人員應按照會議決策結(jié)果認真履行職責，按時完成分配的任務。各部門負責人應負責本部門任務的執(zhí)行和監(jiān)督，確保工作進展順利。-行政部門定期對會議決策的執(zhí)行情況進行跟進和檢查，及時向公司管理層匯報執(zhí)行情況。對于執(zhí)行不力的部門或個人，應及時督促整改。五、權利與義務1.參會人員權利-有權在會議中充分表達自己的觀點和意見，不受他人干涉。-有權獲取與會議主題相關的資料和信息，以便更好地參與討論和決策。-對于會議決策結(jié)果如有異議，有權在會議結(jié)束后按照公司規(guī)定的程序提出申訴。2.參會人員義務-有義務按時參加會議，遵守會議紀律，不得無故遲到、早退或缺席。-有義務認真準備會議資料，積極參與討論，為會議決策提供有價值的建議。-有義務嚴格執(zhí)行會議決策結(jié)果，按時完成分配的任務，并及時反饋工作進展情況。3.公司權利與義務-公司有權根據(jù)工作需要召開各類會議，要求員工按時參加并提供相關信息。-公司有義務為會議的召開提供必要的資源支持，包括會議場地、設備等。-公司應建立良好的溝通機制，鼓勵員工在會議中充分表達意見，對合理的建議和意見應及時采納和反饋。六、監(jiān)督與考核機制1.會議紀律監(jiān)督行政部門負責對會議紀律進行監(jiān)督，對遲到、早退、缺席會議等違反會議紀律的行為進行記錄，并按照公司相關規(guī)定進行處理。2.會議質(zhì)量評估定期對會議質(zhì)量進行評估，評估內(nèi)容包括會議目的達成情況、討論效果、決策效率等。通過問卷調(diào)查、參會人員反饋等方式收集意見，不斷改進會議組織和管理工作。3.決策執(zhí)行考核將會議決策執(zhí)行情況納入績效考核體系，對按時完成任務、執(zhí)行效果良好的部門和個人給予相應的獎勵；對執(zhí)行不力、未能按時完成任務的部門和個人進行扣分處理，并視情節(jié)嚴重程度給予相應的處罰。七、附則1.本制