系統(tǒng)采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司系統(tǒng)采購行為，加強系統(tǒng)采購管理，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有系統(tǒng)采購活動，包括但不限于軟件系統(tǒng)、硬件設備、網絡系統(tǒng)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在滿足公司業(yè)務需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應商。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能穩(wěn)定、技術先進的產品和服務，確保所采購的系統(tǒng)能夠滿足公司業(yè)務需求。5.風險管理原則：識別、評估和控制采購過程中的風險，采取有效的風險防范措施，確保采購活動順利進行。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、采購預算和采購合同。3.協(xié)調解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為采購執(zhí)行機構，負責具體的采購工作。采購部門的職責包括：1.制定采購計劃和采購預算。2.組織采購活動，包括供應商選擇、采購談判、采購合同簽訂等。3.負責采購項目的實施和驗收。4.建立和維護供應商管理體系。5.收集和分析采購信息，為采購決策提供支持。（三）需求部門需求部門負責提出系統(tǒng)采購需求，參與采購過程中的技術評審和驗收工作。其職責包括：1.根據(jù)公司業(yè)務需求，明確系統(tǒng)采購的功能、性能、技術指標等要求。2.協(xié)助采購部門進行供應商選擇和采購談判。3.參與采購項目的驗收工作，確保所采購的系統(tǒng)符合業(yè)務需求。（四）其他部門其他部門應按照各自職責，配合采購部門做好采購相關工作，如財務部門負責采購資金的審核和支付，法務部門負責采購合同的審核等。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，填寫《系統(tǒng)采購需求申請表》，詳細描述采購系統(tǒng)的功能、性能、技術指標、數(shù)量、預算等要求，并提交給采購部門。2.采購部門對采購需求進行初步審核，審核內容包括需求的合理性、完整性、可行性等。如發(fā)現(xiàn)需求存在問題，及時與需求部門溝通，要求其進行修改和完善。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，結合公司采購預算和采購周期，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內容。2.采購計劃報采購決策委員會審批。采購決策委員會根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務需求和資金狀況等因素，對采購計劃進行審議和批準。（三）供應商選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經營范圍、資質證書、業(yè)績情況等。2.采購部門對供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、生產許可證、產品質量認證等。對符合資格要求的供應商，列入合格供應商名單。3.采購部門根據(jù)采購項目的需求，從合格供應商名單中選擇若干家供應商進行詢價或招標。詢價或招標應明確采購項目的技術要求、商務條款、價格要求等內容。4.供應商根據(jù)詢價或招標文件的要求，提交報價文件或投標文件。采購部門對供應商的報價文件或投標文件進行評審，評審內容包括價格、技術方案、售后服務、信譽等。根據(jù)評審結果，選擇最優(yōu)供應商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購合同的條款進行協(xié)商和確定。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等內容。2.采購合同經法務部門審核后，報公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（五）采購項目實施1.采購部門按照采購合同的要求，跟蹤供應商的供貨進度，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.需求部門應配合采購部門做好采購項目的實施工作，如提供必要的技術支持、協(xié)助驗收等。3.在采購項目實施過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施予以糾正。如供應商未能及時糾正違約行為，采購部門有權根據(jù)采購合同的約定，追究供應商的違約責任。（六）采購項目驗收1.采購項目完成后，采購部門應組織需求部門等相關部門對采購項目進行驗收。驗收內容包括采購項目的數(shù)量、質量、性能、技術指標等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格后，需求部門應填寫《系統(tǒng)采購項目驗收報告》，報采購部門存檔。如驗收不合格，采購部門應要求供應商限期整改，直至驗收合格為止。（七）采購付款1.采購項目驗收合格后，供應商應向采購部門提交付款申請。采購部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告等。2.采購部門審核通過后，將付款申請?zhí)峤唤o財務部門。財務部門根據(jù)公司財務制度和采購合同的約定，對付款申請進行審核和支付。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據(jù)公司年度經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。年度采購預算應包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內容。2.采購預算編制應遵循“零基預算”原則，充分考慮公司業(yè)務發(fā)展的實際需要和市場價格變化等因素，確保預算的合理性和準確性。3.采購預算經采購決策委員會審批后，報公司財務部門備案。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司預算管理規(guī)定，履行審批程序。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預算調整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、業(yè)務需求變化等原因，導致原采購預算無法滿足實際需要時，采購部門應及時提出預算調整申請。2.預算調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容、調整的金額等，并附相關證明材料。采購部門將預算調整申請報采購決策委員會審批。3.采購決策委員會根據(jù)公司實際情況和市場變化等因素，對預算調整申請進行審議和批準。預算調整申請經批準后，采購部門應按照調整后的預算執(zhí)行采購活動。五、供應商管理（一）供應商準入1.采購部門應建立供應商準入制度，明確供應商準入的條件和程序。供應商準入條件應包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、資質證書、生產許可證、產品質量認證等。2.供應商申請準入時，應向采購部門提交相關證明材料。采購部門對供應商提交的證明材料進行審核，審核合格后，將供應商列入合格供應商名單。（二）供應商評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內容包括供應商的產品質量、交貨期、售后服務、價格水平、信譽等。2.供應商評價采用定性與定量相結合的方式進行，評價結果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對評價結果為優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對評價結果為不合格的供應商，取消其合格供應商資格。（三）供應商動態(tài)管理1.采購部門應建立供應商動態(tài)管理檔案，記錄供應商的基本信息、評價結果、合作情況等。2.根據(jù)供應商的評價結果和合作情況，采購部門對供應商進行動態(tài)調整。如供應商的產品質量出現(xiàn)問題、交貨期延誤、售后服務不到位等，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施予以改進。如供應商未能及時改進，采購部門有權降低其合作等級或取消其合格供應商資格。（四）供應商淘汰1.如供應商出現(xiàn)下列情況之一，采購部門應取消其合格供應商資格：提供虛假證明材料，騙取合格供應商資格的。產品質量嚴重不合格，給公司造成重大損失的。交貨期嚴重延誤，影響公司正常生產經營的。售后服務不到位，客戶投訴較多的。存在其他嚴重違約行為的。2.采購部門將取消合格供應商資格的決定通知供應商，并在公司內部進行公示。被取消合格供應商資格的供應商，一年內不得再次申請準入。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中的風險進行識別，識別內容包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.采購部門可采用問卷調查、頭腦風暴、風險矩陣等方法對采購風險進行識別。（二）風險評估1.采購部門應根據(jù)風險識別的結果，對采購風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.采購風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方式進行。定性評估可采用風險等級矩陣等方法，將風險分為高、中、低三個等級；定量評估可采用風險價值法等方法，計算風險的具體數(shù)值。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估的結果，采購部門應制定相應的風險應對措施。風險應對措施應包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于高風險事件，應采取風險規(guī)避措施，如放棄采購項目、更換供應商等；對于中風險事件，應采取風險降低措施，如加強供應商管理、完善采購合同等；對于低風險事件，可采取風險接受措施，如建立風險預警機制、預留風險準備金等。（四）風險監(jiān)控1.采購部門應建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。2.采購風險監(jiān)控內容包括風險應對措施的執(zhí)行情況、風險指標的變化情況等。如發(fā)現(xiàn)風險指標出現(xiàn)異常變化，采購部門應及時分析原因，并采取相應的措施進行調整。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應建立采購信息收集渠道，收集與采購活動相關的信息，如市場價格信息、供應商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.采購信息收集可采用多種方式進行，如網絡搜索、行業(yè)協(xié)會交流、供應商調研、參加展會等。（二）采購信息分析1.采購部門應定期對收集到的采購信息進行分析，分析內容包括市場價格走勢、供應商動態(tài)、采購政策法規(guī)變化等。2.采購信息分析可采用數(shù)據(jù)分析、案例分析、趨勢分析等方法進行。通過采購信息分析，為采購決策提供支持。（三）采購信息共享1.采購部門應建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息在公司內部的共享。采購信息共享平臺應包括采購需求信息、采購計劃信息、供應商信息、采購合同信息、采購項目驗收信息等。2.需求部門、財務部門等相關部門可通過采購信息共享平臺查詢和使用采購信息，提高工作效率和決策科學性。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，審計內