物資配置管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物資配置管理，規(guī)范物資配置行為，提高物資使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、調(diào)配等方面的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：物資配置管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物資采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理配置物資，避免浪費(fèi)和閑置，提高物資使用效益。3.標(biāo)準(zhǔn)化原則：建立統(tǒng)一的物資配置標(biāo)準(zhǔn)和流程，規(guī)范物資管理行為，提高管理效率。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際情況變化，及時(shí)調(diào)整物資配置，確保物資與業(yè)務(wù)需求相匹配。二、物資分類與編碼（一）物資分類1.辦公設(shè)備類：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。2.辦公家具類：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發(fā)等。3.通訊設(shè)備類：手機(jī)、固定電話、對(duì)講機(jī)等。4.交通工具類：公司配備的公務(wù)車輛。5.生產(chǎn)設(shè)備類：用于公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各類設(shè)備。6.物資材料類：生產(chǎn)所需的原材料、輔助材料、零部件等。7.勞保用品類：為員工提供的勞動(dòng)保護(hù)用品。8.其他物資類：不屬于以上分類的其他物資。（二）物資編碼1.為便于物資管理和識(shí)別，對(duì)每一類物資進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性。2.物資編碼由數(shù)字和字母組成，按照一定規(guī)則進(jìn)行編制。具體編碼規(guī)則如下：編碼長(zhǎng)度為[X]位，前[X]位表示物資大類，中間[X]位表示物資中類，后[X]位表示物資小類。例如，辦公設(shè)備類中的電腦，編碼為[具體編碼]。3.物資編碼應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，并定期更新，確保編碼的準(zhǔn)確性和有效性。三、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際庫(kù)存情況，定期編制物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司物資管理部門匯總。物資管理部門根據(jù)公司整體物資需求和庫(kù)存情況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡，編制公司年度、季度和月度物資采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和必要性。（二）采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)：對(duì)于通用性強(qiáng)、采購(gòu)量大的物資，采用集中采購(gòu)方式。由公司物資管理部門統(tǒng)一組織采購(gòu)，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。2.分散采購(gòu)：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)、采購(gòu)量較小的物資，由各部門自行組織采購(gòu)。各部門應(yīng)按照公司采購(gòu)管理規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，并報(bào)物資管理部門備案。3.緊急采購(gòu)：因工作急需，無(wú)法按照正常采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)的物資，可采用緊急采購(gòu)方式。緊急采購(gòu)應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，由物資管理部門或使用部門盡快組織采購(gòu)。（三）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、更換供應(yīng)商等。3.與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（四）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定進(jìn)行簽訂、審核、蓋章和存檔。2.物資管理部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行或出現(xiàn)違約情況，物資管理部門應(yīng)及時(shí)采取措施，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，維護(hù)公司合法權(quán)益。四、物資存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.根據(jù)公司物資存儲(chǔ)需求，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)分為存儲(chǔ)區(qū)、分揀區(qū)、包裝區(qū)、辦公區(qū)等不同功能區(qū)域。2.按照物資類別和特性，設(shè)置不同的存儲(chǔ)貨架和貨位，確保物資分類存放，便于管理和查找。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、安全、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保物資存儲(chǔ)安全。（二）庫(kù)存管理1.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、批次等信息。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)分為月度小盤點(diǎn)、季度大盤點(diǎn)和年度全面盤點(diǎn)。3.對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。如因人為原因?qū)е挛镔Y損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.根據(jù)物資庫(kù)存情況，合理控制庫(kù)存水平，避免庫(kù)存積壓或缺貨。對(duì)于積壓物資，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如降價(jià)銷售、調(diào)劑使用等。（三）物資保管1.按照物資的特性和保管要求，采取相應(yīng)的保管措施。對(duì)于易受潮、易變質(zhì)的物資，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方；對(duì)于易燃易爆物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。2.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.做好物資的防護(hù)工作，防止物資在存儲(chǔ)過(guò)程中受到損壞。對(duì)于貴重物資和精密設(shè)備，應(yīng)采取特殊的防護(hù)措施。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物資領(lǐng)用工作。物資領(lǐng)用人應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到物資管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.物資管理部門根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，核實(shí)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，應(yīng)及時(shí)辦理物資發(fā)放手續(xù)；如庫(kù)存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用人，并說(shuō)明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。3.物資領(lǐng)用人應(yīng)在物資領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取物資后應(yīng)妥善保管和使用，不得隨意轉(zhuǎn)借或挪作他用。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照物資使用說(shuō)明書和操作規(guī)程，正確使用物資，確保物資的正常運(yùn)行和使用壽命。2.對(duì)于大型設(shè)備和重要物資，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)操作和維護(hù)，并定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，確保操作人員熟悉設(shè)備性能和操作規(guī)程。3.在物資使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告物資管理部門或相關(guān)維修人員，不得擅自拆卸或維修。（三）報(bào)廢管理1.物資達(dá)到報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)或因其他原因需要報(bào)廢的，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，報(bào)物資管理部門審核。2.物資管理部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定和評(píng)估，如確認(rèn)為報(bào)廢物資，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批。3.報(bào)廢物資經(jīng)審批后，由物資管理部門統(tǒng)一組織處理。報(bào)廢物資的處理方式包括變賣、捐贈(zèng)、報(bào)廢等，處理收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。六、物資調(diào)配管理（一）調(diào)配原則1.合理調(diào)配原則：根據(jù)公司各部門工作需要和物資庫(kù)存情況，合理調(diào)配物資，確保物資資源的有效利用。2.有償使用原則：對(duì)于跨部門調(diào)配的物資，原則上應(yīng)實(shí)行有償使用，由調(diào)入部門按照規(guī)定向調(diào)出部門支付物資使用費(fèi)。3.及時(shí)調(diào)配原則：在接到物資調(diào)配申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)配，確保物資能夠及時(shí)滿足使用部門的需求。（二）調(diào)配流程1.物資調(diào)配申請(qǐng)：各部門因工作需要，需調(diào)配物資的，應(yīng)填寫物資調(diào)配申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、調(diào)配原因、調(diào)入部門和調(diào)出部門等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)物資管理部門。2.物資調(diào)配審核：物資管理部門收到物資調(diào)配申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)公司物資庫(kù)存情況和調(diào)配原則，對(duì)調(diào)配申請(qǐng)進(jìn)行審核。如審核通過(guò)，應(yīng)及時(shí)通知調(diào)入部門和調(diào)出部門辦理物資交接手續(xù)；如審核不通過(guò)，應(yīng)向申請(qǐng)部門說(shuō)明原因。3.物資交接：調(diào)入部門和調(diào)出部門應(yīng)按照物資管理部門的通知，及時(shí)辦理物資交接手續(xù)。交接時(shí)，雙方應(yīng)共同對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，并在物資交接清單上簽字確認(rèn)。4.物資使用費(fèi)結(jié)算：對(duì)于實(shí)行有償使用的物資調(diào)配，物資管理部門應(yīng)在物資交接完成后，及時(shí)辦理物資使用費(fèi)結(jié)算手續(xù)。調(diào)入部門應(yīng)按照規(guī)定向調(diào)出部門支付物資使用費(fèi)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立物資配置管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)公司物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、調(diào)配等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)物資配置管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查物資采購(gòu)、使用、庫(kù)存等方面是否符合規(guī)定，是否存在浪費(fèi)、違規(guī)操作等問(wèn)題。3.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受公司員工對(duì)物資配置管理中存在問(wèn)題的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，應(yīng)按照規(guī)定給予舉報(bào)人獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.采購(gòu)環(huán)節(jié)：檢查采購(gòu)計(jì)劃的編制和執(zhí)行情況、采購(gòu)方式的選擇是否合規(guī)、供應(yīng)商管理是否規(guī)范、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況等。2.存儲(chǔ)環(huán)節(jié)：檢查倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃是否合理、庫(kù)存管理是否規(guī)范、物資保管措施是否落實(shí)、庫(kù)存盤點(diǎn)是否準(zhǔn)確等。3.使用環(huán)節(jié)：檢查物資領(lǐng)用制度的執(zhí)行情況、物資使用規(guī)范是否遵守、報(bào)廢管理是否嚴(yán)格等。4.調(diào)配環(huán)節(jié)：檢查物資調(diào)配原則的執(zhí)行情況、調(diào)配流程是否規(guī)范、物資使用費(fèi)結(jié)算是否及時(shí)等。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施