空白合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司空白合同的管理，規(guī)范空白合同的使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)涉及使用空白合同的各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）定義1.空白合同：指公司預(yù)先印制好合同編號(hào)、簽訂日期、當(dāng)事人等部分內(nèi)容，但合同其他條款尚未填寫(xiě)的合同文本。2.合同專(zhuān)用章：公司專(zhuān)門(mén)用于簽訂合同的印章，具有特定的法律效力。（四）管理原則1.嚴(yán)格控制原則：嚴(yán)格限制空白合同的發(fā)放數(shù)量和范圍，確保空白合同的使用處于可控狀態(tài)。2.規(guī)范使用原則：明確空白合同的使用流程和審批程序，確保合同簽訂行為合法、合規(guī)、規(guī)范。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)對(duì)空白合同使用過(guò)程的監(jiān)督和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和化解潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。二、職責(zé)分工（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)空白合同的統(tǒng)一印制、保管和發(fā)放工作。2.定期對(duì)空白合同的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析。3.協(xié)助公司法律顧問(wèn)處理空白合同使用過(guò)程中的法律問(wèn)題。（二）合同業(yè)務(wù)部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出空白合同的領(lǐng)用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)空白合同的使用、填寫(xiě)和保管工作。3.按照合同簽訂流程，及時(shí)將簽訂后的合同交回公司辦公室存檔。4.對(duì)本部門(mén)使用的空白合同的風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)。（三）公司法律顧問(wèn)1.參與空白合同管理辦法的制定和修訂工作。2.對(duì)空白合同的條款進(jìn)行法律審查，提出法律意見(jiàn)和建議。3.協(xié)助處理空白合同使用過(guò)程中的重大法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)事件。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同款項(xiàng)的收付進(jìn)行審核和監(jiān)督。2.根據(jù)合同約定和財(cái)務(wù)制度，辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。三、空白合同的印制與保管（一）印制1.空白合同由公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)印制，應(yīng)選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印刷企業(yè)進(jìn)行印制。2.印制空白合同應(yīng)嚴(yán)格按照公司合同模板進(jìn)行，確保合同格式規(guī)范、內(nèi)容完整。3.空白合同印制完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保合同文本清晰、無(wú)瑕疵。（二）保管1.公司辦公室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的空白合同保管專(zhuān)柜，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管空白合同。2.空白合同保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管空白合同，防止空白合同丟失、被盜或被篡改。3.定期對(duì)空白合同的保管情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)空白合同短缺或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因。四、空白合同的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.合同業(yè)務(wù)部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用空白合同，應(yīng)填寫(xiě)《空白合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用合同的種類(lèi)、數(shù)量、用途等信息。2.《空白合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）領(lǐng)用審批1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)《空白合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，決定是否批準(zhǔn)領(lǐng)用申請(qǐng)。2.對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或風(fēng)險(xiǎn)較高的業(yè)務(wù)，領(lǐng)用申請(qǐng)應(yīng)提交公司總經(jīng)理審批。（三）領(lǐng)用發(fā)放1.經(jīng)審批同意領(lǐng)用空白合同的，由公司辦公室根據(jù)審批意見(jiàn)，向合同業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)放空白合同。2.空白合同保管人員應(yīng)在《空白合同領(lǐng)用登記表》上詳細(xì)記錄領(lǐng)用合同的編號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。五、空白合同的使用（一）填寫(xiě)要求1.合同業(yè)務(wù)部門(mén)在使用空白合同前，應(yīng)仔細(xì)閱讀合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)要求。2.填寫(xiě)空白合同時(shí)，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色鋼筆、簽字筆，字跡應(yīng)清晰、工整，不得涂改。如有修改，應(yīng)在修改處加蓋合同專(zhuān)用章或雙方當(dāng)事人的印章。3.合同條款應(yīng)填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要內(nèi)容。對(duì)于合同中的空白處，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)，如無(wú)內(nèi)容可填，應(yīng)劃斜線(xiàn)表示。（二）審批流程1.合同業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)好空白合同后，應(yīng)按照公司合同簽訂流程進(jìn)行審批。2.一般合同的簽訂，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司總經(jīng)理審批。3.審批通過(guò)后，合同業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在合同上加蓋合同專(zhuān)用章，并按照合同約定及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。（三）簽訂要求1.簽訂空白合同時(shí)，合同業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)確保合同雙方當(dāng)事人的身份真實(shí)、有效，合同內(nèi)容符合雙方當(dāng)事人的真實(shí)意思表示。2.合同簽訂地點(diǎn)應(yīng)在公司辦公場(chǎng)所或經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他地點(diǎn)進(jìn)行，不得在公司辦公場(chǎng)所以外的地方簽訂空白合同。3.合同簽訂過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司的保密制度，不得泄露合同涉及的商業(yè)秘密和其他敏感信息。六、空白合同的回收與存檔（一）回收1.合同簽訂完成后，合同業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將簽訂后的合同交回公司辦公室存檔。2.空白合同保管人員應(yīng)對(duì)回收的合同進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查合同內(nèi)容是否填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，合同簽字、蓋章是否齊全。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與合同業(yè)務(wù)部門(mén)溝通解決。（二）存檔1.公司辦公室應(yīng)按照合同類(lèi)別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立合同檔案。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、《空白合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》、《空白合同領(lǐng)用登記表》等相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性和可追溯性。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)空白合同的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括空白合同的保管、領(lǐng)用、使用、回收、存檔等環(huán)節(jié)。2.檢查方式可采用實(shí)地查看、查閱資料、詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，確?？瞻缀贤芾砉ぷ饕?guī)范、有序。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)空白合同的使用情況進(jìn)行不定期抽查。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致空白合同丟失、被盜、被篡改或因不當(dāng)使用空白合同給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，構(gòu)成