電大檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)電大檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高學(xué)校管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電大實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于電大各部門、各教學(xué)點(diǎn)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對全校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和利用。3.全程管理原則對檔案從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理，確保檔案管理工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性。4.便于利用原則以服務(wù)學(xué)校發(fā)展和師生需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便檔案的查閱和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立檔案管理科，作為全校檔案管理的職能部門，歸口管理學(xué)校各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督檢查各部門檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。5.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。6.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門檔案工作小組各部門設(shè)立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交學(xué)校檔案管理部門。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息和資料。4.配合學(xué)校檔案管理部門做好檔案管理規(guī)章制度的宣傳和貫徹工作，提高本部門人員的檔案意識(shí)。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.學(xué)校各部門在開展教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理要求，及時(shí)形成各種文件材料。文件材料的形成應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，反映活動(dòng)的全過程和實(shí)際情況。2.文件材料應(yīng)當(dāng)使用鋼筆、毛筆或中性筆書寫，字跡工整、清晰，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料書寫。電子文件應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其可讀性和可保存性。（二）檔案的收集范圍1.黨群工作類檔案包括學(xué)校黨組織的各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員名冊、入黨材料、組織關(guān)系介紹信等。2.行政管理類檔案包括學(xué)校行政工作的各類文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、工資福利、財(cái)務(wù)審計(jì)、房產(chǎn)基建、設(shè)備物資等方面的文件材料。3.教學(xué)管理類檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、教學(xué)課件、考試試卷、成績冊、教學(xué)實(shí)習(xí)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等教學(xué)環(huán)節(jié)形成的文件材料，以及教學(xué)評估、教學(xué)改革等方面的文件材料。4.學(xué)生管理類檔案包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)鑒定等文件材料。5.科研管理類檔案包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書等文件材料。6.外事工作類檔案包括學(xué)校對外交流與合作的各類文件、協(xié)議、合同、邀請函、出訪報(bào)告、接待記錄等文件材料。7.聲像檔案包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.實(shí)物檔案包括學(xué)校獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物。（三）檔案收集要求1.各部門應(yīng)當(dāng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于零散形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，避免積壓和丟失。對于重要活動(dòng)和項(xiàng)目形成的文件材料，應(yīng)當(dāng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)、完整。3.各部門在辦理完畢的文件材料，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交本部門檔案工作小組進(jìn)行整理。檔案工作小組應(yīng)當(dāng)對收集的文件材料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無用的文件材料，確保移交檔案的質(zhì)量。4.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對檔案收集工作不力的部門進(jìn)行督促整改。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、行政管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理、科研管理、外事工作、聲像檔案、實(shí)物檔案等八大類。2.每大類下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級分類。例如，行政管理類檔案可分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等二級類目；教學(xué)管理類檔案可分為教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、實(shí)踐教學(xué)等二級類目。（三）整理步驟1.裝訂對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊、牢固。對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。2.分類按照分類方法，將文件材料分別歸入相應(yīng)的類目。對于跨類別的文件材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其主要內(nèi)容和價(jià)值確定歸屬類別。3.編號(hào)為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)當(dāng)科學(xué)、規(guī)范、便于記憶和查找。編號(hào)可采用年度、類別、保管期限、順序號(hào)等組合方式。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)當(dāng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。目錄應(yīng)當(dāng)打印或書寫清晰，一式多份，分別存放于檔案庫房、查閱場所和電子檔案管理系統(tǒng)中。5.裝盒將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)當(dāng)標(biāo)注檔案編號(hào)、類別、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)當(dāng)排列整齊，存放有序。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)當(dāng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、實(shí)用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作小組組長等為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)組織對全校檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。例如，學(xué)校的重要法規(guī)性文件、重大改革方案、重要會(huì)議記錄、重要人事任免文件、科研成果獲獎(jiǎng)證書等。2.長期保管的檔案凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。長期保管期限一般為30年。例如，學(xué)校的一般性教學(xué)文件、科研項(xiàng)目文件、行政管理文件等。3.短期保管的檔案凡是反映學(xué)校局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為10年。例如，學(xué)校的臨時(shí)性工作文件、一般性事務(wù)文件等。（四）鑒定工作程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，列出需要鑒定的檔案清單，提交檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織有關(guān)人員對檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組的鑒定意見，對檔案進(jìn)行調(diào)整和整理，重新確定檔案的保管期限，并編制檔案鑒定報(bào)告。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核通過后，存入檔案全宗卷，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案的保管（一）保管場所學(xué)校設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)按照分類、編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和利用。對于珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)當(dāng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、裝裱修復(fù)等。2.電子檔案電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。電子檔案應(yīng)當(dāng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄，建立健全電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全、完整和有效利用。3.聲像檔案聲像檔案應(yīng)當(dāng)按照載體形式分別整理、編目，存儲(chǔ)在適宜的環(huán)境中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的質(zhì)量。4.實(shí)物檔案實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行妥善保管，可根據(jù)實(shí)物的特點(diǎn)和保管要求，采取陳列、展覽、收藏等方式進(jìn)行保管。實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)建立詳細(xì)的實(shí)物檔案目錄，記錄實(shí)物的名稱、來源、日期、保管地點(diǎn)等信息。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉消防器材的使用方法，掌握安全防范知識(shí)，確保檔案庫房的安全。3.檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度一般控制在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對庫房的溫度和濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取必要的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開檔案庫房時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保檔案庫房的安全。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)當(dāng)遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為學(xué)校發(fā)展和師生需求提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱師生因工作、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)當(dāng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制師生因工作、學(xué)習(xí)等需要復(fù)制檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照復(fù)制申請表的要求，為復(fù)制人員提供相應(yīng)的檔案復(fù)制件，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制檔案應(yīng)當(dāng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱、借閱檔案人員應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，定期分析檔案利用效果，為學(xué)校檔案管理工作提供參考依據(jù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)定期報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。（二）移交1.學(xué)