燃?xì)鈾n案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司燃?xì)鈾n案管理，確保燃?xì)鈾n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在燃?xì)庖?guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門(mén)對(duì)燃?xì)鈾n案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映燃?xì)忭?xiàng)目的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.及時(shí)性原則檔案應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步形成，及時(shí)整理歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司燃?xì)鈾n案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司燃?xì)鈾n案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用各類(lèi)燃?xì)鈾n案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的安全和有效利用。（二）各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本分支機(jī)構(gòu)燃?xì)鈾n案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門(mén)。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本分支機(jī)構(gòu)檔案的日常保管和利用，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。4.配合公司檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極為公司各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)反饋檔案利用情況。4.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限提出意見(jiàn)和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.燃?xì)庖?guī)劃?rùn)n案，包括燃?xì)獍l(fā)展規(guī)劃、專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃等。2.燃?xì)庠O(shè)計(jì)檔案，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)文件。3.燃?xì)饨ㄔO(shè)檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、工程招投標(biāo)文件、施工過(guò)程中的各類(lèi)文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.燃?xì)膺\(yùn)營(yíng)檔案，包括運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、安全檢查記錄、用戶檔案等。5.燃?xì)庠O(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢文件等。6.燃?xì)饧夹g(shù)檔案，包括科研項(xiàng)目文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)總結(jié)等。7.其他與燃?xì)鈽I(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，如會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照分類(lèi)方案進(jìn)行收集。3.對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)同時(shí)進(jìn)行收集，確保兩種載體檔案內(nèi)容一致。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）整理方法1.分類(lèi)燃?xì)鈾n案按照門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，一般分為綜合管理類(lèi)、規(guī)劃設(shè)計(jì)類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、運(yùn)營(yíng)維護(hù)類(lèi)、設(shè)備管理類(lèi)、技術(shù)管理類(lèi)等。每個(gè)門(mén)類(lèi)下再根據(jù)檔案內(nèi)容和形成時(shí)間等因素進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。目錄應(yīng)打印或抄寫(xiě)清晰，一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)，便于查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，可采用紙質(zhì)備份、電子備份等方式，確保檔案的安全性和完整性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行消毒、殺蟲(chóng)處理，防止檔案霉變、蟲(chóng)蛀。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、泄露。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)做好登記。4.對(duì)檔案的查閱、借閱等活動(dòng)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的流向可追溯。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、安全的原則，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)提供有效支持。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱等利用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門(mén)、利用目的、檔案名稱(chēng)、查閱或借閱期限等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，結(jié)合檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求進(jìn)行。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)已銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄中注明“已銷(xiāo)毀”字樣，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的燃?xì)鈾n案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有的燃?xì)鈾n案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。2.系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的