物品配備管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司物品配備管理，規(guī)范物品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高物品使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有部門及員工涉及的各類物品配備管理，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.按需配備原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定物品配備的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。2.成本效益原則：在滿足工作需求的前提下，充分考慮成本因素，選擇性價(jià)比高的物品。3.歸口管理原則：明確各部門在物品配備管理中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保管理工作的順暢。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行物品配備的各項(xiàng)工作，確保管理的規(guī)范化、科學(xué)化。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定公司物品配備的總體規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.統(tǒng)一組織實(shí)施辦公設(shè)備、辦公用品等的采購(gòu)工作。3.建立物品管理臺(tái)賬，對(duì)物品的采購(gòu)、發(fā)放、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.定期對(duì)公司物品配備情況進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保賬物相符。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的物品配備管理工作。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物品采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。2.對(duì)物品配備管理中的費(fèi)用支出進(jìn)行核算和監(jiān)督。（三）使用部門1.根據(jù)工作需要，提出物品配備的申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門物品的日常使用和保管，確保物品的安全和完好。3.配合行政部門做好物品的盤點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物品使用中的問(wèn)題。三、物品分類及配備標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公設(shè)備1.電腦：根據(jù)工作崗位需求，為員工配備相應(yīng)性能的臺(tái)式電腦或筆記本電腦。一般辦公崗位配備基礎(chǔ)配置電腦，對(duì)圖形處理、數(shù)據(jù)運(yùn)算等有較高要求的崗位配備高性能電腦。2.打印機(jī)：根據(jù)辦公區(qū)域和打印需求，合理配備激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)等。打印量較大的部門可配備高速打印機(jī)。3.復(fù)印機(jī)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)規(guī)模和復(fù)印量，選擇合適型號(hào)的復(fù)印機(jī)，確保滿足日常辦公復(fù)印需求。4.傳真機(jī)：如有傳真業(yè)務(wù)需求，配備傳真機(jī)，并確保其與公司通信網(wǎng)絡(luò)兼容。5.投影儀：根據(jù)會(huì)議室等場(chǎng)所的使用頻率，配備相應(yīng)規(guī)格的投影儀，以滿足會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)的演示需求。（二）辦公用品1.文具類：包括筆、筆記本、文件夾、訂書機(jī)、膠水等，按照員工人數(shù)和工作需求，定期發(fā)放適量的常用文具。2.紙張類：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙等，根據(jù)各部門的用紙量，合理確定每月的發(fā)放量。3.辦公耗材：如墨盒、硒鼓、碳粉等，根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用頻率，提前做好庫(kù)存管理，及時(shí)補(bǔ)充。（三）勞保用品1.根據(jù)不同工作崗位的勞動(dòng)強(qiáng)度和風(fēng)險(xiǎn)程度，配備相應(yīng)的勞保用品，如安全帽、防護(hù)手套、安全鞋、工作服等。2.定期對(duì)勞保用品的使用情況進(jìn)行檢查，及時(shí)更換過(guò)期或損壞的勞保用品。（四）其他物品根據(jù)公司特殊業(yè)務(wù)需求，配備如保險(xiǎn)柜、文件柜、綠植等其他物品，滿足工作和辦公環(huán)境的需要。四、物品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每年年底前向行政部門提交下一年度的物品配備需求計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。2.行政部門根據(jù)各部門的需求計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況，匯總編制公司年度物品采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性的物品采購(gòu)需求，使用部門應(yīng)提前填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交行政部門。（二）采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員按照合同要求，跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保物品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。4.物品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。（三）采購(gòu)審批1.物品采購(gòu)金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額超過(guò)[X]元的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。五、物品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按照公司制定的配備標(biāo)準(zhǔn)和各部門的需求計(jì)劃進(jìn)行發(fā)放。2.實(shí)行按需領(lǐng)取、限次限量的原則，避免浪費(fèi)。（二）發(fā)放流程1.員工憑行政部門發(fā)放的物品領(lǐng)取憑證到指定地點(diǎn)領(lǐng)取物品。2.發(fā)放人員在發(fā)放物品時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取憑證和領(lǐng)取人員身份，確保發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)于價(jià)值較高的物品，如電腦、打印機(jī)等，發(fā)放后應(yīng)做好資產(chǎn)登記工作，明確使用責(zé)任人。（三）特殊情況處理1.因工作調(diào)動(dòng)等原因，員工需要調(diào)整物品配備的，由原所在部門辦理物品交接手續(xù)，新部門根據(jù)實(shí)際需求重新申請(qǐng)配備。2.對(duì)于損壞或丟失的物品，員工應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，經(jīng)核實(shí)后按照規(guī)定進(jìn)行賠償或補(bǔ)充配備。六、物品使用管理（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照物品的使用說(shuō)明書和操作規(guī)程正確使用各類物品，不得擅自更改或拆卸。2.辦公設(shè)備等應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)，并做好記錄。3.辦公用品應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。如發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，行政部門有權(quán)進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的處罰措施。（二）借用管理1.公司內(nèi)部部門之間因工作需要借用物品的，應(yīng)填寫《物品借用申請(qǐng)表》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續(xù)。2.借用期限一般不得超過(guò)[X]天，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借用人員應(yīng)妥善保管借用物品，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作用途。借用期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還借用物品，并確保物品完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)借用物品損壞或丟失，借用人員應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。（三）維修管理1.辦公設(shè)備等出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《設(shè)備維修申請(qǐng)表》，報(bào)行政部門安排維修。2.行政部門應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。3.對(duì)于維修費(fèi)用較高或維修難度較大的設(shè)備，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行評(píng)估，提出維修或更換的建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。七、物品保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的物品倉(cāng)庫(kù)，對(duì)各類物品進(jìn)行分類存放，確保倉(cāng)庫(kù)整潔、通風(fēng)良好。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)建立物品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬物相符。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防盜等安全設(shè)施，確保物品的安全保管。（二）庫(kù)存盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期組織對(duì)公司物品進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]個(gè)月。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)由行政部門牽頭，各使用部門配合，共同對(duì)本部門及倉(cāng)庫(kù)的物品進(jìn)行清查核對(duì)。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《物品盤點(diǎn)報(bào)告》，如實(shí)反映物品的庫(kù)存情況。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。（三）庫(kù)存預(yù)警1.行政部門應(yīng)根據(jù)物品的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定合理的庫(kù)存預(yù)警線。2.當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警線時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門，行政部門根據(jù)實(shí)際情況安排采購(gòu)，確保物品的正常供應(yīng)。八、物品報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.已超過(guò)使用年限且無(wú)法正常使用的物品。2.因技術(shù)進(jìn)步等原因，已被淘汰的物品。3.因損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的物品。（二）報(bào)廢流程1.使用部門填寫《物品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明物品報(bào)廢的原因、名稱、規(guī)格、數(shù)量等，并附上相關(guān)證明材料。2.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，必要時(shí)可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行鑒定。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物品，由行政部門統(tǒng)一組織處理，可采取變賣、捐贈(zèng)等方式，確保資產(chǎn)的合理處置。處理過(guò)程中應(yīng)做好記錄，并及時(shí)更新物品管理臺(tái)賬。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司財(cái)務(wù)部門定期對(duì)物品配備管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購(gòu)、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，費(fèi)用支出是否合理。（二）日常檢查行政部門不定期