物業(yè)臺(tái)賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)臺(tái)賬管理，規(guī)范臺(tái)賬的建立、使用和保存，確保物業(yè)信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，提高物業(yè)管理水平和服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋物業(yè)相關(guān)的各類信息，保證臺(tái)賬內(nèi)容全面完整，無(wú)遺漏。3.及時(shí)性原則：及時(shí)更新臺(tái)賬信息，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便為管理決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行臺(tái)賬管理，保證臺(tái)賬的規(guī)范性和一致性。二、臺(tái)賬分類及內(nèi)容（一）物業(yè)基本信息臺(tái)賬1.物業(yè)項(xiàng)目概況記錄物業(yè)名稱、地址、占地面積、建筑面積、總戶數(shù)、總棟數(shù)等基本信息。明確物業(yè)類型，如住宅、商業(yè)、辦公等，并對(duì)不同類型物業(yè)的分布情況進(jìn)行詳細(xì)說明。2.產(chǎn)權(quán)信息登記物業(yè)的產(chǎn)權(quán)歸屬，包括業(yè)主姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、產(chǎn)權(quán)面積等。如有共有產(chǎn)權(quán)情況，需詳細(xì)記錄共有人信息及共有份額。3.規(guī)劃設(shè)計(jì)資料收集并整理物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙，如總平面圖、建筑平面圖、戶型圖等。記錄規(guī)劃設(shè)計(jì)中的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)，如容積率、綠化率、停車位數(shù)量等。（二）房屋及設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬1.房屋臺(tái)賬以房屋單元為單位，詳細(xì)記錄房屋的坐落位置、建筑面積、戶型結(jié)構(gòu)、樓層、朝向等信息。對(duì)房屋的使用狀態(tài)進(jìn)行標(biāo)注，如自住、出租、空置等，并記錄相應(yīng)的使用人或承租人信息。2.設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬按照設(shè)施設(shè)備類別，如給排水系統(tǒng)、供電系統(tǒng)、電梯、消防設(shè)施等，分別建立臺(tái)賬。記錄設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置時(shí)間、安裝位置、技術(shù)參數(shù)等詳細(xì)信息。對(duì)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、運(yùn)行狀況等進(jìn)行跟蹤記錄，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）客戶信息臺(tái)賬1.業(yè)主信息除產(chǎn)權(quán)信息外，進(jìn)一步完善業(yè)主的家庭人口、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等信息。記錄業(yè)主的繳費(fèi)記錄、投訴建議處理情況等，以便更好地了解業(yè)主需求，提供個(gè)性化服務(wù)。2.租戶信息對(duì)于租賃物業(yè)，詳細(xì)記錄租戶的公司名稱、法定代表人、聯(lián)系方式、租賃面積、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)等信息。跟蹤租戶的經(jīng)營(yíng)狀況，及時(shí)了解租戶的需求變化，做好租賃服務(wù)管理。（四）維修及保養(yǎng)臺(tái)賬1.維修記錄對(duì)物業(yè)發(fā)生的各類維修事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括維修時(shí)間、地點(diǎn)、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修人員等信息。維修記錄應(yīng)附有維修工單、維修報(bào)告等相關(guān)資料，以便對(duì)維修過程進(jìn)行追溯和評(píng)估。2.保養(yǎng)記錄按照設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)計(jì)劃，記錄保養(yǎng)時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。對(duì)保養(yǎng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行記錄，確保設(shè)施設(shè)備按時(shí)保養(yǎng)，延長(zhǎng)使用壽命。（五）安全管理臺(tái)賬1.人員出入登記臺(tái)賬記錄人員進(jìn)出物業(yè)的時(shí)間、姓名、身份信息、事由等，確保人員出入安全可追溯。對(duì)于外來(lái)訪客，需詳細(xì)記錄被訪人信息及訪客聯(lián)系方式，經(jīng)被訪人確認(rèn)后方可放行。2.巡邏記錄臺(tái)賬巡邏人員按照規(guī)定的巡邏路線和時(shí)間進(jìn)行巡邏，并記錄巡邏情況。包括巡邏時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.安全檢查臺(tái)賬定期對(duì)物業(yè)的安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查，如消防設(shè)施、監(jiān)控設(shè)備、電梯等，并記錄檢查結(jié)果。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改措施，跟蹤整改情況直至隱患消除。（六）環(huán)境衛(wèi)生管理臺(tái)賬1.清潔作業(yè)記錄臺(tái)賬記錄物業(yè)各區(qū)域的清潔作業(yè)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、清潔人員等信息。包括樓道清掃、電梯清潔、公共區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)等，確保物業(yè)環(huán)境整潔衛(wèi)生。2.垃圾清運(yùn)臺(tái)賬記錄垃圾清運(yùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、垃圾種類、清運(yùn)量等信息。對(duì)垃圾的去向進(jìn)行跟蹤，確保垃圾得到妥善處理，防止環(huán)境污染。三、臺(tái)賬建立流程（一）信息收集1.各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)收集與物業(yè)臺(tái)賬相關(guān)的各類信息。物業(yè)項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)收集物業(yè)基本信息、房屋及設(shè)施設(shè)備信息等。客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)收集業(yè)主及租戶信息、客戶投訴建議等。工程維修部門負(fù)責(zé)收集設(shè)施設(shè)備維修及保養(yǎng)信息。安全管理部門負(fù)責(zé)收集人員出入登記、巡邏記錄、安全檢查等信息。環(huán)境衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)收集清潔作業(yè)記錄、垃圾清運(yùn)等信息。2.信息收集應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，對(duì)于收集到的信息，需進(jìn)行初步審核，剔除無(wú)效或錯(cuò)誤信息。（二）臺(tái)賬錄入1.由專人負(fù)責(zé)將審核后的信息錄入到相應(yīng)的臺(tái)賬系統(tǒng)中。2.錄入過程中應(yīng)嚴(yán)格按照臺(tái)賬格式和要求進(jìn)行操作，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性。3.對(duì)于重要信息，需進(jìn)行雙人錄入核對(duì)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）臺(tái)賬審核1.臺(tái)賬錄入完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)臺(tái)賬信息進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，確保臺(tái)賬信息符合要求。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋給信息收集人員進(jìn)行修正，直至審核通過。（四）臺(tái)賬存檔1.審核通過后的臺(tái)賬數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存檔，確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。2.臺(tái)賬存檔可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式，電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，妥善保管。四、臺(tái)賬使用與查詢（一）使用權(quán)限1.根據(jù)工作需要，明確不同人員對(duì)臺(tái)賬的使用權(quán)限。物業(yè)項(xiàng)目管理人員可查閱物業(yè)基本信息、房屋及設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬等，以便進(jìn)行日常管理和決策?？蛻舴?wù)人員可查閱客戶信息臺(tái)賬、維修及保養(yǎng)臺(tái)賬等，為業(yè)主和租戶提供服務(wù)和解答疑問。工程維修人員可查閱設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維修及保養(yǎng)臺(tái)賬等，便于開展維修和保養(yǎng)工作。安全管理和環(huán)境衛(wèi)生管理部門人員可查閱相應(yīng)的管理臺(tái)賬，用于工作安排和監(jiān)督檢查。2.對(duì)于涉及業(yè)主隱私或重要商業(yè)機(jī)密的信息，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，確保信息安全。（二）查詢流程1.員工因工作需要查詢臺(tái)賬信息時(shí)，需填寫《臺(tái)賬查詢申請(qǐng)表》，注明查詢內(nèi)容、查詢目的等。2.《臺(tái)賬查詢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，交臺(tái)賬管理人員進(jìn)行查詢。3.臺(tái)賬管理人員按照審批后的申請(qǐng)內(nèi)容，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供相應(yīng)的臺(tái)賬信息，并做好查詢記錄。五、臺(tái)賬更新與維護(hù)（一）定期更新1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，對(duì)所負(fù)責(zé)的臺(tái)賬信息進(jìn)行更新。物業(yè)基本信息臺(tái)賬、房屋及設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬等如有變更，應(yīng)及時(shí)更新?？蛻粜畔⑴_(tái)賬應(yīng)根據(jù)業(yè)主和租戶的實(shí)際情況變化，及時(shí)調(diào)整相關(guān)信息。維修及保養(yǎng)臺(tái)賬、安全管理臺(tái)賬、環(huán)境衛(wèi)生管理臺(tái)賬等應(yīng)實(shí)時(shí)記錄最新情況。2.定期更新臺(tái)賬有助于保證信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，為物業(yè)管理提供可靠的數(shù)據(jù)支持。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)臺(tái)賬信息存在錯(cuò)誤或遺漏，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正和補(bǔ)充。2.對(duì)于物業(yè)項(xiàng)目的重大事件、設(shè)施設(shè)備故障維修、客戶投訴處理等情況，應(yīng)及時(shí)在相應(yīng)臺(tái)賬中進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保臺(tái)賬信息能夠全面反映物業(yè)的運(yùn)行狀況。六、臺(tái)賬保管與銷毀（一）保管期限1.物業(yè)臺(tái)賬的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。一般情況下，物業(yè)基本信息臺(tái)賬、房屋及設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬等永久性保存?？蛻粜畔⑴_(tái)賬、維修及保養(yǎng)臺(tái)賬、安全管理臺(tái)賬、環(huán)境衛(wèi)生管理臺(tái)賬等保存期限不少于[X]年。2.保管期限自臺(tái)賬形成之日起計(jì)算。（二）保管要求1.臺(tái)賬應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.電子臺(tái)賬應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）銷毀程序1.臺(tái)賬保管期滿后，由臺(tái)賬管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《臺(tái)賬銷毀申請(qǐng)表》。2.《臺(tái)賬銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)注明臺(tái)賬名稱、保管期限、銷毀原因等，并附需要銷毀臺(tái)賬的清單。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由專人負(fù)責(zé)對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，確保臺(tái)賬信息徹底銷毀，防止信息泄露。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)物業(yè)臺(tái)賬管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保臺(tái)賬管理工作符合本辦法要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬的建立、使用、更新、維護(hù)、保管等方面，對(duì)發(fā)