物料禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物料禮品的管理，規(guī)范物料禮品的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)及處置等流程，確保物料禮品的合理使用和有效管理，提升公司形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)、商務(wù)往來(lái)、員工福利等方面涉及的物料禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物料禮品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理控制物料禮品的采購(gòu)、使用數(shù)量和價(jià)值，避免浪費(fèi)。3.規(guī)范性原則建立健全物料禮品管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作流程，確保管理工作規(guī)范有序。4.透明性原則物料禮品管理過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)根據(jù)各部門(mén)需求，編制物料禮品采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.負(fù)責(zé)物料禮品采購(gòu)合同的簽訂、執(zhí)行及款項(xiàng)支付等工作。（二）使用部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前向采購(gòu)部門(mén)提交物料禮品需求申請(qǐng)，明確禮品種類(lèi)、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)物料禮品的領(lǐng)用、發(fā)放及使用情況的記錄，并確保禮品用于規(guī)定的用途。3.對(duì)領(lǐng)用的物料禮品進(jìn)行妥善保管，如有丟失、損壞等情況及時(shí)上報(bào)。（三）倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)1.負(fù)責(zé)物料禮品的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管及出庫(kù)等工作，確保物料禮品的安全和完整。2.建立物料禮品庫(kù)存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件和要求，對(duì)物料禮品進(jìn)行分類(lèi)存放，防止變質(zhì)、損壞等情況發(fā)生。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核物料禮品采購(gòu)計(jì)劃及費(fèi)用預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.對(duì)物料禮品采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)的費(fèi)用進(jìn)行核算和賬務(wù)處理，嚴(yán)格控制成本。3.定期對(duì)物料禮品管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和監(jiān)督。（五）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定物料禮品管理的相關(guān)制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.對(duì)物料禮品管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，處理管理過(guò)程中的各類(lèi)問(wèn)題。3.參與重要物料禮品的選型和采購(gòu)決策，提供相關(guān)建議和意見(jiàn)。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、商務(wù)活動(dòng)安排及員工福利需求等，制定本部門(mén)物料禮品采購(gòu)計(jì)劃，明確禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃后，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司年度物料禮品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.因特殊情況需要臨時(shí)增加物料禮品采購(gòu)的，使用部門(mén)應(yīng)提前填寫(xiě)《物料禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因、禮品信息等，按規(guī)定審批流程經(jīng)批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門(mén)實(shí)施采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。2.對(duì)于新開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，確保其具備良好的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)條件和供應(yīng)能力。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，并與之簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃和合同，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物料禮品的規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，確保物料禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.物料禮品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。（四）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收合格的發(fā)票等憑證，審核采購(gòu)款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.對(duì)于貨到票未到的情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票，并在收到發(fā)票后及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款。四、使用管理（一）領(lǐng)用流程1.使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要填寫(xiě)《物料禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用禮品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核，如庫(kù)存充足則辦理出庫(kù)手續(xù)，并在《物料禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)貨。3.使用部門(mén)領(lǐng)用人憑《物料禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)領(lǐng)取物料禮品，并在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)。（二）使用規(guī)范1.物料禮品應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)、商務(wù)往來(lái)中贈(zèng)送物料禮品時(shí)，應(yīng)遵循公司的相關(guān)規(guī)定和禮儀規(guī)范，確保禮品贈(zèng)送得體、恰當(dāng)。3.對(duì)于員工福利性質(zhì)的物料禮品，應(yīng)公平、公正地發(fā)放給員工，不得擅自截留或分配不均。（三）使用記錄1.使用部門(mén)應(yīng)建立物料禮品使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、用途、發(fā)放對(duì)象等信息，以便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。2.定期對(duì)物料禮品使用情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估禮品使用效果，為后續(xù)管理工作提供參考依據(jù)。五、存儲(chǔ)管理（一）入庫(kù)管理1.物料禮品到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物料禮品應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明禮品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物料禮品，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。如因特殊情況需要讓步接收的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在入庫(kù)單上注明情況。（二）存儲(chǔ)要求1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)根據(jù)物料禮品的特性和要求，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施，確保物料禮品的質(zhì)量安全。2.對(duì)有保質(zhì)期要求的物料禮品，應(yīng)建立庫(kù)存預(yù)警機(jī)制，定期檢查庫(kù)存情況，及時(shí)清理臨近保質(zhì)期的禮品，避免造成浪費(fèi)。3.物料禮品應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。不同種類(lèi)、規(guī)格、批次的物料禮品應(yīng)分開(kāi)存放，不得混放。（三）盤(pán)點(diǎn)管理1.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)物料禮品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，每年進(jìn)行一次年終盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。3.對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的物料禮品，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、處置管理（一）報(bào)廢處理1.對(duì)于因損壞、變質(zhì)、過(guò)期等原因無(wú)法繼續(xù)使用的物料禮品，使用部門(mén)或倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《物料禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、禮品信息等，并提交至行政部門(mén)審核。2.行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，如情況屬實(shí)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢的物料禮品應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行集中清理，可采取變賣(mài)、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處置，但應(yīng)確保處置過(guò)程合法合規(guī)，并做好相關(guān)記錄。（二）回收利用1.對(duì)于一些具有回收利用價(jià)值的物料禮品，如包裝材料、辦公用品等，公司應(yīng)鼓勵(lì)各部門(mén)進(jìn)行回收利用，以降低成本。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)建立回收物資臺(tái)賬，對(duì)回收的物料禮品進(jìn)行登記和管理，并定期將回收物資交至指定地點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一處理。（三）捐贈(zèng)處理1.公司如需將物料禮品進(jìn)行捐贈(zèng)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并選擇合法合規(guī)的捐贈(zèng)對(duì)象。2.捐贈(zèng)前，應(yīng)對(duì)物料禮品進(jìn)行整理和檢查，確保禮品質(zhì)量完好、符合捐贈(zèng)要求。捐贈(zèng)過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括捐贈(zèng)時(shí)間、捐贈(zèng)對(duì)象、禮品清單等。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)物料禮品管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)、處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.各部門(mén)應(yīng)配合行政部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得隱瞞或虛報(bào)。（二）審計(jì)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)物料禮品管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，檢查采購(gòu)資金的使用、費(fèi)用核算、賬務(wù)處理等是否符合規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)物料禮品管理工作進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查管