租賃公司業(yè)務(wù)合同管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)本租賃公司業(yè)務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更及終止等行為，保護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司運(yùn)營效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本規(guī)章。2.原則本公司業(yè)務(wù)合同管理遵循合法合規(guī)、公平公正、誠實信用、風(fēng)險防控、效益優(yōu)先的原則。確保合同的簽訂與履行符合法律法規(guī)要求，維護(hù)公司與客戶的合法權(quán)益，注重防范各類風(fēng)險，以實現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的統(tǒng)一。3.企業(yè)文化融入本規(guī)章融入公司“誠信為本、創(chuàng)新為魂、合作共贏、服務(wù)社會”的企業(yè)文化。在合同管理過程中，倡導(dǎo)誠信簽約、積極創(chuàng)新合作模式，通過優(yōu)質(zhì)服務(wù)實現(xiàn)與客戶的共贏，同時注重履行社會責(zé)任，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本規(guī)章適用于本租賃公司全體員工以及與公司簽訂業(yè)務(wù)合同的各類客戶。全體員工在涉及業(yè)務(wù)合同的各項工作中均需嚴(yán)格遵守本規(guī)章；客戶在與公司簽訂及履行業(yè)務(wù)合同時，享有本規(guī)章規(guī)定的相關(guān)權(quán)利，并應(yīng)履行相應(yīng)義務(wù)。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理委員會設(shè)立合同管理委員會作為公司合同管理的決策機(jī)構(gòu)，由公司高層管理人員組成。其職責(zé)包括制定和調(diào)整公司合同管理戰(zhàn)略與政策；審議重大合同；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合同的前期洽談、起草；對客戶的基本情況、信用狀況等進(jìn)行調(diào)查與評估；按照合同約定履行己方義務(wù)；及時反饋合同履行過程中的問題；參與合同糾紛的處理等。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)合同進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)規(guī)定，防范法律風(fēng)險；提供法律咨詢服務(wù)；參與重大合同的談判；處理合同糾紛的法律事務(wù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，如租金支付方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等；對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督；協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行租金催收；參與合同糾紛涉及的財務(wù)問題處理。5.行政部門負(fù)責(zé)合同的編號、歸檔、保管等工作；建立合同管理臺賬，記錄合同的簽訂、履行、變更、終止等情況；為合同管理提供必要的行政支持與服務(wù)。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前管理-客戶評估業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談租賃業(yè)務(wù)前，應(yīng)對客戶的主體資格、經(jīng)營狀況、信用記錄等進(jìn)行全面調(diào)查評估。通過查閱客戶營業(yè)執(zhí)照、財務(wù)報表、銀行征信報告等資料，以及實地考察等方式，了解客戶真實情況，填寫《客戶評估報告》。-合同起草根據(jù)業(yè)務(wù)洽談結(jié)果，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)包括租賃物的描述、租賃期限、租金及支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。合同起草應(yīng)遵循公司制定的合同模板及相關(guān)法律規(guī)定，確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整。-合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門從法律角度對合同條款的合法性、有效性、完整性進(jìn)行審查，提出修改意見。同時，財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行審核，確保財務(wù)安排合理可行。審核通過后，合同文本提交合同管理委員會審議。重大合同需經(jīng)公司董事會批準(zhǔn)后方可簽訂。2.合同簽訂管理-合同簽署經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽署。簽署合同前，應(yīng)再次核對合同文本內(nèi)容，確保與審核通過的版本一致。合同簽署應(yīng)采用書面形式，加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方簽字確認(rèn)。-合同備案合同簽署后，行政部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行編號、登記，并將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。同時，將合同原件進(jìn)行歸檔保管，建立合同檔案庫，便于查詢與管理。3.合同履行管理-履行跟蹤業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行跟蹤。定期檢查租賃物的交付、使用情況，以及客戶租金支付情況等。如發(fā)現(xiàn)客戶存在違約行為或可能影響合同履行的風(fēng)險因素，應(yīng)及時采取措施，并向公司相關(guān)部門報告。-租金催收財務(wù)部門負(fù)責(zé)租金的核算與催收工作。按照合同約定的租金支付方式和時間，定期向客戶發(fā)送租金催款通知。對于逾期未支付租金的客戶，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，采取相應(yīng)的催款措施，如電話催收、發(fā)函催收、上門催收等。-變更與解除在合同履行過程中，如因特殊原因需要變更或解除合同，由業(yè)務(wù)部門提出申請，說明變更或解除的原因、內(nèi)容及對公司的影響。經(jīng)法務(wù)部門審核、合同管理委員會批準(zhǔn)后，與客戶協(xié)商簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核、簽署與備案。4.合同終止管理-正常終止合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)均已實現(xiàn)，合同自然終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)向行政部門提交合同終止報告，行政部門對合同檔案進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)束合同管理流程。-非正常終止如因客戶違約、不可抗力等原因?qū)е潞贤钦＝K止，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，會同法務(wù)部門采取法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。同時，財務(wù)部門對合同終止涉及的財務(wù)事項進(jìn)行清理結(jié)算，確保公司利益不受損失。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-按照合同約定收取租金及其他費用。-對租賃物的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保租賃物得到合理使用與維護(hù)。-在客戶出現(xiàn)違約行為時，有權(quán)按照合同約定追究其違約責(zé)任，要求客戶承擔(dān)賠償損失等法律責(zé)任。-依法享有對合同糾紛的訴訟、仲裁等權(quán)利，維護(hù)公司合法權(quán)益。2.公司義務(wù)-按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付租賃物。-對租賃物進(jìn)行必要的維修、保養(yǎng)，確保租賃物正常使用。-為客戶提供必要的技術(shù)支持與服務(wù)，解答客戶在租賃過程中遇到的問題。-保守客戶的商業(yè)秘密和個人隱私，不得泄露客戶信息。3.客戶權(quán)利-有權(quán)要求公司按照合同約定提供符合要求的租賃物。-在租賃期間，依法享有租賃物的使用權(quán)，公司不得非法干涉。-對公司提供的服務(wù)有提出意見和建議的權(quán)利，有權(quán)要求公司改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。-在合同履行過程中，如公司出現(xiàn)違約行為，有權(quán)按照合同約定追究公司違約責(zé)任，要求公司賠償損失。4.客戶義務(wù)-按照合同約定按時、足額支付租金及其他費用。-合理使用租賃物，不得擅自改變租賃物的用途、結(jié)構(gòu)，不得將租賃物轉(zhuǎn)租給第三方。-對租賃物進(jìn)行妥善保管和維護(hù)，如因使用不當(dāng)造成租賃物損壞，應(yīng)承擔(dān)修復(fù)或賠償責(zé)任。-向公司如實提供自身的相關(guān)信息，配合公司的調(diào)查與管理工作。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部監(jiān)督公司建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由行政部門定期對合同管理工作進(jìn)行檢查，包括合同簽訂、履行、歸檔等各個環(huán)節(jié)。檢查內(nèi)容包括合同文本的規(guī)范性、審批流程的合規(guī)性、合同履行的及時性等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-客戶監(jiān)督鼓勵客戶對公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督，設(shè)立專門的投訴渠道，接受客戶的投訴與建議。對客戶反映的問題進(jìn)行及時調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶，不斷改進(jìn)公司服務(wù)質(zhì)量。2.績效考核-考核指標(biāo)建立合同管理績效考核指標(biāo)體系，對業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門及員工的合同管理工作進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂率、合同履行率、租金回收率、法律風(fēng)險防控情況、客戶滿意度等。-考核方式績效考核采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核每季度進(jìn)行一次，由行政部門會同人力資源部門組織實施。根據(jù)考核指標(biāo)對各部門及員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行量化評分，形成考核報告。不定期抽查由公司領(lǐng)導(dǎo)或合同管理委員會成員進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行通報與處理。-獎懲措施根據(jù)績效考核結(jié)果，對在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰與獎勵，如獎金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。對合同管理工作不力，導(dǎo)致公司出現(xiàn)損失或不良影響的部門和個人，進(jìn)行嚴(yán)肅批評，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，如