金融公司文件打印規(guī)范細(xì)則

一、總則1.目的為規(guī)范本金融公司文件打印打印管理，確保文件打印工作的高效、準(zhǔn)確、安全與合規(guī)，合理控制成本，同時(shí)展現(xiàn)公司專業(yè)形象，特制定本細(xì)則。2.指導(dǎo)原則遵循公司企業(yè)文化中嚴(yán)謹(jǐn)、高效、創(chuàng)新的理念，以提高工作效率、保障信息安全、體現(xiàn)人文關(guān)懷為導(dǎo)向，實(shí)現(xiàn)扁平化管理模式下各層級(jí)對(duì)文件打印需求的有效滿足。二、適用范圍本細(xì)則適用于金融公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)的正式員工、試用期員工及臨時(shí)工作人員。涉及公司對(duì)外為客戶提供文件打印服務(wù)時(shí)，也參照本細(xì)則相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為文件打印管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善文件打印細(xì)則，并監(jiān)督執(zhí)行。同時(shí)，行政部門要定期對(duì)打印設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)與管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行；根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理規(guī)劃打印資源配置，協(xié)調(diào)各部門之間的打印需求沖突。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門需指定專人負(fù)責(zé)本部門的文件打印管理工作，統(tǒng)計(jì)本部門的打印量，合理安排打印任務(wù)，配合行政部門做好打印資源的管理與調(diào)配；督促本部門員工遵守文件打印細(xì)則，對(duì)違反規(guī)定的行為及時(shí)糾正。3.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)打印設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)，保障打印網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行；協(xié)助行政部門建立打印權(quán)限管理系統(tǒng)，根據(jù)員工的工作崗位和職責(zé)，分配相應(yīng)的打印權(quán)限；及時(shí)處理打印設(shè)備的故障，對(duì)因技術(shù)問題導(dǎo)致的打印異常情況進(jìn)行分析和解決。四、管理內(nèi)容與流程1.打印設(shè)備管理-設(shè)備采購(gòu)與配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，由行政部門會(huì)同信息技術(shù)部門進(jìn)行打印設(shè)備的采購(gòu)。采購(gòu)時(shí)需綜合考慮設(shè)備的性能、價(jià)格、耗材成本等因素，選擇符合公司要求的設(shè)備。設(shè)備配置要根據(jù)各部門的工作任務(wù)和人員數(shù)量進(jìn)行合理分配，確保各部門打印需求得到滿足。-設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)信息技術(shù)部門制定詳細(xì)的打印設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、校準(zhǔn)和檢查，確保設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維修、保養(yǎng)情況。對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，及時(shí)響應(yīng)并安排維修，確保打印工作不受影響。-設(shè)備報(bào)廢與更新當(dāng)打印設(shè)備達(dá)到使用年限或因技術(shù)原因無(wú)法正常使用，且維修成本過高時(shí)，由信息技術(shù)部門進(jìn)行評(píng)估，提出報(bào)廢申請(qǐng)。經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。同時(shí)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求及時(shí)更新打印設(shè)備，保證打印工作的高效進(jìn)行。2.打印權(quán)限管理-權(quán)限設(shè)定依據(jù)公司扁平化管理模式，結(jié)合員工的工作崗位和職責(zé)，由信息技術(shù)部門會(huì)同行政部門設(shè)定不同的打印權(quán)限。一般員工擁有基本的日常業(yè)務(wù)文件打印權(quán)限；部門負(fù)責(zé)人擁有一定額度的額外打印權(quán)限，用于部門重要文件的打?。惶厥鈲徫粏T工根據(jù)工作需要，可授予特定的打印權(quán)限，如財(cái)務(wù)部門員工對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表等文件的打印權(quán)限。-權(quán)限變更員工崗位變動(dòng)或工作內(nèi)容調(diào)整時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門和信息技術(shù)部門，對(duì)其打印權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)變更。權(quán)限變更需經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，確保權(quán)限調(diào)整的合理性與合規(guī)性。3.打印流程-常規(guī)打印員工有打印需求時(shí)，首先在自己的辦公電腦上進(jìn)行文件排版和格式檢查，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。然后通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)提交打印任務(wù)至指定的打印設(shè)備。在打印前，仔細(xì)核對(duì)打印份數(shù)、紙張規(guī)格、打印顏色等參數(shù)，避免出現(xiàn)打印錯(cuò)誤。-特殊打印對(duì)于涉及公司機(jī)密信息、重要合同文件、大規(guī)模批量打印等特殊情況，員工需填寫《特殊打印申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明打印文件的名稱、內(nèi)容摘要、打印份數(shù)、保密級(jí)別等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門。行政部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)打印，并對(duì)打印過程進(jìn)行全程監(jiān)督。打印完成后，申請(qǐng)人需在指定地點(diǎn)簽字領(lǐng)取文件，并做好登記工作。4.耗材管理-耗材采購(gòu)行政部門根據(jù)打印設(shè)備的使用情況和耗材消耗規(guī)律，定期制定耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)時(shí)優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的原裝耗材或符合公司標(biāo)準(zhǔn)的兼容耗材，通過正規(guī)渠道進(jìn)行采購(gòu)，確保耗材的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。-耗材庫(kù)存管理建立耗材庫(kù)存管理制度，設(shè)立專門的耗材倉(cāng)庫(kù)，由行政部門指定專人負(fù)責(zé)管理。對(duì)耗材的出入庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬物相符。根據(jù)庫(kù)存情況及時(shí)補(bǔ)貨，避免因耗材短缺影響正常打印工作。-耗材使用監(jiān)督各部門要合理使用耗材，避免浪費(fèi)。行政部門定期對(duì)各部門的耗材使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)耗材使用量異常的部門進(jìn)行調(diào)查和督促整改。鼓勵(lì)員工采用雙面打印、合理排版等方式節(jié)約耗材，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在規(guī)定的打印權(quán)限范圍內(nèi)，根據(jù)工作需要使用公司的打印設(shè)備和資源，以完成工作任務(wù)。-員工對(duì)打印設(shè)備出現(xiàn)的故障或打印服務(wù)質(zhì)量問題，有權(quán)向行政部門或信息技術(shù)部門提出反饋和投訴，要求及時(shí)解決。-對(duì)于公司打印管理工作提出合理化建議和意見的員工，有權(quán)獲得公司的認(rèn)可和獎(jiǎng)勵(lì)。2.員工義務(wù)-員工必須嚴(yán)格遵守本文件打印細(xì)則，按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行文件打印操作，不得擅自違規(guī)打印。-員工有責(zé)任愛護(hù)打印設(shè)備，不得故意損壞或惡意操作設(shè)備。如因個(gè)人原因?qū)е略O(shè)備損壞，需承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用或賠償責(zé)任。-員工應(yīng)積極配合行政部門和信息技術(shù)部門的工作，如接受打印權(quán)限管理、配合設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)等，共同維護(hù)公司打印工作的正常秩序。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對(duì)員工的打印行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，對(duì)于違反本細(xì)則的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。-公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，對(duì)打印設(shè)備、權(quán)限、流程等進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以提高打印工作的效率和質(zhì)量。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)為員工提供必要的打印設(shè)備和資源，確保員工能夠順利完成工作任務(wù)。-公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行打印操作技能和安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工的打印水平和安全防范意識(shí)。-公司要關(guān)注員工在打印工作中的需求和意見，不斷完善打印管理工作，體現(xiàn)人文關(guān)懷。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督措施-行政部門和信息技術(shù)部門定期對(duì)打印設(shè)備的使用情況、打印任務(wù)記錄、耗材消耗等進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況并進(jìn)行處理。-設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)打印行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。-加強(qiáng)對(duì)特殊打印文件的跟蹤管理，確保文件的安全和保密。行政部門對(duì)特殊打印申請(qǐng)單、打印過程記錄、文件領(lǐng)取登記等進(jìn)行嚴(yán)格審核和監(jiān)督。2.考核指標(biāo)-打印設(shè)備故障率：統(tǒng)計(jì)一定時(shí)期內(nèi)打印設(shè)備出現(xiàn)故障的次數(shù)和維修時(shí)間，衡量設(shè)備維護(hù)工作的質(zhì)量。目標(biāo)是將設(shè)備故障率控制在一定范圍內(nèi)，保障打印工作的正常進(jìn)行。-耗材節(jié)約率：對(duì)比不同時(shí)期的耗材使用量，計(jì)算耗材節(jié)約率，考核各部門和員工在耗材節(jié)約方面的成效。鼓勵(lì)員工通過合理使用耗材，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。-違規(guī)打印行為發(fā)生率：統(tǒng)計(jì)違規(guī)打印行為的發(fā)生次數(shù)，包括超權(quán)限打印、私自使用公司打印資源等情況，反映員工對(duì)文件打印細(xì)則的遵守程度。3.考核與獎(jiǎng)懲-行政部門根據(jù)考核指標(biāo)，每月對(duì)各部門的打印管理工作進(jìn)行考核評(píng)分。考核結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系，與部門績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤。-對(duì)于在打印管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，如設(shè)備維護(hù)良好、耗材節(jié)約顯著、無(wú)違規(guī)打印行為等，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。-對(duì)于違反本細(xì)則的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、扣減績(jī)效獎(jiǎng)金、通報(bào)批評(píng)等。對(duì)因違規(guī)打印行為給公司造成重大損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。七、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、監(jiān)管