充電樁公司傳真機使用規(guī)范規(guī)定

一、總則本公司以“綠色能源，便捷出行，創(chuàng)新服務，共建美好”為企業(yè)文化核心，致力于通過先進的技術與貼心的服務，為廣大客戶提供優(yōu)質的充電樁服務，推動綠色出行理念的普及。傳真機作為公司日常辦公中信息傳遞的重要工具，為確保其安全、高效、合理使用，特制定本規(guī)范規(guī)定。本規(guī)定旨在實現(xiàn)公司扁平化管理理念，減少層級阻礙，提高信息流通效率，同時保障信息準確傳遞，體現(xiàn)人文關懷，促進員工更好地利用傳真機完成工作任務，提升社會效益，助力公司在充電樁行業(yè)持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于充電樁公司全體員工及因業(yè)務往來使用公司傳真機的客戶。三、組織架構與職責分工1.行政部門行政部門作為傳真機管理的主要負責部門，承擔著傳真機設備的統(tǒng)籌管理工作。負責傳真機的選型采購、日常維護保養(yǎng)安排以及故障報修跟進。同時，制定和更新傳真機使用規(guī)范，對員工的使用行為進行監(jiān)督和指導，確保傳真機的使用符合公司規(guī)定。2.使用部門各使用部門負責本部門傳真機的日常操作和簡單清潔。指定專人負責傳真機的使用登記，按照規(guī)定流程發(fā)送和接收傳真，及時將收到的傳真轉交給相關人員，并妥善保管傳真文件。在發(fā)現(xiàn)傳真機出現(xiàn)問題時，及時向行政部門反饋。3.技術部門技術部門負責傳真機技術層面的支持。在行政部門反饋傳真機故障后，及時安排技術人員進行維修檢測，確保傳真機的正常運行。同時，對傳真機設備進行定期技術評估，提出設備升級或更換的建議，以滿足公司日益增長的業(yè)務需求。四、管理內容與流程1.傳真機的配備與安裝行政部門根據(jù)公司各部門業(yè)務需求，合理規(guī)劃傳真機的配備數(shù)量和放置地點。在采購傳真機時，充分考慮公司業(yè)務特點和未來發(fā)展需求，選擇性能穩(wěn)定、功能適用的設備。傳真機安裝完成后，行政部門負責記錄設備信息，包括型號、序列號、安裝位置等，并建立設備檔案。2.發(fā)送傳真流程-準備傳真文件：發(fā)送人需確保傳真文件內容完整、清晰，重要文件應進行備份。對于多頁文件，要整理整齊，避免出現(xiàn)順序顛倒或遺漏的情況。-填寫傳真發(fā)送登記表：在登記表中詳細填寫發(fā)送日期、發(fā)送人姓名、部門、接收方傳真號碼、單位名稱、文件名稱、頁數(shù)等信息。-發(fā)送操作：發(fā)送人將傳真文件放入傳真機進紙口，按照傳真機操作說明，正確輸入接收方傳真號碼，確認號碼無誤后啟動發(fā)送。發(fā)送過程中，要留意傳真機的提示信息，如出現(xiàn)卡紙、線路故障等問題，及時處理或向行政部門求助。發(fā)送完成后，在登記表上記錄發(fā)送結果，如成功或失敗，并注明原因。3.接收傳真流程-接收傳真：傳真機接收傳真時，接收人應及時關注傳真機狀態(tài)。傳真接收完成后，檢查傳真文件的完整性和清晰度，如有缺頁、模糊等情況，及時與發(fā)送方聯(lián)系核實。-登記傳真接收信息：在傳真接收登記表中填寫接收日期、接收人姓名、發(fā)送方傳真號碼、單位名稱、文件名稱、頁數(shù)等信息。-文件分發(fā)：接收人根據(jù)傳真文件的內容和性質，及時將傳真文件轉交給相關部門或人員。對于緊急傳真文件，要確保第一時間送達收件人手中，并提醒收件人及時處理。4.傳真機的維護與保養(yǎng)-日常清潔：使用部門每天對傳真機進行簡單清潔，包括擦拭機身表面灰塵、清理進紙口和出紙口的紙屑等。定期使用專用清潔工具對傳真機內部進行清潔，如掃描頭、硒鼓等部件。-定期維護：行政部門按照傳真機設備使用說明書的要求，制定定期維護計劃，安排專業(yè)人員對傳真機進行全面維護保養(yǎng)。維護保養(yǎng)內容包括設備硬件檢查、軟件升級、耗材更換等。在維護保養(yǎng)過程中，技術人員要詳細記錄設備運行狀況和維護情況，建立維護檔案。-故障處理：傳真機出現(xiàn)故障時，使用部門應及時向行政部門報告。行政部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系技術部門進行維修。技術人員在維修過程中，要詳細記錄故障現(xiàn)象、維修方法和維修結果，以便后續(xù)參考。對于因設備老化或損壞嚴重無法修復的傳真機，行政部門應及時申請報廢處理，并按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行處置。五、權利與義務1.員工權利-員工有權在工作需要時使用公司配備的傳真機進行業(yè)務溝通和文件傳遞。-員工在使用傳真機過程中遇到技術問題或設備故障時，有權向行政部門或技術部門尋求幫助和支持。-對于不合理的傳真機使用規(guī)定或管理方式，員工有權向行政部門提出意見和建議。2.員工義務-員工應嚴格遵守本傳真機使用規(guī)范規(guī)定，按照規(guī)定流程正確使用傳真機，不得違規(guī)操作。-員工有義務保護傳真機設備，不得故意損壞或濫用傳真機。在使用過程中發(fā)現(xiàn)設備異常，應及時報告并協(xié)助維修。-員工應妥善保管通過傳真機接收的文件，不得隨意泄露文件內容。對于涉及公司機密的傳真文件，要嚴格按照公司保密制度進行處理。3.客戶權利-客戶在與公司進行業(yè)務往來過程中，有權使用公司提供的傳真機進行必要的文件傳遞。-客戶在使用傳真機時，公司應提供必要的指導和協(xié)助，確?？蛻裟軌蝽樌瓿蓚髡娌僮鳌?.客戶義務-客戶使用公司傳真機時，應遵守公司的相關規(guī)定，不得進行與業(yè)務無關的傳真操作。-客戶應愛護傳真機設備，如因客戶原因造成設備損壞，應按照公司規(guī)定進行賠償。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門負責對傳真機使用情況進行日常監(jiān)督，定期檢查傳真機使用登記記錄，核實發(fā)送和接收傳真的信息是否準確、完整。-行政部門不定期對傳真機設備進行巡查，檢查設備的運行狀況和清潔維護情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關部門整改。-鼓勵員工對違規(guī)使用傳真機的行為進行監(jiān)督舉報，對于查證屬實的舉報，公司將給予舉報人一定的獎勵。2.考核機制-將傳真機使用規(guī)范執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對于嚴格遵守傳真機使用規(guī)定，在傳真操作過程中表現(xiàn)良好的員工，在績效考核中給予適當加分。-對于違反傳真機使用規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應的扣分處理。如因違規(guī)操作導致傳真機設備損壞或信息泄露等嚴重后果的，將按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。-對各部門傳真機使用管理情況進行考核評價，考核指標包括傳真機設備完好率、使用登記準確性、文件傳遞及時性等。對于考核優(yōu)秀的部門，公司將給予一定的獎勵；對于考核不達標的部門，責令限期整改，并在公司內部進行通報批評。七