港標(biāo)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司港標(biāo)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與港標(biāo)相關(guān)的各類(lèi)合同，包括但不限于港口貨物裝卸合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、運(yùn)輸合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫對(duì)方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害雙方合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門(mén)在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、法定代表人身份證明等。2.審查合同對(duì)方是否具有簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力，是否存在被吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、注銷(xiāo)登記等情況。3.對(duì)于涉及重大合同或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，必要時(shí)可委托律師或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。2.對(duì)于港標(biāo)業(yè)務(wù)的特殊條款，如貨物裝卸要求、倉(cāng)儲(chǔ)條件、運(yùn)輸路線等，應(yīng)詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。3.合同條款應(yīng)避免使用模糊、歧義或容易引起爭(zhēng)議的表述，對(duì)于格式條款應(yīng)遵循公平原則確定雙方權(quán)利義務(wù)，并采取合理方式提請(qǐng)對(duì)方注意免除或限制其責(zé)任的條款。（三）合同審批1.合同擬定后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)合同審批表，附上合同文本及相關(guān)資料，按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門(mén)審核、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。3.各審核部門(mén)應(yīng)從各自專(zhuān)業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行審查，提出審核意見(jiàn)，重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。4.對(duì)于審核通過(guò)的合同，審批人應(yīng)簽署同意意見(jiàn)；對(duì)于審核不通過(guò)的合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后重新提交審批。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合同對(duì)方簽訂合同。2.簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，如無(wú)統(tǒng)一文本，應(yīng)確保合同條款符合本辦法要求。3.合同雙方應(yīng)在合同文本上簽字（蓋章），簽字（蓋章）應(yīng)清晰、完整，不得代簽、漏簽。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本交法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，使參與合同履行的人員了解合同的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求等。2.合同交底內(nèi)容應(yīng)包括合同文本、審批意見(jiàn)、風(fēng)險(xiǎn)提示等，確保相關(guān)人員熟悉合同條款，明確各自職責(zé)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.跟蹤內(nèi)容包括合同對(duì)方的履行情況、我方的履行情況、合同進(jìn)度、質(zhì)量控制、款項(xiàng)收付等。3.對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等，作為原合同的補(bǔ)充文件。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照本辦法規(guī)定的合同審批流程進(jìn)行審批，并及時(shí)將變更協(xié)議副本交相關(guān)部門(mén)存檔。（四）解除管理1.合同履行過(guò)程中如需解除合同，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)與合同對(duì)方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方權(quán)利義務(wù)的處理等，確保雙方合法權(quán)益得到保障。3.解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照本辦法規(guī)定的合同審批流程進(jìn)行審批，并及時(shí)將解除協(xié)議副本交相關(guān)部門(mén)存檔。4.合同解除后，雙方應(yīng)按照解除協(xié)議的約定進(jìn)行結(jié)算和清理，妥善處理相關(guān)事宜。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司港標(biāo)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，分析合同可能面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際情況、行業(yè)特點(diǎn)及法律法規(guī)變化等因素進(jìn)行，采用定性與定量相結(jié)合的方法。3.對(duì)于識(shí)別出的重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，并跟蹤評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)效果。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同審查、法律咨詢、合規(guī)培訓(xùn)等工作，確保合同合法合規(guī)；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格監(jiān)測(cè)、合同談判等工作，合理控制風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)客戶信用管理、信用評(píng)估、款項(xiàng)催收等工作，降低信用風(fēng)險(xiǎn)。3.公司應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，提前采取應(yīng)對(duì)措施，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本、審批表、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來(lái)函件等相關(guān)資料收集整理，移交公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料完整、規(guī)范。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲(chóng)的檔案柜中。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立合同檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案借閱范圍和借閱期限，確保檔案安全。3.對(duì)于電子合同檔案，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)管理，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案查閱與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.因工作需要復(fù)印合同檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司港標(biāo)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除、風(fēng)險(xiǎn)管理、檔案管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂質(zhì)量、合同履行情況、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、檔案