用工檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司用工檔案管理，規(guī)范用工檔案的建立、保管、查閱、利用等工作，維護公司和員工的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工的用工檔案管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：用工檔案管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績等情況。3.安全保密原則：確保用工檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：便于公司各部門及員工查閱和利用檔案信息。二、用工檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、專業(yè)技術資格證書復印件等相關證明材料。（二）勞動合同1.勞動合同文本。2.勞動合同變更、續(xù)訂、解除、終止等相關手續(xù)材料。（三）工作經(jīng)歷1.入職登記表，包括入職時間、崗位、試用期等信息。2.工作調動記錄，包括調動時間、調動原因、調入調出部門等。3.離職證明材料。（四）培訓與教育1.參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓成績等。2.學歷教育情況，如在職學歷提升的相關證明。（五）績效考核1.各年度績效考核結果記錄。2.績效改進計劃及相關材料。（六）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄，包括工資條、工資調整記錄等。2.福利享受情況，如社會保險、住房公積金、帶薪年假等相關材料。（七）獎懲情況1.獲得的獎勵證書及相關文件。2.違紀違規(guī)處理決定及相關材料。（八）其他材料1.員工健康體檢報告。2.員工職業(yè)資格證書變更記錄。3.其他與員工用工相關的重要材料。三、用工檔案的建立（一）檔案建立流程1.新員工入職時，人力資源部門負責收集員工基本信息及相關證明材料，填寫入職登記表。2.人力資源部門與員工簽訂勞動合同，并將勞動合同文本歸入用工檔案。3.員工所在部門負責提供員工工作經(jīng)歷、培訓與教育、績效考核等相關材料，交人力資源部門審核后歸入檔案。4.人力資源部門定期更新用工檔案，確保檔案內(nèi)容的及時性和準確性。（二）檔案材料的收集要求1.檔案材料應真實、有效，由提供材料的部門或個人簽字蓋章確認。2.材料應完整齊全，如有缺失應及時補充。3.檔案材料應按照規(guī)定的格式和順序整理歸檔。四、用工檔案的保管（一）保管部門公司用工檔案由人力資源部門指定專人負責保管。（二）保管期限1.勞動合同等重要文件長期保管。2.其他一般性檔案材料保管期限為員工離職后[X]年。（三）保管要求1.檔案應存放在安全、保密的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲等設施。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的出入庫情況。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的完整性和準確性。五、用工檔案的查閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱用工檔案，需填寫《用工檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。3.涉及員工個人隱私的檔案材料，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。（二）查閱范圍1.因工作需要，公司內(nèi)部人員可查閱與本人工作相關的用工檔案信息。2.外部單位因法定事由需要查閱公司用工檔案的，需出具單位介紹信及相關證明材料，經(jīng)公司分管領導批準后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。查閱范圍僅限于與法定事由相關的檔案內(nèi)容。六、用工檔案的利用（一）為員工提供服務1.員工可根據(jù)需要查閱本人用工檔案，了解個人工作經(jīng)歷、薪酬福利等情況。2.人力資源部門應為員工提供檔案信息咨詢服務，解答員工關于用工檔案的疑問。（二）為公司管理提供支持1.人力資源部門可根據(jù)用工檔案信息，進行員工數(shù)據(jù)分析，為公司人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、績效考核等工作提供參考依據(jù)。2.各部門在處理員工勞動糾紛、評選先進等工作中，可查閱相關員工的用工檔案，作為決策的重要參考。七、用工檔案的轉移（一）員工離職時1.員工離職時，人力資源部門應在辦理離職手續(xù)的同時，將其用工檔案整理封存。2.如員工離職后需將檔案轉移至新的工作單位或檔案管理機構，人力資源部門應按照國家有關規(guī)定，為員工辦理檔案轉移手續(xù)。（二）檔案轉移流程1.員工填寫《檔案轉移申請表》，提供接收單位的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。2.人力資源部門審核員工檔案轉移申請，確認檔案材料齊全、無誤后，開具《檔案轉移介紹信》。3.員工持《檔案轉移介紹信》到接收單位辦理檔案接收手續(xù)，并將接收回執(zhí)交回人力資源部門備案。八、用工檔案的保密與安全（一）保密措施1.接觸用工檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞或被篡改。3.對涉及公司商業(yè)秘密和員工個人隱私的檔案信息，應采取加密存儲、限制訪問等措施進行保護。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設備。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，消除安全隱患。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照應急預案進行處理。九、用工檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應建立用工檔案電子管理系統(tǒng)，將員工的紙質檔案信息進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，方便公司各部門及員工查閱和利用檔案信息。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.人力資源部門應定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.對檔案信息的修改、刪除等操作應進行嚴格的權限控制，并做好記錄。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負責對用工檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案建立、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)的工作