監(jiān)理文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司監(jiān)理文檔管理，確保監(jiān)理文檔的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高監(jiān)理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司承擔(dān)的各類建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的各類文檔管理。（三）文檔管理原則1.真實(shí)性原則：文檔內(nèi)容必須真實(shí)反映監(jiān)理工作實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過程，包括項(xiàng)目前期、施工階段、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的相關(guān)文檔。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司規(guī)定的格式和要求進(jìn)行文檔編制和管理。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、歸檔各類文檔，確保文檔的時(shí)效性。二、文檔分類及內(nèi)容（一）監(jiān)理規(guī)劃1.工程項(xiàng)目概況，包括工程名稱、地點(diǎn)、規(guī)模、結(jié)構(gòu)形式等。2.監(jiān)理工作范圍、內(nèi)容、目標(biāo)。3.監(jiān)理工作依據(jù)，如法律法規(guī)、工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、委托監(jiān)理合同等。4.監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、人員配備及進(jìn)退場(chǎng)計(jì)劃、監(jiān)理人員崗位職責(zé)。5.監(jiān)理工作程序，包括工程質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、造價(jià)控制、安全生產(chǎn)管理的工作流程。6.監(jiān)理工作方法及措施，如旁站、巡視、平行檢驗(yàn)等方法，以及質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、安全等方面的控制措施。7.監(jiān)理工作制度，如項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作制度、工程質(zhì)量檢驗(yàn)制度、工程計(jì)量支付制度等。8.監(jiān)理設(shè)施，包括辦公設(shè)施、交通設(shè)施、檢測(cè)設(shè)備等。（二）監(jiān)理實(shí)施細(xì)則1.專業(yè)工程特點(diǎn)，針對(duì)不同專業(yè)工程詳細(xì)描述其特點(diǎn)。2.監(jiān)理工作流程，結(jié)合專業(yè)工程具體細(xì)化工作流程。3.監(jiān)理工作控制要點(diǎn)及目標(biāo)值，明確各專業(yè)工程的控制要點(diǎn)及相應(yīng)的目標(biāo)值。4.監(jiān)理工作方法及措施，針對(duì)專業(yè)工程特點(diǎn)制定具體的監(jiān)理方法和措施。（三）施工組織設(shè)計(jì)/（專項(xiàng)）施工方案報(bào)審表及相關(guān)資料1.施工單位報(bào)審的施工組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)施工方案。2.監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)施工組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)施工方案的審查意見，包括是否符合工程建設(shè)強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)、是否滿足施工要求等。（四）工程開工報(bào)審表及相關(guān)資料1.施工單位提交的工程開工報(bào)審表，包括工程概況、施工單位資質(zhì)情況、施工管理人員及施工人員配備情況、施工機(jī)械設(shè)備及材料準(zhǔn)備情況等。2.監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程開工條件的審核意見，如施工許可證是否已辦理、施工組織設(shè)計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)施工方案是否已批準(zhǔn)、施工管理人員及施工人員是否已到位、施工機(jī)械設(shè)備及材料是否已滿足施工要求等。（五）工程暫停令及復(fù)工報(bào)審表1.工程暫停令：在發(fā)生需要暫停施工的情況時(shí)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)下達(dá)的暫停施工指令，說明暫停施工的原因、范圍、期限等。2.復(fù)工報(bào)審表：施工單位在工程暫停原因消除后，提交的復(fù)工申請(qǐng)，包括工程暫停原因已消除的說明、整改情況報(bào)告等。監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)復(fù)工申請(qǐng)的審核意見，如是否具備復(fù)工條件等。（六）工程質(zhì)量文件1.工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表及質(zhì)量證明文件，施工單位對(duì)進(jìn)場(chǎng)的工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備提交的報(bào)審表，附上質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)其質(zhì)量證明文件的審核意見及見證取樣送檢情況。2.檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，施工單位按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收后形成的記錄，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)驗(yàn)收過程的監(jiān)督及驗(yàn)收意見。3.工程質(zhì)量問題處理記錄，對(duì)施工過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，包括問題描述、處理措施、處理結(jié)果等記錄。（七）工程進(jìn)度文件1.工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表，施工單位提交的總進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃、周進(jìn)度計(jì)劃等，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的審核意見，如是否符合合同工期要求、是否合理可行等。2.工程進(jìn)度報(bào)告，包括實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的對(duì)比分析、影響進(jìn)度的因素分析、采取的措施及效果等。（八）工程造價(jià)文件1.工程款支付證書，監(jiān)理機(jī)構(gòu)根據(jù)施工單位完成的工程量及合同約定，審核后簽發(fā)的工程款支付證書，明確支付金額、支付時(shí)間等。2.工程變更費(fèi)用報(bào)審表及相關(guān)資料，施工單位提出的工程變更費(fèi)用申請(qǐng)，附上變更原因、變更內(nèi)容、變更費(fèi)用計(jì)算依據(jù)等資料。監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程變更費(fèi)用的審核意見。3.費(fèi)用索賠報(bào)審表及相關(guān)資料，施工單位提出的費(fèi)用索賠申請(qǐng)，包括索賠事件描述、索賠理由、索賠金額計(jì)算依據(jù)等資料。監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)費(fèi)用索賠的審核意見。（九）安全生產(chǎn)管理文件1.安全生產(chǎn)許可證及安全生產(chǎn)責(zé)任制報(bào)審表，施工單位提交的安全生產(chǎn)許可證復(fù)印件及安全生產(chǎn)責(zé)任制文件，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)其審核意見。2.安全專項(xiàng)施工方案報(bào)審表及相關(guān)資料，施工單位編制的深基坑、高支模、腳手架等安全專項(xiàng)施工方案，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)方案的審核意見及對(duì)安全專項(xiàng)施工方案實(shí)施情況的監(jiān)督記錄。3.安全檢查記錄，包括定期安全檢查、專項(xiàng)安全檢查等記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全問題及整改情況進(jìn)行記錄。4.安全事故報(bào)告及處理記錄，發(fā)生安全事故時(shí)，施工單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)按規(guī)定報(bào)告及處理的記錄。（十）工程變更文件1.工程變更單，記錄工程變更的提出單位、變更內(nèi)容、變更原因、變更日期等信息。2.工程變更相關(guān)的圖紙、文件等資料。（十一）監(jiān)理通知單及回復(fù)單1.監(jiān)理通知單：監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)施工過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如質(zhì)量問題、安全問題、進(jìn)度問題等，下達(dá)的整改通知，明確問題內(nèi)容、整改要求、整改期限等。2.回復(fù)單：施工單位對(duì)監(jiān)理通知單的回復(fù)，說明問題整改情況及整改結(jié)果，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)回復(fù)的復(fù)查意見。（十二）會(huì)議紀(jì)要1.第一次工地會(huì)議紀(jì)要，記錄第一次工地會(huì)議的主要內(nèi)容，包括各方人員介紹、工程概況、監(jiān)理工作范圍及要求、施工準(zhǔn)備情況等。2.監(jiān)理例會(huì)會(huì)議紀(jì)要，定期召開的監(jiān)理例會(huì)會(huì)議紀(jì)要，記錄會(huì)議討論的主要問題、解決措施、下一步工作計(jì)劃等。3.專題會(huì)議紀(jì)要，針對(duì)工程建設(shè)中的專項(xiàng)問題召開的專題會(huì)議紀(jì)要。（十三）監(jiān)理月報(bào)1.本月工程概況，包括工程形象進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程進(jìn)度、工程造價(jià)等方面的情況。2.本月監(jiān)理工作情況，包括監(jiān)理工作開展情況、監(jiān)理指令執(zhí)行情況等。3.本月工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)、安全等方面存在的問題及處理情況。4.下月監(jiān)理工作重點(diǎn)及工作計(jì)劃。（十四）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織施工單位進(jìn)行工程竣工預(yù)驗(yàn)收后形成的報(bào)告，包括預(yù)驗(yàn)收情況、存在問題及整改情況、預(yù)驗(yàn)收結(jié)論等。2.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，建設(shè)單位組織竣工驗(yàn)收后形成的報(bào)告，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)竣工驗(yàn)收過程的參與情況及相關(guān)資料。3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告，監(jiān)理機(jī)構(gòu)對(duì)工程質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估后形成的報(bào)告，包括工程概況、質(zhì)量控制情況、質(zhì)量驗(yàn)收情況、工程質(zhì)量總體評(píng)價(jià)等。（十五）其他文件1.與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位等相關(guān)單位的往來函件。2.監(jiān)理工作中形成的照片、影像資料等。三、文檔管理流程（一）文檔收集1.監(jiān)理人員在工作過程中及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的文檔資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。2.施工單位按規(guī)定向監(jiān)理機(jī)構(gòu)提交各類報(bào)審表、報(bào)告等文件資料。（二）文檔整理1.監(jiān)理人員對(duì)收集到的文檔資料進(jìn)行初步整理，分類別、分階段進(jìn)行歸集。2.對(duì)文檔資料進(jìn)行編號(hào)、編目，確保文檔的系統(tǒng)性和可追溯性。（三）文檔審核1.監(jiān)理工程師對(duì)整理后的文檔資料進(jìn)行審核，確保文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)規(guī)定和要求。2.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)返回相關(guān)人員進(jìn)行修改和完善。（四）文檔歸檔1.經(jīng)審核合格的文檔資料按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔，存入公司指定的檔案存儲(chǔ)設(shè)備或空間。2.建立文檔歸檔清單，記錄歸檔文檔的名稱、編號(hào)、日期、歸檔人等信息。（五）文檔查閱1.因工作需要查閱文檔資料的，需填寫文檔查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。（六）文檔借閱1.因特殊原因需要借閱文檔資料的，需填寫文檔借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限屆滿后及時(shí)歸還。（七）文檔保管1.檔案管理人員負(fù)責(zé)文檔資料的日常保管，確保文檔資料的安全、完整，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.定期對(duì)文檔資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（八）文檔銷毀1.對(duì)已過保管期限或無保存價(jià)值的文檔資料，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫文檔銷毀申請(qǐng)表。2.經(jīng)公司相關(guān)部門審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。四、文檔管理職責(zé)（一）項(xiàng)目總監(jiān)理工程師職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目監(jiān)理文檔管理工作，制定文檔管理工作計(jì)劃和措施。2.審核監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等重要文檔。3.組織對(duì)施工單位提交的各類報(bào)審表、報(bào)告等進(jìn)行審核，并簽署意見。4.協(xié)調(diào)與建設(shè)單位、施工單位等相關(guān)單位在文檔管理方面的工作。5.定期檢查項(xiàng)目監(jiān)理文檔管理工作情況，及時(shí)解決存在的問題。（二）專業(yè)監(jiān)理工程師職責(zé)1.負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理文檔資料的收集、整理、審核工作。2.按照監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的要求，對(duì)本專業(yè)工程相關(guān)文檔進(jìn)行審查和監(jiān)督。3.協(xié)助總監(jiān)理工程師做好項(xiàng)目監(jiān)理文檔的歸檔工作。4.及時(shí)向總監(jiān)理工程師匯報(bào)本專業(yè)文檔管理工作中出現(xiàn)的問題。（三）監(jiān)理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本人工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的監(jiān)理文檔資料，如旁站記錄、巡視記錄等。2.按照規(guī)定的格式和要求填寫相關(guān)文檔記錄。3.及時(shí)將收集到的文檔資料提交給專業(yè)監(jiān)理工程師進(jìn)行整理。（四）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)監(jiān)理文檔資料的集中管理，包括歸檔、保管、查閱、借閱等工作。2.按照檔案管理要求，對(duì)文檔資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。3.定期對(duì)文檔資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保文檔資料的安全、完整。4.為文檔查閱、借閱人員提供服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。五、文檔管理信息化（一）建立文檔管理信息系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立公司監(jiān)理文檔管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔資料的電子化管理。（二）文檔錄入與存儲(chǔ)將紙質(zhì)文檔資料掃描錄入系統(tǒng)，進(jìn)行電子存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子文檔與紙質(zhì)文檔的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查詢和使用。（三）信息系統(tǒng)功能1.具備文檔分類管理、檢索查詢、權(quán)限設(shè)置等功能，方便用戶快速查找和使用文檔資料。2.能夠記錄文檔的借閱、查閱情況，實(shí)現(xiàn)文檔管理的信息化跟蹤。3.支持文檔資料的在線編輯、修改，提高文檔管理的工作效率。（四）數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)文檔管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。采取必要的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理文檔管理工作進(jìn)